ĐÁNH GIÁ VIỆC ỨNG DỤNG LOGISTIC VÀO HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC-THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG
Đỗ Văn Tính- Khoa QTKD
Khái quát về hoạt động Logistics
Logistics- Hậu cần là hoạt động chuyên chở, lưu giữ và cung cấp hàng hóa. Hậu cần cũng có thể được gọi theo tiếng Anh là logistics. Trong sản xuất kinh doanh, đây là nghệ thuật và khoa học của quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa, năng lượng, thông tin và những nguồn lực khác như sản phẩm, dịch vụ và con người, từ nguồn lực của sản xuất cho đến thị trường. Thật là khó khi phải hoàn thành việc tiếp thị hay sản xuất mà không có sự hỗ trợ của logistic. Nó thể hiện sự hợp nhất của thông tin liên lạc, vận tải, tồn kho, lưu kho, giao nhận nguyên vật liệu, bao bì đóng gói. Trách nhiệm vận hành của hoạt động logistics là việc tái định vị (theo mục tiêu địa lý) của nguyên vật liệu thô, của công việc trong toàn quá trình, và tồn kho theo yêu cầu chi phí tối thiểu có thể. Mặc dù Logistics là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và trong những năm gần đây hoạt động Logistic cũng rất phát triển tại Việt Nam.
Theo Hội đồng quản trị logistics Hoa Kỳ-1988 thì Logistics là quá trình liên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của dòng lưu chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn, thành phẩm và các thông tin liên quan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ, nhằm mục đích thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng.
Theo PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân thì “ Logistic là quá trình tối ưu hóa về vị trí và thời điểm vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.( Quản Trị Logistics – NXB Thông kê 2006).
Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng thì Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/ yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn ngừơi bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. ( Logistics and Supply chain management - 1999- Ma Shuo)
Nói cho cùng thì Logistic chính là quá trình tối ưu hóa về mặt vị trí thời gian, lưu trữ và vận chuyển các tài nguyên từ điểm đầu của dây chuyền cung ứng đế tay người tiêu dùng cuối cùng nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Đặc điểm của Logistics
Logistics là quá trình quản lý chuỗi vận động của vật chất và thông tin nhằm đạt đến sự tối ưu tối ưu từ kho, vận, giao, nhận.
Logistics hỗ trợ hoạt động của các doanh nghiệp hỗ trợ toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất cho tới phân phối các sản phẩm đầu ra, ngay cả khi sản phẩm đã ra khỏi dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp và đến tay người tiêu dùng. Doanh nghiệp cung ứng có thể kết hợp bất cứ yếu tố nào của các dịch vụ logistics với nhau hay tất cả các yếu tố logistics.
Các hoạt động trong Logistic đòi hỏi thời gian cũng như năng lực cao bởi các hoạt này với số lượng công việc nhiều, tính chất công việc.
Phân loại Logistics
Hiện nay, Logistics đến nay đã phát triển qua 5 hình thức như sau:
- Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics) đây là hình thức mà chủ sở hữu tự mình tổ chức, thục hiện các hoạt động Logistics nhằm đáp ứng nhu cầu của bản thân. Hình thức này thường mang tính chuyên nghiệp thấp do không đủ các phương tiện hỗ trợ, đặc biệt là về công nghệ thông tin.
- Logistic bên thứ hai (2PL – Secand Party Logistics) tức là một nhà cung cấp sẽ cung cấp một công đoạn như vận tải, kho chứa, hay thu mua hàng … nhứng chưa tích hợp được hoạt động Logistics.
- Logistics bên thứ 3 (3PL – Third Party logistics) sẽ cung cấp dịch vụ tương đối hoàn chỉnh thay khách hàng quản lý và thực hiện các hoạt động Logistics đến từng bộ phận chức năng, có sự kết hợp thống nhất với các khâu.
- Logistics bên thứ tư (4PL – Fourth Party logistics) là đơn vị tích hợp các logistics, chịu trách nhiệm quản lý, vận hàng toàn bộ hoạt động logistics nhằm mục tiêu của khách hàng.
