Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. (Trương Tường - Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).

Còn theo TS Đoàn Thị Hồng Vân – Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, NXB Thống kê, 2001 “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thoả thuận thống nhất”. Ta có thể thấy:

1. Đàm phán là một quá trình vì diễn ra gồm nhiều bước, giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị, tiếp xúc, đàm phán, kết thúc và hậu đàm phán.

2. Có hai hay nhiều bên tham gia – đó là, hai hay nhiều cá nhân, nhiều nhóm, hoặc các tổ chức. Mặc dù cá nhân có thể tự “đàm phán” với nhau – ví dụ, khi một người cân nhắc thay vì dành buổi trưa thứ bảy để đi học, chơi tennis, hay đi xem bóng đá – chúng ta hãy xem đàm phán như là một quá trình giữa hai hay các cá nhân, giữa hai hay các nhóm, giữa hai hay các tổ chức.

3. Khi các bên đàm phán tin rằng họ có thể được lợi nhiều hơn khi cùng nhau làm việc so với cạnh tranh hay làm việc riêng rẽ thì đây chính là tình huống đem lại tiềm năng  nhiều hơn cho cuộc đàm phán thành công. Có ba loại mục tiêu – chung, chia sẻ và kết hợp – có thể tạo điều kiện cho phát triển các thỏa thuận thống nhất.

Mục tiêu chunglà mục tiêu các bên chia sẻ công bằng, mỗi bên có lợi theo cách mà không thể có nếu họ không cùng nhau làm việc. Chính quyền thành phố và nhà máy sản xuất công nghiệp có thể tranh luận về số tiền thuế nhà máy còn nợ, nhưng họ có khả năng làm việc chung với nhau hơn nếu mục tiêu chung là giữ cho nhà máy tiếp tục hoạt động và thuê mướn một nữa số lao động của thành phố.

Mục tiêu chia sẻlà mục tiêu mà cả hai bên cùng hướng tới  nhưng làm lợi cho mỗi bên khác nhau. Ví dụ, các bên đối tác có thể làm việc với nhau trong một doanh nghiệp nhưng không chia đều lợi nhuận. Một bên có thể có phần lợi nhuận lớn hơn vì họ góp kinh nghiệm hay vốn nhiều hơn. Bản chất của ý tưởng mục tiêu chia sẻ là các bên sẽ làm việc với nhau để đạt được một số kết quả và sẽ được phan chia cho họ. Kết quả chung có thể là giảm chi phí, theo đó các bên có thể có cùng kết quả như trước bằng cách làm việc với nhau, nhưng với ít nỗ lực, chi phí hay rủi ro hơn.

 Mục tiêu kết hợplà thu hút các cá nhân có các mục tiêu riêng đồng ý kết hợp vào một nỗ lực chung. Ví dụ, những người tham gia vận động chính trị có thể có các mục tiêu khác nhau: một người muốn thỏa mãn tham vọng cá nhân để nắm giữ địa vị, người khác muốn phục vụ cộng đồng, người kia muốn thu lợi từ các chính sách sẽ được thi hành từ Ủy ban mới. Tất cả sẽ hợp nhất chung quanh mục tiêu kết hợp là Ủy ban mới thắng cử.

Yếu tố chính của đàm phán thành công là niềm tin rằng tất cả các bên đều có lợi. Cho dù các bên đạt được kết quả giống nhau hay khác nhau, tất cả các bên đều tin rằng họ sẽ tốt hơn nhiều nếu hợp tác làm việc với nhau thay vì làm việc riêng lẻ hay cạnh tranh với nhau.

Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hằng ngày, có những cuộc đàm phán, trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa những bạn bè thân thích, trong cuộc sống đời thường...Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn. Và tập bài giảng này chú trọng đến đàm phán trong kinh doanh.

Trong kinh doanh, đàm phán đóng vai trò rất quan trọng:

Vấn đề lương bổng và hợp đồng lao động đều được thỏa thuận và nếu thành công, cả người chủ và người nhân viên cảm thấy hài lòng, vui vẻ củng làm việc hợp tác với nhau.

Bán hàng, đàm phán thỏa thuận thành công có thể tạo một nền tảng tốt để phát triển các mối quan hệ giúp công ty tiết kiệm thời gian tiền bạc và đạt kết quả tốt trong kinh doanh.

Vậy, tại sao chúng ta đàm phán? Đàm phán đem lại những lợi ích nào?

- Có cơ hội đưa ra những yêu cầu của mình

- Tìm được điều kiện yêu cầu tốt hơn cho cả hai bên

- Học được những điều tốt nhất trong cách đối xử với mọi người

- Đạt được sự cộng tác, thỏa thuận và đáp ứng mọi nhu cầu

- Thiết lập và cải thiện các mối quan hệ

- Tìm được những điều mà bạn tưởng như không cần thiết

Nguyễn Thị Thảo