Nhóm có thể tạo ra sản phẩm, cung cấp dịch vụ, đàm phán, thực hiện các dự án, đưa ra lời khuyên và ra quyết định. Trong phần này, chúng ta sẽ đề cập đến loại phổ biến nhất trong doanh nghiệp; đó là nhóm giải quyết vấn đề, nhóm tự quản lý, nhóm đa chức năng và nhóm ảo.

Nhóm giải quyết vấn đề

Nhóm thường chỉ bao gồm từ 5 đến 12 nhân viên của cùng một phòng ban, học hỉ họp alij vài giờ trong mỗi tuần để bàn cách cải tiến chất lượng, hiệu quả và môi trường làm việc. Trong nhóm giải quyết vấn đề, các thành viên sẽ chia sẻ ý kiến và đưa ra gợi ý về quá trình thực hiện công việc, sau đó llaf những giải pháp để cải thiện điều đó. Vì thế họ thường có ít quyền hạn để tự thực hiện các đề xuất của mình.

Nhóm tự quản.

Nhóm thường có 10 đến 15 thành viên. Vì nhóm giải quyết vấn đề thường chỉ đưa ra các gợi ý nên một số tổ chức đã tạo ra những nhóm chẳng những có thể đưa ra ý kiến mà còn có thể thực hiện  và chịu trách nhiệm về những giải pháp đó . Nhóm tự quản làm những công việc liên quan hoặc độc lập và đảm nhận nhiều trách nhiệm. Thông thường, nhiệm vụ của nhóm là lập kế hoạch, thời gian cho công việc, sau đó giao nhiệm vụ cho các thành viên, ra quyết định điều hành , hành động khi có vấn đề và làm việc với nhà cung ứng cũng như khách hàng. Một nhóm tự quản lý hoàn chỉnh còn tự chọn thành viên và đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi thành viên. Vị trí giám sát trong nhóm này thường không quan trogj và đôi khi bị loại bỏ.

Tuy nhiên, theo những nghiên cứu về tính hiệu quả của nhóm tự quản lại không được tích cực. Bởi loại nhóm này thường không quản lý tốt những mâu thuẫn trong nhóm. Khi có mâu thuãn, các thành viên ngừng hợp tác và xảy ra những cuộc tranh chấp quyền lực, ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc. Hơn thế nữa, mặc dù cá nhân trong nhóm tự quản lý thể hiện sự hài lòng cao hơn so với các cá nhân khác, nhưng họ cũng có tỷ lệ vắng mặt và chuyển việc nhiều hơn.

Nhóm đa chức năng

Boeing đã tạo nên một nhóm bao gồm các nhân viên từ sản xuất đến lập kế hoạch , quản lý chất lượng, kỹ thuật, thiết kế động cơ và thông tin hệ thống tham gia vào chương trình C17 của công ty. Nhóm này đã đưa ra những gợi ý giúp giảm mạnh chu kỳ thời gian và chi phí, đồng thời giúp nâng cao chất lượng. Đây là một ví dụ minh họa cho nhóm đa chức năng, loại nhóm này tập hợp những nhân viên ở cùng một cấp bậc nhưng từ những phoàng ban khác nhau để cùng hoàn thành một nhiệm vụ. Ngày nay, nhóm đa chức năng đã được sử dụng vô cùng phổ biến, thật khó àm tưởng tượng nếu có một tổ chức lớn nào có thể hoạt động mà không sử dụng nhóm này. Tất cả những nhà máy sản xuất xe hơi như Toyota, Honda, Nissan, BMW, GM, Ford hay Chryler đều sử dụng loại nhóm này để giải quyết những dự án phức tạp.

Nhóm đa chức năng là một phương pháp rất hiệu quả cho phép các nhân viên từ những phòng ban khác nhau trong công ty trao đổi thông tin, từ đó phát triển những ý tưởng mới, giải quyết vấn đề  và hợp tác giải quyết  những dự án phức tạp. Dĩ nhiên, việc quản lý nhóm đa chức năng cũng không hề đơn giản. Giai đoạn phát triển ban đầu của nhóm thường kéo dài và các thành viên phải học cách làm việc trong một môi trường đa dạng và phức tạp. Và cần phải có thời gian để xây dựng lòng tin cũng như cách làm việc nhóm, nhất là giữa những nhân viên có nền tảng, kinh nghiệm và quan điểm không giống nhau.

Nhóm ảo

Trong khi các nhóm trên làm việc trực tiếp với nhau, thì nhóm ảo sử dụng  công nghệ máy tính để tập hợp các thành viên lại nhằm đạt được mục tiêu chung. Nhóm ảo cho phép mọi người tập hợp trực tuyến bằng cách sử dụng những liên kết truyền thông  như hệ thống băng thông rộng, video hội thảo, email, cho dù họ cách nhau một phòng hay cách nhacu cả châu lục. Nhóm ảo rất phổ biến, và với sự phát triển của công nghệ hiện nay, gọi ‘’ảo’’ chưa hẳn đã chính xác. Bởi hấu hết tất cả các nhóm ngày nay đều đảm nhiệm ít nhất một vài cách thức làm việc từ xa.

Mặc dù hiện diện khắp mọi nơi, nhưng nhóm ảo phải đối mặt  với nhiều thách thức đặc biệt vì họ có ít mối quan hệ xã hội và thiếu sự tương tác trực tiếp giữa các thành viên. Họ không thể thực hiện những cuộc trao đổi trực tiếp thông thường. Đặc biệt khi các thành viên chưa từng gặp mặt, các nhóm ảo có xu hướng chỉ tập trung hoàn thành nhiệm vụ và ít trao đổi thông tin xúc cảm, xã hội hơn so với các nhóm hoạt động trực tiếp khác. Không có gì đáng ngạc nhiên khi các thành viên của loại nhóm này thể hiện sự hài lòng trong quá trình tương tác nhóm thấp hơn so với các nhóm hoạt động trực tiếp. Để quản lý hiệu quả các nhóm ảo phải (1) đảm bảo độ tin cậy được thành lập  giữa các thành viên (chỉ một nhận xét sai lầm trong một email có thể phá hoại nghiêm trọng sự tin tưởng của cả nhóm), (2) quá trình của nhóm phải được theo dõi chặt chẽ(để nhóm tập trung vào những mục tiêu  và không có thành viên nào trong nhóm biến mất), (3) những nỗ lực và thành quả của nhóm phải được công bố cho toàn công ty (để nhóm không trở thành vô hình)

Nguyễn Thị Thảo