- Logistics bên thứ 5 là sự phát triển của hoạt động Logistics cho đến nay với các nhà cung cấp logistics là những chuyên gia hàng đầu, họ sẽ nhận toàn bộ các hoạt động trong logistics.
Logistics còn được phân loại như sau:
Theo nghị định số 140/2007/NĐ-CP của Chính phủ, dịch vụ logistics được phân thành 3 nhóm:
- Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm:
Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container
Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hoá, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị
Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hoá
Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hoá trong suốt cả chuỗi logistics; hoạt động xử lý lại hàng hoá bị khách hàng trả lại, hàng hoá tồn kho, hàng hoá quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hoá đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container.
- Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải, bao gồm:
Dịch vụ vận tải hàng hoá, Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa, Dịch vụ vận tải hàng không, Dịch vụ vận tải đường sắt, Dịch vụ vận tải đường bộ, Dịch vụ vận tải đường ống
- Các dịch vụ logistics liên quan khác, bao gồm:
Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật
Dịch vụ bưu chính
Dịch vụ thương mại buôn bán
Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hoá, phân phối lại và giao hàng
- Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác
Nếu phân loại theo ngành thì, Logistics được phân chia thành nhiều loại như sau :
Logistics ngành hàng tiêu dung nhanh như sản phẩm quần áo, giày dép, thực phẩm …
Logistic ngành hóa chất
Logistic ngành dược phẩm
Logistics dịch vụ bán lẻ
Logistics ngành hàng ô tô ……
Khái quát về Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng
Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng kinh doanh - Xuất nhập khẩu các loại: Dược phẩm, dược liệu, hóa chất, trang thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và phòng bệnh, vaccine và chế phẩm sinh học, hương xông muỗi, thuốc xịt muỗi, mắt kính, mỹ phẩm, sữa các loại, kẹo, nước bổ dưỡng có viatmine, nước khoáng, văn phòng phẩm; Sản xuất dược phẩm theo đúng danh mục cho phép của Bộ y tế; chuyển giao công nghệ và dịch vụ kỹ thuật y tế, khoa học kỹ thuật: giao nhận, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị y tế và khoa học kỹ thuật.
Thực trang hoạt động kho hàng tại Công ty
Đặc điểm kho hàng tại công ty
v Số lượng và vị trí kho hàng của công ty
Như đã trình bày tại phần nguồn lực của công ty, hiện tại Công ty Cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng Dapharco có 02 kho hàng đang hoạt động với tổng diện tích sử dụng là 1500 m2.
Đối với tổng kho, kho hàng này của công ty được xây dựng vào năm 2008, tại khu vực đường Nguyễn Đức Trung, Thanh Khê Đà Nẵng, đây là một vị trí thuận lợi gần khu trung tâm, với diện tích rộng rãi 1200m2 thuận tiện cho việc giao nhận và lưu kho hàng hóa. Ngày 1/6/2009 Bộ y tế công nhận kho công ty đạt tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP).
Hệ thống kho tại đây được bố trí theo từng khu riêng biêt, gồm các khu như sau:
- Khu kho lạnh
- Khu kho mát
Đối với kho sản xuất, kho này được công ty xây dựng để hỗ trợ cho việc sản xuất của công ty, được thiết kế gần với khu vực phân xưởng sản xuất thuận tiện rất nhiều khi tiếp cận nguồn nguyên liệu để sản xuất cũng như vận chuyển sản phẩm sản xuất để lưu kho.
Các trang thiết bị và tiêu chuẩn bảo quản tại kho hàng
- Độ ẩm trong kho luôn được duy trì dưới 70%, nhiệt độ 8-150C với kho mát, từ 2 độ C - 8 0 C với kho lạnh (sử dụng máy điều hòa TRANE, công suất 240.000 BTU x 3 máy/ kho = 720.000 BTU; với điều kiện bình thường là 1 BTU/30 CBM thì công suất hiện nay của mỗi kho luôn đạt độ mát quy định; kho có lắp đặt thiết bị để kiểm tra định kì nhiệt độ và độ ẩm).
