Để soạn nội dung một văn bản có chất lượng tốt, người thư ký cần đạt được các yêu cầu sau:

• Nắm vững tổ chức và hoạt động của các tổ chức xã hội, của bộ máy Nhà nước, của các đoàn thể, ban ngành…
• Hiểu được luật lệ, chính sách của Nhà nước có liên quan đến công việc của mình.
• Biết được chức năng, tầm hoạt động của đơn vị mình đang công tác.
• Biết được những quy định về công văn giấy tờ của Nhà nước, của địa phương nơi đơn vị mình đang hoạt động.
• Ngoài nghiệp vụ chuyên môn phải có trình độ ngoại ngữ, khả năng trình bày tốt.

Các phần cơ bản để soạn nội dung của một văn bản hành chính:

1. Phần mở đầu: giới thiệu khái quát vấn đề chính, hoặc nói rõ lý do, trình bày rõ mục đích cần nêu ra.
2. Phần khai triểngiải quyết vấn đề: dựa vào những mục đích và lý do đã nêu ở phần mở đầu để định ra những ý chính của phần khai triển. Nên thông qua cơ quan chủ quản về những ý chính của văn bản, như vậy khi soạn thảo chỉ cần chú ý đến lời văn và cách hành văn mà thôi. Trong khi soạn thảo, nếu có gì liên quan đến các ngành chức năng mà người thư ký chưa rõ, phải tìm cách gặp gỡ và bàn luận bằng văn bản hoặc qua trao đổi. Tránh có ý kiến cá nhân trong khi soạn thảo, phải thật khách quan và dựa vào ý chính đã được lãnh đạo thông qua, dựa vào những văn bản pháp quy có liên quan.
3. Phần kết thúcvăn bản: nhấn mạnh ý chính cần được quan tâm. Nếu thấy nội dung văn bản đã được trình bày rõ ràng thì không cần thiết phải có phần kết thúc văn bản.

Một vài kỹ năng để tạo một văn bản có chất lượng tốt:

1. Tạo một bố cục chặt chẽ: các câu, các đoạn phải liên kết với nhau thành một văn bản thống nhất, không rời rạc.
2. Cách viết phải rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn và súc tích. Người soạn thảo văn bản cần chú ý về cách trình bày, phân câu, tách đoạn cho hợp lý. Nên dùng từ dễ hiểu đơn giản.
3. Phải viết đúng chính tả, ngữ pháp. Tránh đưa những từ mang tính chất địa phương vào văn bản vào trong văn bản.

 

Trương Hoàng Hoa Duyên