Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng, được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của cơ quan thường bao gồm:

·          Công tác văn thư:có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyến giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, bảo mật, quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.

·          Công tác quản lý vật tư, trang thiết bị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa, theo dõi, sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.

·          Công tác lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức công tác hướng dẫn lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

·          Công tác tài vụ: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.

·          Công tác tổ chức nhân sự: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.

·          Bảo vệ:Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.

·          Đứng đầu văn phòng là chính văn phòng, chính văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chính văn phòng là phó chính văn phòng chịu trách nhiệm trước chính văn phòng về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chính văn phòng.

·          Mỗi bộ phận của văn phòng có một người phụ trách, chịu trách nhiệm trước chính văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.

Trương Hoàng Hoa Duyên