- Tất cả các nguyên vật liệu đều được bảo quản trong các bao bì thùng chứa tránh được sự ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường bên ngoài. Mỗi thùng chứa hàng đều được dán nhãn ghi đầy đủ thông tin sản phẩm về mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất hạn sử dụng, điều kiện bảo quản. Tại các kệ hàng cũn thực hiện dán nhãn phân biệt rõ khu vực hàng hóa riêng biệt.
Tầng cao 6m, giá chứa hàng cao 4 tầng;
Xe nâng phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa.
Hệ thống mái được lắp vật liệu cách nhiệt, giúp nhiệt độ luôn đạt chuẩn GSP.
Toàn hệ thống kho hàng được trang bị hệ thống quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí.
An ninh tuyệt với bảo vệ túc trực 24/24h.
Khu vực bảo quản sạch, không có bụi, không có côn trùng gặm nhấm.
Các nhân viên làm việc trong kho được kiểm tra sức khỏe định kỳ 6 tháng/ lần. Hạn chế những người không có trách nhiệm ra vào kho. Xây dựng bảng nội quy kho rõ ràng. Khu vực bên ngoài có diện tích lớn, thuận tiện cho việc ra vào của các phương tiện cơ giới (xe hàng, xe cứu hỏa)
Diện tích kho GSP đạt 1.200m2, sức chứa 600 pallet; kho sản xuất là 200 m2, sức chứa 100 pallet.
Lối đi trong kho được thiết kế rộng, phù hợp cho xe nâng di chuyển. Khu vực nhập xuất chung dễ xảy ra lỗi khi nhiều đơn hàng vào song gần khu vực kiểm nhập hạn chế việc di chuyển. Khu vực soạn hàng năm ở quá gần khu vực nhập xuất, khi có nhiều đơn hàng vừa nhập vào và phải soạn hàng để xuất thì vị trí như vậy không tối ưu khi có quá nhiều hàng. Khoảng cách di chuyển còn nhiều bất cập, khoảng đường đi bị trùng lắp do công tác soạn hàng chủ yếu là do thủ công. Hàng hóa được chia theo từng khu A,B,C,D,E rõ ràng tại mỗi dãy hàng đều có danh mục sản phẩm ghi rõ sản phẩm được lưu tại kho đó.
v Tình hình nhân sự tại kho hàng
Hiện tại hoạt động tại tổng kho của công ty gồm 10 người chủ yếu đội ngũ nhân viên tại đây là dược sĩ, phù hợp với trình độ chuyên môn yêu cầu của nhân viên làm tại kho, ngoài ra còn 2 nhân viên chuyên lái xe nâng hàng, và giao nhận hàng. Đội ngũ nhân viên tại đây đều được trang bị đầy đủ kiến thức về dược cần thiết, song số lượng 10 người với khối lượng hàng tại kho như vậy thì còn hạn chế, những khi hàng hóa về nhiều hay nhiều đơn hàng phải xuất đi thì năng suất lao động và hiệu quả còn rất hạn chế, dễ xảy ra sai sót. Đây là điểm công ty nên xem xét để hoạt động kho hàng diễn ra hiệu quả hơn.
v Phần mềm quản lý tại kho
Hiện nay tại công ty không chuyên dùng một loại phần mềm chỉ chuyên về quản lý kho, mà hiện tại công ty sử dụng phần mềm duy nhất để quản lý là phần mềm quản lý bán hàng Trí Việt có tích hợp một số chức năng quản lý kho, được công ty triển khai áp dụng vào năm 2009 khi kho bắt đầu đi vào hoạt động.Phần mềm này khá dễ sử dụng cho phép làm việc với môi trường mạng, dữ liệu được chia sẻ giữa các máy theo quyền người dùng. Cho phép thực hiện đến 1000 giao dịch/ ngày, quản lý công nợ phải thu, phải trả, cảnh báo công nợ quá hạn. Hệ thống phục vụ đa người dùng, có tính bảo mật cao.
