Doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động phân phối thì phải thông qua hệ thống kênh phân phối. Trong quá trình hoạt động, trong hệ thống kênh tồn tại các dòng chảy về sản phẩm, dòng thương lượng, sự thay đổi sở hữu, dòng thông tin, dòng xúc tiến, và quan trọng nhất là dòng thanh toán – tiền đi ngược từ tay người tiêu dùng qua các trung gian và đến tay nhà sản xuất.

Dòng sản phẩm:thể hiện sự di chuyển vật chất của sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng trước khi qua các thành viên trong kênh. Nhà sản xuất giao sản phẩm cho công ty vận chuyển hàng đến nhà bán buôn, nhà bán buôn lại phân phối hàng cho các nhà bán lẻ- nơi khách hàng sẽ mua.

Hiện nay, để vận chuyển hàng hóa đến các trung gian trong kênh phân phối, doanh nghiệp cần chuyển dần sang sử dụng các phương tiện vận tải có năng suất cao, chi phí thấp và tính toán phối hợp giữa vận tải và lưu kho sao cho có tổng chi phí phân phối vật chất tối ưu. Hiện tại, các doanh nghiệp thường áp dụng phương thức dự báo trong phân phối: sản xuất sản phẩm trên cơ sở dự tính nhu cầu sau đó chuyển hàng trước đến các thị trường để chờ tiêu thụ. Phương thức phân phối này chứa đựng rủi ro lớn, dễ gây tổn thất chi phí.

- Dòng thương lượng: thể hiện sự trao đổi lẫn nhau giữa người mua và người bán ở tất cả các cấp liên quan đến quyền sở hữu sản phẩm. Các thành viên trong kênh đàm phán với nhau để phân chia các công việc phân phối, xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của từng thành viên trong quá trình phân phối. Tuy theo hình thức tổ chức kênh liên kết mà mức độ đàm phán giữa các thành viên là khó khăn hay dễ thống nhất. 

- Dòng sở hữu:Thể hiện sự chuyển quyền sở hữu sản phẩm qua các cấp của kênh, công ty vận tải chỉ đóng vai trò vận chuyển tạo thuận lợi cho lưu thông hàng hoá chứ không sở hữu hàng hoá.

Mô tả việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm từ thành viên này sang thành viên khác trong kênh. Mỗi lần mua và bán là một lần hàng hoá được chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua. Như vậy, trong một kênh phân phối có thể có nhiều lần chuyển quyền sở hữu hàng hoá. 

-Dòng thông tin:Là dòng hai chiều từ nhà sản xuất của các trung gian thương mại đến người tiêu dùng cuối cùng và ngược lại. Các thông tin trao đổi trong kênh có thể là tình hình thị trường, khối lượng, chất lượng và giá cả sản phẩm, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán

Tất cả các thành viên đều trao đổi thông tin với nhau, phần lớn thông tin liên quan đến mua, bán, số lượng, chất lượng hàng hoá, thời gian giao nhận hàng, thanh toán...

Vì vậy, để có thông tin chính xác từ thị trường mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh, đảm bảo thông tin thông suốt từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng

- Dòng xúc tiến:Thể hiện sự hỗ trợ và các hình thức xúc tiến, cổ động bán cho nhà bán sỉ, bán lẻ, khách hàng từ sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và công ty quảng cáo.

Hệ thống thông tin trong kênh tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện dự trữ trong kênh. Các phương thức phân phối "ngay lập tức", "đáp ứng khách hàng hiệu quả" có thể làm giảm dự trữ tồn kho, giảm chi phí đặt hàng, và tránh được những rủi ro, tổn thất cho doanh nghiệp.

- Dòng thanh toán:Thực chất đây là toàn bộ các công việc thanh toán giữa các thành viên trong kênh, nó mô tả sự vận động của tiền và chứng từ thanh toán. Tiền chạy ngược từ người mua cuối cùng về người sản xuất còn chứng từ thanh toán thì chuyển từ người bán đầu tiên qua các trung gian tới người mua cuối cùng.  

=> Tất cả các dòng chảy trong kênh phân phối tồn tại song hành với nhau và nhiệm vụ của người quản lý kênh là điều phối các dòng chảy này cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Hồng Nhung