a. Chức năng của tổ chức nhân sự văn phòng

-   Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của văn phòng.

-   Nhóm chức năng đào tạo phát triển: Nhóm chức năng này đi sâu vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân.

-   Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cấu thành từ hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng.

b. Nhiệm vụ của tổ chức nhân sự văn phòng

Để thực hiện tốt các nhóm chức năng trên, tổ chức nhân sự phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

-   Hoạch định nhân sự văn phòng: Là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân sự của văn phòng dưới những điều kiện thay đổi và sau đó khai thác các chính sách, các biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó.

-   Tuyển dụng nhân sự: Là hành vi lựa chọn và chấp nhận một người tự nguyện gia nhập vào văn phòng sau khi đã xác nhận người đó có đủ điều kiện, tiêu chuẩn và đáp ứng yêu cầu thực tế của vị trí làm việc cần bổ sung lao động.

-   Bố trí nhân sự: là một khâu của quá trình sử dụng người lao động nhằm bảo đảm cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.

-   Đào tạo huấn luyện nhân sự: là tổng thể các hoạt động hoạc tập và tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.

    Mục tiêu tổng quát của nhiệm vụ huấn luyện nhân sự phản ánh qua ba yếu tố sau:

+ Đào tạo (hay được gọi là đào tạo kỹ năng): Là quá trình học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình.

+ Giáo dục: là quá trình học tập để giúp cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới thích hợp trong tương lai.

+ Phát triển: Là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên những cơ sở định hướng tương lai của tổ chức hoặc phát triển khả năng nghề nghiệp của họ.

-   Đánh giá nhân sự: thực chất là việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân sự, là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động.

Trương Hoàng Hoa Duyên