Đối với hoạt động tại kho, thì phần mềm hỗ trợ quản lý danh mục hàng hóa từ nhãn hiệu chất lượng, nhà sản xuất xuất sứ, đặc tính hàng hóa, nguyên tắc bảo quản, thuận tiện cho công việc tại kho.Ngoài ra đối với hoạt động xuất nhập hàng thì luôn phát sinh các mẫu biên bản kiểm nhập, lệnh nhập hay xuất kho, tất cả đều được cập nhật vào hệ thống, những dữ liệu này được phân vào những ngăn dữ liệu theo quy định dễ dàng trong việc theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô hàng, đơn hàng.
Phầm mềm này còn cho phép theo dõi hàng tồn kho, báo động hàng tồn kho sắp hết hạn dùng, cho phép thiết lập thời gian cảnh báo hết hạn giúp công ty chủ động trong hoạt động giải quyết tồn kho. Ngoài ra, phầm mềm thực hiện khóa dữ liệu, đóng băng dữ liệu khi đã quyết toán xong. Việc sử dụng phần mềm này cải thiện hiệu quả hoạt động kho tăng năng suất, giảm thiểu sai sót, giảm hàng hóa tồn, dễ tìm kiếm truy xuất dữ liệu khi cần. Tuy nhiên đôi lúc hệ thống xảy ra lỗi về cập nhật tên hàng, hiển thị số lô hạn dùng… song chỉ là những lỗi nhỏ, nhìn chung hiệu quả phầm mềm tại kho khá tốt.
v Chi phí đầu tư ban đầu và hoạt động tại kho
Chi phí đầu tư ban đầu tại kho tương đối lớn 7,175,000,000 đồng bao gồm đất sử dụng với tổng diện tích 1500m2 cùng chi phí xây dựng và mua sắm các trang thiết bị trong kho.Với số lượng nhân viên kho là 10 người, mức lương trung bình hơn 5 triệu/ người/ tháng chi phí tiền lương hàng năm chiếm 620,000,000 đồng. Để đảm bảo các máy móc thiết bị trong kho hoạt động tốt nhất, thì hằng năm công ty bỏ ra 50 triệu để thực hiện việc bảo trì bảo dưỡng các thiết bị. Ngoài ra, khi máy móc hư hỏng, không thể sử dụng được nữa, cần mua sắm mới, hay phải mua thêm các thiết bị để phục vụ hoạt động trong kho, hệ thống mái sàn cũng cần nâng cấp thường xuyên tránh ẩm mốc, dột …bình quân công ty phải chi 70 triệu đồng cho các hoạt động này. Nhìn chung, chi phí hoạt động của công ty khá hợp lý so với quy mô kho tại công ty.
Các hoạt động chính tại kho hàng
Tiếp nhận hàng
o Mục đích : đảm bảo chất lượng số lượng hàng nhập vào công ty theo đúng chứng từ nhập.
o Qui trình tiếp nhận hàng tại công ty như sau:
§ Căn cứ vào dự trù hàng đã đặt của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu, khi có thông báo hàng về thì chuẩn bị khu vực tiếp nhận. Tiếp nhận hàng nguyên kiện, làm vệ sinh thùng hàng, loại bỏ bao bì ướt, ẩm mốc. chuyển hàng vào khu vực chờ kiểm nhập, và cắp biển “hàng chờ nhập”.
§ Tiến hàng kiểm nhập
§ Khi hàng đã được chuyển vào khu vực chờ kiểm nhập, thì công ty tiến hành tổ kiểm nhập từ 2 – 3 người, tổ này có thể được lập ngay hoặc sáng hôm sau, khi kiểm nhập kiểm tra đối chiếu hóa đơn về với dự trù đặt hàng thực tế.
