CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
<p>
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu và nội dung kiểm tra mà chúng ta có thể lựa chọn sử dụng các phương pháp kiểm tra khác nhau:</p>
<p>
<strong>a. Kiểm tra ngân sách</strong>: là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra, nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động đến số lượng và chất lương công việc. Kiểm tra ngân sách bao gồm cả việc xác định tỷ lệ phần trăm, nó là công cụ được sử dụng trong kiểm tra ngân sách văn phòng mà còn cho các bộ phận chuyên môn.</p>
<p>
<strong>b.</strong><strong>Kiểm tra tập trung</strong>: Kiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều kiểm soát, việc kiểm tra được tiến hành tại các địa điểm, còn gọi là kiểm tra theo địa bàn (physical centralization). Loại kiểm tra khác được gọi là kiểm tra theo chức năng (functional centralization), nghĩa là một bộ phận nào đó vẫn đặt tại bộ phận văn phòng chuyên môn nhưng dưới sự kiểm soát của một người hay một số người.</p>
<p>
<strong>c. Kiểm tra biểu mẫu:</strong>Thiết kế một biểu mẫu điều tra sẽ đảm bảo số liệu hay công việc, do đó việc thiết kế biểu mẫu phải hết sức kỹ lưỡng và cẩn thận để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng kiểm tra.</p>
<p>
<strong>d. Kiểm tra bằng máy móc</strong>: Máy móc hoạt động bởi các bản thiết kế và công suất, do đó đôi khi phải xây dựng các thủ tục đối với máy móc. Việc sử dụng máy móc trong kiểm tra để xác định tốc độ của sản xuất, hình thức của sản phẩm, và chất lượng của sản phẩm. Do đó nó cũng chính là công cụ kiểm tra.</p>
<p>
<strong>e. Kiểm tra tiến trình: </strong>là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Kế hoạch được xem như một biểu mẫu để theo dõi, và gạch nối hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư.</p>
<p>
<strong>f. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản:</strong>Hồ sơ văn thư là một minh chứng của một tình huống (các văn thư hành chính thường phản ảnh một tình huống dưới dạng văn bản viết tay hay sao chụp).</p>
<p>
<strong>g. Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo</strong>: Một phương thức kiểm tra vừa kể không thể đạt được kết quả dù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trường hợp này các bản tường trình báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Các bảng tường trình loại này là hình thức kiểm tra hữu hiệu nhất.</p>
<p>
<strong>h. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn</strong>: Tiêu chuẩn là chỉ tiêu đo lường. Tiêu chuẩn được xem như là một phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiểu chuẩn có thể là chủ quan (trên cơ sở suy luận từ thực tế) hoặc khách quan (dựa trên sự kiện) nhưng vẫn được coi như là một công cụ kiểm tra.</p>
<p>
<strong>i. Kiểm tra bằng lịch công tác:</strong>Công việc văn phòng có thể được xem như là một lịch công tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn công suất máy, khả năng của nhân viên và công việc cần phải thực hiện thành một thủ tục hoặc một thành động. Nó cũng cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra được đầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt được mức bình quân giữa các yếu tố khác nhau của ảnh hướng đến đầu ra.</p>
<p>
Trương Hoàng Hoa Duyên</p>