Các loại kế hoạch hành chính văn phòng

·      Lập kế hoạch mỗi ngày

Kế hoạch ngày phải đảm bảo nội dung sau:

-      Mô tả sơ lược những kết quả mong muốn đạt được và những công việc chính mà ta muốn thực hiện trong ngày hôm sau.

-      Liệt kê các công việc theo thứ tự ưu tiên.

-      Kiểm tra kết quả cuối mỗi ngày.

·      Lập kế hoạch cuối mỗi tuần

-      Xác định những vấn đề trọng tâm cần thực hiện trong tuần.

-      So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra.

-      Xác định công việc tuần tiếp theo như những việc phải cải tiến, việc cần phải hoàn thành,…

·      Lập kế hoạch cuối mỗi tháng.

-      Xác định những vần đề trọng tâm của mỗi tuần trong tháng.

-      Xác định trình tự thực hiện từng vấn đề và các vấn đề trên cơ sở tạo tiền đề cho nhau giữa các vấn đề trong tháng.

-      Dự kiến các nguồn lực cần thiết để thực hiện những vấn đề đặt ra.

-      Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch trong tháng và dự kiến kế hoạch trong tháng sau thật cụ thể.

·      Lập kế hoạch cuối mỗi quý

-      Xác định những vấn đề cần ưu tiên giải quyết của quý trên cơ sở  mục tiêu phát triển mỗi năm.

-      Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch trong quý, để làm cơ sở điều chỉnh, bổ sung kế hoạch cho quý tiếp theo.

-      Trong kế hoạch của qúy sau. Ngoài thời gian để thực hiện mục tiêu chính đặt ra, còn cần có thời gian dự phòng để giải quyết vấn đề mà quý trước chuyển sang.

·      Lập kế hoạch cuối mỗi năm

-          Cuối mỗi năm các tổ chức đều tiến hành sơ, tổng kết tình hình phát triển sau một thời kỳ hoạt động. Trong quá trình đó có công tác phân tích tình hình thực hiện kế hoạch trong năm về các mục tiêu, biện pháp và những nhân tố ảnh hưởng.

-      Dự kiến các mục tiêu phát triển của năm sau, trên cơ sơ thực trạng của đơn vị và xu thế phát triển của thời đại.

-      Xác định thế mạnh và những nguồn tiềm năng mà đơn vị cần khai thác đề thực hiện các mục tiêu phát triển của năm tới.

-      Xây dựng một hệ thống những biện pháp mang tính khả thi để thực hiện có hiệu quả mục tiêu dự kiến.

·      Lập kế hoạch sử dụng thời gian của các nhà quản lý

-      Kế hoạch sử dụng thời gian của các nhà quản lý là bảng liệt kê các công việc cần tiến hành trong ngày, trong tuần, trong tháng, và trong năm của họ. Kế hoạch này giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được thời gian và giải quyết công việc một cách khoa học nhất.

+  Điều kiện làm việc không đầy đủ, không thích hợp;

+   Thái độ đối với công tác;

+   Không có kế hoạch cá nhân;

+   Mô tả công việc không đầy đủ, rõ ràng;

+   Ra quyết đinh, tạo bầu không khí, tâm lý tập thể không tốt;

+   Phân chia trách nhiệm thiếu khoa học;

+   Thiếu sự kiểm soát chặc chẽ;

+   Nhân viên không hào hứng công tác.

Một kế hoạch sử dụng thời gian tốt phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

-    Cần phải xác định thứ tự ưu tiên trong số công việc cần giải quyết.

-      Hạn chế đến mức thấp nhất việc đưa vào kế hoạch công tác của người quản lý những chương trình hoạt động quá chi tiết.

-      Phải lập bảng liệt kê lịch làm việc theo ngày, tuần, tháng, năm phù hợp với tiến độ mục tiêu chung.

-      Kế hoạch sử dụng thời gian của nhà quản lý cũng phải đảm bảo trình tự xây dựng như mọi kế hoạch khác.

-      Hạn chế việc sử dụng thời gian vào các hoạt động hội họp, tiếp khách có hiệu quả. Có thể thay thế những hoạt động trên bằng các phương tiện văn bản, thư tín cho phù hợp.

Tất cả mọi hoạt động quản lý đều phải hướng vào thực hiện mục tiêu kế hoạch theo tháng, quý hoặch năm.