- Đối với các loại thuốc thường
Kiểm tra tên thuốc nồng độ, hàm lượng, số lượng, số lô sản xuất hạn dùng, số đăng ký, chất lượng thuốc về mặt cảm quan giữa thực tế và hóa đơn mua hàng. Sau đó tiến hành viết biên bản kiểm nhập (Phụ lục 4)
- Đối với thuốc bảo quản từ 2-80C , 8 – 150C
Tiến hành kiểm tra ngay về tên thuốc, nông độ, hàm lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, số đăng ký, chất lượng thuốc về mặt cảm quan giữa thực tế và hóa đơn mua hàng. Tổ kiểm nhập tiến hành kiểm tra nhiệt đọ bảo quản của hàng hóa trong quá trình vận chuyển ( đọc bản chỉ thị nhiệt độ kèm theo với hàng hóa hoặc tổ kiểm nhập bỏ nhiệt kế vào thùng hàng sau 15 phút đọc nhiệt độ). Nếu nhiệt độ bảo quản không đạt qui định, lập biên bản. Kế toán phòng kinh doanh làm việc với nhà cung cấp, hàng sẽ được trả về nhà cung cấp.
- Đối với loại thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, và vật tư tiêu hao
Kiểm tra tên hàng hóa, hang sản xuất, nước sản xuất, số lô hạn dùng, công bố thực phẩm chức năng, công bố mỹ phẩm. kiểm tra chất lượng hàng hóa về mặt cảm quan. Viết biên bản kiểm nhập.
- Đối với các sản phẩm thuốc có thể gây nghiện, hay hướng tâm thần thì được kiểm tra đến đơn vị nhỏ nhất, lô hạn dùng và viết biên bản nhập kho.
§ Trưởng kho ký biên bản cho nhập hàng vào kho
§ Kế toán trưởng nhập vào máy tính hóa đơn mua hàng, làm phiếu nhập kho (Phụ luc 4). Chuyển hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho lên phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu ký nhận.
§ Thủ kho lưu biên bản kiểm nhập. kiểm tra tên hàng hóa, số lô, hạn dùng, số lượng hàng nhập trên hệ thống máy tính và khóa dữ liệu thẻ kho.
Hoạt động tiếp nhận hàng của công ty diễn ra rất hợp lý, tất cả các hàng được nhập vào đều căn cứ theo nhu cầu nhập (hóa đơn) của phòng kinh doanh gởi xuống. Tất cả các hoạt động đều diễn ra theo quy trình SOP đã được đề ra. Lượng hàng nhập trung bình hàng tháng tăng dần qua các năm, thông qua các công nghệ mà kho áp dụng cùng đội ngũ nhân viên thì ta có thể thấy năng suất kiêm hàng nhập vào cũng tăng lên nhanh chóng, đat từ 60-120 sp/ giờ, do chủ yếu việc kiểm nhập là thủ công, nên năng suất soạn không cao, tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Tác nghiệp trong kho
Hoạt động tác nghiệp trong kho hàng tại công ty gồm những hoạt động như sau:
o Sắp xếp hàng hóa trong kho
Hàng hóa được sắp xếp theo đúng sơ đồ quy định vị trí sắp xếp hàng hóa trong kho và được thực hiện theo nguyên tắc FIFO (hàng nhập trước, xuất trước) và FEFO (hàng hết hạn dùng trước, xuất trước)
Đối với các loại thuốc thường thì sẽ được xếp trên kệ pallet theo loại thuốc lô hàng, nhãn quay ra ngoài, thuận chiều nhìn.
Đối với thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư tiêu hao thì được sắp xếp ở khu vực riêng theo sơ đồ quy định. Lô hàng, nhãn quay ra ngoài, thuận chiều nhìn.
Đối với hàng chờ xử lý hay hàng hết hạn dùng, hỏng vỡ, hàng thu hồi kém phẩm chất được để ở khu vực biệt trữ chờ xử lý riêng biệt.
o Bảo quản hàng hóa
Tại kho thường xuyên có nhân viên kho theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ngày 2 lần, vào buổi sáng 9h và buổi chiều vào lúc 14h và cập nhật vào sổ theo dõi để theo dõi tốt nhất hệ thống lạnh của kho, điều chỉnh kịp thời khi có sự cố. đồng thời thường xuyên kiểm tra mối mọt, côn trùng, chuột bọ tại kho.
