·       Những yêu cầu đối với thư ký

-        Phải được cơ quan thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với tin cậy đó.

-        Phải có những tính cách sau:

+    Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chu đáo trong công việc.

+    Nhanh nhen, kịp thời, chính xác.

+    Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật.

Ngoài ra còn có thái độ dứt khoát, tính tự chủ, sự vui tính, tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil trong “ cẩm nang người thư ký”).

·          Năng lực cần thiết với người thư ký

ü  Năng lực chuyên môn:

-         Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao;

-         Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu;

-        Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác;

-         Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

ü  Năng lực giao tiếp:

-          Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình;

-          Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống;

-        Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

-        Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh;

-        Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc;

ü  Năng lực quản lý

-          Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý;

-          Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng;

-          Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết;

-          Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

ü  Phẩm chất cần thiết của người thư ký

-        Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp;

-        Có ý thức kỹ luật, tự giác và triệt để trong công việc;

-        Có tính năng động, linh hoạt, cẩn thận và chu đáo;

-        Có tinh thần tương trợ, đoàn kết, biết cởi mở và kín đáo, tế nhị khi cần thiết.

ü  Kỹ năng cần thiết của người thư ký

-        Kỹ năng tổ chức khoa học hoạt động của cơ quan, tổ chức;

-        Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại;

-        Kỹ năng giao tiếp tốt;

-        Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm;

-        Kỹ năng soạn thảo văn bản; lập hồ sơ và lưu trữ văn bản;

-        Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trương Hoa Duyên