Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau.có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm.

1. Các đồ dùng văn phòng: Các đồ dùng văn phòng gồm các loại:

• Bàn ghế:

Có nhiều loại như bàn ghế dùng cho giám đốc, loại dùng cho thư ký, nhân viên khác của văn phòng.  Bàn ghế phải được thiết kế phù hợp với vóc dáng, tư thế ngồi và đặc điểm công việc của người sử dụng để đảm bảo nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi làm việc.

Khi bố trí bàn ghế, nhân viên cần đảm bảo nguyên tắc “bàn theo người chứ không phải người theo bàn”. Ngoài ra còn cần chú ý đến đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật của một số bàn ghế chuyên dụng khác.

• Bàn ghế cho nhân viên văn thư, đánh máy tính phải vững, không rung, có chiều cao từ 65cm -70cm; bàn không nên bố trí ngăn kéo ở giữa mà nên bố trí ngăn kéo một hoặc hai bên và có khoá cẩn thận, nên sử dụng hình chữ L.
• Chiều cao của ghế phải phù hợp với chiều cao của người ngồi, nên sử dụng ghế có thể điều chỉnh được chiều cao, hướng quay mặt mà người ngồi có thể di chuyển được mà không cần phải đứng lên.
• Tủ đựng hồ sơ:

Tuỳ theo số lượng và đặt tính các loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại khác nhau. Mỗi nhân viên nên có tủ riêng để hồ sơ, tài liệu dùng cá nhân, Tủ đựng hồ sơ tài liệu phải được bố trí gần chỗ làm việc của người sử dụng nó, tủ nên kê xoay hướng vào nhau, nên thiết kế có nhiều ngăn để dễ dàng cho việc phân loại tài liệu phục vụ cho công tác được thuận lợi.

• Giá đựng tài liệu và các vật dụng khác:

Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách bảo tham khảo thì phải trang bị các giá để trưng bày và lưu trữ tài liệu này.

Các đồ dùng cho việc hàng ngày của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải thiện theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút,…

2. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin

Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng phong phú và hiện đại:

• Máy tính điện tử:

 Ngày càng có nhiều loại với tính năng tác dụng khác nhau giúp cho nhân viên văn phòng tính toán số liệu để lập các bảng biểu báo cáo.

• Máy photocopy:

Là loại máy được sử dụng để sao chụp tài liệu văn bản.

• Máy in:

Thực hiện chức năng in với công nghệ in laze đang được phổ biến rộng rãi

• Máy điện thoại:

Là phương tiện thông tin phổ biến nhất hiện nay.

• May fax:

Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhanh chóng, chính xác.

• Máy ghi âm:

Dùng để ghi lại diễn biến của các cuộc hội nghị, các cuộc hội đàm, các lời nhắn khi ra khỏi phòng.

• Thiết bị hội nghị: Tuỳ điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hoà, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thông gió…..

                                                                                                 Th.S Nguyễn Thị Thảo