Về điều kiện bảo quản bảo quản thuốc kho lạnh từ 2 – 80C, kho mát từ 8-150C, theo đúng các yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn hàng hóa.
Về bao bì bảo quản tại kho thì tất cả các hàng hóa đều được bảo quản trong bao bì gốc và được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.
Bảo quản số lượng tại kho thì hệ thống vi tính tại kho sẽ theo dõi xuất nhập tồn sau mỗi lần nhập xuất. tiến hành kiểm kê theo hàng qúi theo qui định, đối chiếu số lượng thuốc thực tế trong kho với số lượng hàng tồn kho trong máy tính. Tất cả mọi sai lệch thất thoát đều phải được giải trình, tìm nguyên nhân và khắc phục xử lý ngay.
Bảo quản chất lượng được kiểm tra bằng cảm quan trong quá trình bảo quản do Thủ kho và tổ soạn hàng theo dõi.
o Tổng hợp lô hàng (soạn hàng)
Sau khi nhận được lệnh xuất kho kiêm số báo số lô hàng thì bộ phận soạn hàng sẽ tiến hành soạn hàng theo lênh xuất để chuẩn bị việc giao hàng.
Mỗi đợt tổng hơp lô hàng sẽ do 2 nhân viên tiến hành, một nhân viên kho và nhân viên lái xe nâng, nhân viên kho sẽ đọc cho nhân viên lái xe nâng về loại hàng, khu vực lưu kho, nhân viên này có nhiệm vụ dùng xe nâng vận chuyển những loại hàng yêu cầu và di chuyển đến khu vực tổng hợp hàng. Hoạt động này diễn ra khá đơn giản không tốn kém nhiều chi phí song khá mất thời gian và hiệu suất hoạt động không cao, dễ xảy ra nhầm lẫn.
Tuy các hoạt động đều tuân thủ theo SOP nhất định theo quy trình tại kho song qua bảng trên, ta có thể thấy được năng suất soạn hàng của công ty khá thấp, với một đơn hàng từ 4-5 lô, trong khi sản phẩm được soạn / giờ chỉ từ 50-55 sp. Ngoài ra hoạt động này cũng xảy ra lỗi,số liệu lỗi bảng trên đây chỉ là những lỗi phát hiện khi đã xuất, chưa tính đến lần xảy ra chưa được ghi nhận gây mất thời gian và chi phí. Đây là điểm mà công ty cần xem xét để cải thiện.
o Chuẩn bị gởi hàng
Khi đã tập hợp lô hàng theo yêu cầu xong, thủ kho tiến hành kiểm tra lượng hàng đã tổng hợp về số lượng, ngày giờ xuất kho, tiêu chuẩn bảo quản … tiến hành đóng gói.
o Đóng gói
Ngoài bao bì gốc của sản phẩm, tùy theo tính chất của sản phẩm mà sẽ được đóng gói trong các thùng carton hay thùng xốp. các thùng hàng đều được kiểm tra kĩ và thực hiện dán nhãn niêm, và giao cho bộ phận giao hàng.
o Theo dõi tồn kho
Tại kho hiện nay mọi giao dịch nhập xuất đều được lưu trữ trên hệ thống máy tính thông qua phần mềm quản lý bán hàng Trí Việt cùng hệ thống văn bản kiểm nhập hóa đơn nhập xuất. Vì mọi thông tin từ công tác nhập hàng vào đến xuất hàng đều được cập nhật đây đủ vào hệ thống máy tính vì vậy việc theo dõi tồn kho khá dễ dàng. Mặt khác, phần mềm cho phép cảnh báo các mặt hàng gần hết hạn theo mức thời gian định trước, vì vậy mà công ty chủ động hơn trong việc xử lý các mặt hàng tồn tại kho.
