a. Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán

- Chuẩn bị về kiến thức:

Chuyên gia đàm phán cần có kiến thức và khả năng toàn diện. Chuyên gia đàm phán giỏi đồng thời phải là:

w  Nhà thương mại (trong nước và quốc tế).

w  Luật gia.

w  Nhà ngoại giao

w  Nhà tâm lý.

          Giỏi ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh). Có khả năng sử dụng mạng Internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho công việc đàm phán.

Có kiến thức về kỹ thuật, văn hóa...

- Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý:

Chuyên gia đàm phán cần: Có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu …

Có kỹ năng đàm phán tốt: Có khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt như diễn đạt được ý kiến của mình, trình bày vấn đề rõ ràng, khúc triết, dùng từ chuẩn xác…

Có kỹ năng giao tiếp tốt, bao gồm những kỹ năng: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng diễn thuyết, kỹ năng xã giao thông thường (chào hỏi, trao nhận danh thiếp, gọi điện thoại…..), giỏi thỏa hiệp, biết cách thuyết phục đối tác, biết tạo thế cạnh tranh một cách công khai, công bằng, để cùng mở rộng lợi ích tổng thể.

b. Tổ chức đoàn đàm phán

Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần của đoàn đàm phán hợp đồng thương mại cần hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: Pháp luật, kỹ thuật, thương mại. Trong đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất - thường làm trưởng đoàn. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của ba loại chuyên gia nói trên là cơ sở rất quan trọng cho quá trình đàm phán, để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.

Trưởng đoàn là nhà lãnh đạo đoàn đàm phán. Trưởng đoàn là người có tính cách mạnh hỗ trợ cho thành công của đoàn đàm phán. Đó là:

- Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng

- Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp

- Khí chất nền nã

- Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình

-Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình

- Có tài phân biệt thật, giả

Thêm vào đó, trưởng đoàn phải là người chiếm được lòng tin hoàn toàn của cấp trên, được cấp trên uỷ quyền hay thay mặt mình phát biểu trên bàn đàm phán với đối phương. Xét theo quan điểm tính cách nhìn nhận từ đối phương, cũng nên chọn một trưởng đoàn có tính cách cho phép giao tiếp tốt đối với phía bên kia.

Nguyễn Thị Thảo