Trước khi đến với cấu trúc, bạn có thể tham khảo cách viết mô tả công việc qua các bước sau đây. Lưu ý rằng, các bước trong cách viết mô tả công việc này chỉ là những bước cơ bản và mang tính chất tham khảo, bạn cần đánh giá tính thực tế của vị trí tuyển dụng để áp dụng phù hợp hơn. Cụ thể như sau:

Nghiên cứu và hiểu vị trí công việc

Trước khi bắt đầu viết mô tả công việc, hãy dành thời gian để nghiên cứu và hiểu rõ về vị trí công việc đó. Tìm hiểu về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu cụ thể của vị trí đó trong công ty của bạn. Khám phá các tài liệu liên quan, bao gồm cả mô tả công việc hiện tại nếu có. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vị trí và những gì được mong đợi từ người xin việc.

Liên hệ và thảo luận với những người có kinh nghiệm liên quan

Để có cái nhìn sâu hơn về vị trí công việc và các yếu tố quan trọng, hãy liên hệ và thảo luận với những người có kinh nghiệm liên quan. Chẳng hạn như những người hiện đang làm việc trong vị trí tương tự hoặc quản lý trực tiếp. Họ có thể cung cấp thông tin quý giá về các nhiệm vụ hàng ngày, kỹ năng cần thiết và các yếu tố khác mà bạn nên bao gồm trong mô tả công việc.

Đây là một bước mà nhiều nhà tuyển dụng thường bỏ qua. Tuy vậy, với phần hướng dẫn cách viết mô tả công việc ngày hôm nay, đây sẽ là bước mà bạn nên thực hiện để bản JD được chi tiết, chính xác hơn.

Xác định mục tiêu và yêu cầu của vị trí công việc

Dựa trên nghiên cứu và thảo luận đã thực hiện, bạn hãy xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của vị trí công việc. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ chính và trách nhiệm quan trọng mà ứng viên tìm việc sẽ phải đảm nhiệm. Đồng thời, xác định các kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân mà ứng viên cần có để thành công trong vị trí đó.

Soạn thảo và chỉnh sửa mô tả công việc

Sau khi thu thập đủ thông tin, bạn có thể bắt đầu soạn thảo mô tả công việc. Sau khi soạn thảo xong, bạn cần đọc lại, chỉnh sửa mô tả công việc để đảm bảo tính logic và chính xác.

Sau khi đã biết cách viết mô tả công việc ở trên, bạn cũng cần phải xác định được cấu trúc của một bản JD cần có là gì. Việc nắm rõ cấu trúc này sẽ là một cách viết mô tả công việc chính xác hơn. Cụ thể, một bản JD thường sẽ có cấu trúc như sau:

Khi tạo tiêu đề hấp dẫn sẽ là một cách viết mô tả công việc giúp bạn thu hút ứng viên hiệu quả hơn. Hãy lưu ý những yếu tố nên và không nên để thu hút sự quan tâm từ ứng viên. Cụ thể như sau:

Yếu tố nên:

• Tóm tắt vị trí công việc: Đặt tên tiêu đề sao cho ngắn gọn và tập trung vào vị trí công việc chính. Ví dụ: “Kỹ sư phần mềm”, “Quản lý dự án”, “Nhân viên kinh doanh”.
• Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ: Chọn từ ngữ mạnh mẽ và hấp dẫn để gợi lên sự quan tâm, tò mò của ứng viên. Sử dụng các từ như “độc đáo”, “đổi mới”, “phát triển”, “thách thức”.
• Liên kết với lợi ích: Nếu được, bạn có thể liên kết lợi ích mà vị trí công việc mang lại cho ứng viên vào tiêu đề. Ví dụ: “Cơ hội thăng tiến”, “Môi trường làm việc sáng tạo”, “Đào tạo chuyên sâu”.

Yếu tố không nên:

• Tránh việc sử dụng một tiêu đề quá dài và phức tạp. Tiêu đề nên ngắn gọn và dễ hiểu để thu hút sự chú ý.
• Đảm bảo tiêu đề công việc không gây hiểu lầm hoặc mập mờ về nội dung công việc. Sử dụng từ ngữ rõ ràng và chính xác.
• Tránh việc sử dụng từ ngữ quá tự phụ hoặc cường điệu trong tiêu đề.

Lê Hoàng Thiên Tân