Định mức tồn kho tối thiểu đáp ứng nhu cầu của khách hàng vầ số lượng hàng hóa, vừa phải hạn chế mức thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty. Định mức tối thiểu được xem xét hàng quý. Trước ngày 10 của quý sau, bộ phận kho lập báo cáo tồn kho của quý trước, so sánh định mức tồn kho. Lập biểu mẫu báo cáo hàng tồn trình giám đốc, để tìm ra nguyên nhân tồn tại để cải thiện.
Việc kiểm kê kho được diễn ra định kỳ 1 tháng/ lần nhằm xác định số lượng phù hợp với hồ sơ hàng hóa, chất lượng để nhận biết hư hại, bao bì, suy giảm chất lượng. đây là bước rất quan trọng để nhằm nắm chính xác số lượng cũng như chất lượng thực tế của hàng tồn.
Có thể thấy giá trị tồn kho của công ty giảm khá nhiều trong năm 2013, đây là một minh chứng rõ ràng cho hoạt động kho đã diễn ra hiệu quả hơn rất nhiều so với năm 2012. Lượng tồn kho bình quân cũng như vậy, qua đây ta có thể thấy được có thể hoạt động bán hàng diễn ra tốt làm lượng hàng tồn giảm, mặt khác ta cũng có thể thấy được hoạt động bảo quản, kiểm tra chất lượng hàng tồn diễn ra khá tốt, với lượng hàng phải loại bỏ giảm dần còn giao động 60-80 lô/ năm.
Cấp phát lấy hàng
o Mục đích: đảm bảo số lượng cũng như chất lượng hàng hóa giao cho khách hàng.
o Quy trình cấp phát hàng như sau
o Căn cứ dự trù hàng đặt của khách hàng thì kế toán kho sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng/ hóa đơn xuất điều nội bộ và lệnh xuất kho. Yêu cầu trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ như sau:
o Đối với thuốc thì phải ghi tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, hang sản xuất, nước sản xuất, số lượng, số lô, hạn dùng.
o Đối với thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư tiêu hao thì phải ghi tên hàng hóa, hãng sản xuất, nước sản xuất, số lô, hạn dùng.
o Trưởng kho ký hóa đơn và lệnh xuất kho
o Tổ soan hàng tiến hành soạn hàng theo lệnh xuất kho đã được trưởng khoa ký.
o Nhóm đóng gói hàng đảm bảo đóng gói theo qui định của lệnh xuất kho, hóa đơn và kiểm tra lô hạn dùng. Tiến hành đưa hàng vào khu vực chờ xuất.
o Thủ kho thực hiện đối chiếu hóa đơn và lệnh xuất kho. Thực hiện giao hàng và chứng từ kèm theo cho khách hàng theo đúng hóa đơn và lệnh xuất kho.hoặc giao cho nhân viên giao hàng đối với những khách hàng do tổ xe Công ty giao hàng tận nơi. Đối với thuốc bảo quản nhiệt độ 2-80C , 8-150C thì phải được xuất và đóng gói trong thùng xốp, đá khô. Trưởng kho thực hiện lưu lệnh xuất kho, hóa đơn liên xanh chuyển đến phòng kế toán theo dõi công nợ. Và sau cùng là tiến hành kiểm tra trên máy vi tính và khóa dữ liệu thẻ kho.
Đánh giá hoạt động kho hàngtai công ty
Thành tựu
- Hệ thống kho tại công ty được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy cùng hệ thống điều hòa không khí theo dõi nhiệt độ, độ ẩm để bảo quản dược phẩm.
- Công ty cũng xây dựng cho mình một hệ thống kho thuốc đạt chuẩn GSP với vị trí kho hàng thích hợp cùng trang thiết bị máy móc hiện đại.
Vị trí kho hàng thuận tiện giao thông ở khu vực cao ráo không ngập úng
Hệ thống kho được xây dựng với tường sàn cao ráo tránh ẩm mốc, thông thoáng, khu vực xung quanh kho rộng rãi dễ dàng cho việc nêu đậu và vận chuyển của các xe vận chuyển.
Khu vực kho được phân chia rõ ràng theo từng khu vực đặc điểm hàng hóa lưu trữ.
Trang bị đầy đủ hệ thống giá kệ, xe nâng hàng xe chở hàng phục vụ cho việc luân chuyển hàng hóa.
- Hệ thống kho luôn được vệ sinh sạch sẽ. Có các qui định rõ ràng về các yêu cầu vệ sinh bên trong kho hàng.
- Hệ thống lưu trữ tài liệu về kiểm soát chất lượng,tiêu chuẩn bảo quản thuốc, nhân sự cũng như các hóa đơn chứng từ xuất nhập hàng đều được lưu trữ rõ ràng.
- Xây dựng rõ các quy trình SOP cũng như hướng dẫn cho các hoạt động tác nghiệp trong kho hàng.
- Hệ thống phần mềm quản lý khá tốt, mọi thông tin về các mặt hàng đều được cập nhật rõ ràng dễ truy xuất dữ liệu khi cần.
Những tồn tại
- Hệ thống kho bãi của công ty nằm ở khu vực trung tâm thuận tiện cho việc vận chuyển các khu vực trong thành phố song đối với các đơn hàng nhập ngoài về vì vị trí nằm khá xa các bến cảng nên công ty mất khoảng chi phí cho việc vận chuyển hơn.
- Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên, một số cán bộ nhân viên vẫn chưa am hiểu tường tận về GSP, cũng như các hoạt động chuyên môn vẫn còn xảy ra sai sót. Chưa có các ké hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên làm việc tại kho hàng.
- Nhân viên vận hành thiết bị xe nâng hàng chủ yếu là dựa vào trí nhớ về vị trí các khu vực lưu hàng để vận chuyển và sắp xếp khi có yêu cầu. Cách thức rất đơn giản, song bị hạn chế bới năng suất lao động không cao và dễ xảy ra sai sót khi phải vận chuyển tổng hợp một khốí lượng lớn hàng.
- Tại khu vực kho lạnh hay kho thường hoạt động ra vào tại các khu vực này được cập nhật bằng tay vào sổ, ai vào sẽ trình giấy cho thủ kho và ghi tên cũng như giờ giấc ra vào. Cách thức này ít tốn kém, không phải đầu tư và dễ thực hiện song cũng có thể xảy ra nhầm lẫn, và khá tốn thời gian.
- Vấn đề an ninh ra vào kho cũng như tuân thủ ăn mặc trang bị quân áo bảo hộ khi vào kho chưa thật sự chặt chẽ.
- Chi phí hoạt động khá cao.
- Công tác nhận dạng sản phẩm khi nhập vào kho chưa thục sự hiệu quả. Nhân viên sử dụng nhãn dán dán lên thùng chứa sản phẩm và dùng bút ghi các thông tin về sản phẩm như tên, lô sản xuất, điều kiện bảo quản … điểm thuận lợi đó là dễ thay đổi thông tin hay dễ dàng trong việc dán hay gỡ, song điểm hạn chế là khá mất thời gian cung như công sức cùng thông tin viết bằng tay có thể không rõ ràng, dễ nhầm lấn,
- Năng suất lao động của nhân viên bị giảm đi do công tác lấy hàng không được tổ chức khoa học, nhân viên lấy hàng một cách tự phát, tới sản phẩm nào lấy sản phẩm đó không theo thứ tự dẫn đến lộn xộn, đi lại nhiều lần ,giảm năng suất.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Michael porter, Quản trị chiến lược, NXB Thống Kê 2011.
2. Essentials of Strategic Management, Third Edition, by John E. Gamble, Arthur A. Thompson, and Margaret A. Peteraf, published by McGraw-Hill in January 2012.
3. Tổng cục thống kê, Chi cụ thống kê Tp.Đà Nẵng.
4. Tạp chí doanh nghiệp và thương mại.
6. Các tài liệu Công ty cung cấp
7. www.Dapharco.com.vn, Email: hctc.Dapharco@dng.vnn.vn