Hoạt động của Nhóm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên học xong khóa huấn luyện do công ty tổ chức. Một nhóm nên gồm các thành viên làm cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đó không phải là điểm trọng yếu. Điều chính yếu trong việc thành lập nhóm là hãy để các thành viên  tự quyết định tham gia nhóm nào.

a) Những chỉ tiêu về tính hiệu quả của nhóm

Có rất nhiều tiêu chuẩn về tính hiệu quả của nhóm :

Thứ nhất : Nhóm phải thực hiện những mục tiêu của mình về cải tiến chất lượng

• Ủy ban chất lượng phải thúc đẩy để chất lượng phát triển
• Nhóm giải quyết vấn đề phải nhận diện và giải quyết những vấn đề quan trọng
• Nhóm tự quản phải tác nghiệp và cải tiến quy trình tạo sản phẩm và dịch vụ

Thứ hai là nhóm cải tiến chất lượng nhanh chóng được coi là hiệu quả hơn nhóm mất nhiều thời giản để cải tiến.Một trong những sức mạnh của nhóm là tiềm năng của họ để thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường.Một nhóm mất nhiều thời gian để hoàn thành việc gì đó, bao gồm cả thời gian để họp nhóm, sẽ mất lợi tế tiềm năng để giải quyết các vấn đề và tốn nhiều nguồn lực cần thiết hơn.

Thứ ba : nhóm phải giữ gìn và phát triển mối quan hệ của nó với toàn bộ tổ chức. Nhóm phải thực hiện mục tiêu của mình mà không làm ảnh hưởng đến nhóm khác tổ chức.

Theo Peter Scholtes - một người lãnh đạo nhóm, để cải tiến chất lượng đã đưa ra 10 yếu tố cấu thành nên sự thành công của nhóm :

• Làm cho mục tiêu của nhóm trở nên rõ ràng
• Xây dựng kế hoạch cải tiến
• Xác định vai trò rõ ràng : Mọi thành viên của nhóm phải hiểu bổn phận của mình và biết người chịu trách nhiệm đối với từng vấn đề và công việc.
• Truyền thông rõ ràng và chia sẻ thông tin với nhau
• Làm cho hành vi của nhóm trở nên có ích : Nhóm nên thúc đẩy các thành viên của mình phát huy những kỹ năng và hành động có ích để hỗ trợ cho những cuộc thảo luận hay họp nhóm
• Thủ tục ra quyết định được xây dựng tốt : Nhóm nên sử dụng dữ liệu như nền tảng của việc ra quyết định và nên coi sự đồng lòng là một vấn đề quan trọng
• Sự tham gia được cân đối : Mọi người nên tham gia, đóng góp tài năng của mình và chia sẻ thông tin cho sự thành công của nhóm
• Thiết lập nguyên tắc : Nhóm phác thảo những hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận
• Nhận thức về quy trình của nhóm :
• Sử dụng phương pháp khoa học

b) Những thành viên của nhóm và vai trò của họ

            Để trở nên hiệu quả , những thành viên trong nhóm phải được đại diện cho các bộ phận hay chức năng liên quan đến vấn đề đang được xem xét

            Những thành viên của nhóm có vai trò khác nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ của nhóm và cần phải đào tạo nhân viên của nhóm về cả kỹ năng quan hệ tương tác với người khác lẫn khả năng về kỹ thuật

            Những thành viên trong nhóm là sự đa dạng.Nhiều tổ chức nhận ra rằng những quyết định tốt được tạo ra từ sự đa dạng về ý tưởng của từng cá nhân có kiến thức nền, kinh nghiệm, sự quan tâm khác nhau.

c) Những thủ tục của nhóm

c1. Lựa chọn vấn đề : Một trong những thủ tục mà hầu hết các nhóm phỉa thông hiểu đó là chọn vấn đề trong phạm vi công việc của họ. Thủ tục này thường khó khăn cho những nhân viên mới được giao quyền, những người thường được chỉ vẽ về công việc họ cần làm hơn là tự thiết lập công việc cho bản thân.

Nhóm mới thường không đủ kỹ năng để giải quyết những vấn đề đồ sộ, và một sự thất bại có thể gây khó khăn cho nhóm trong sự phát triển.Khi mới thành lập nhóm nên chọn những vấn đề ít quan trọng và khó khăn, sau đó dịch chuyển dần đến những vấn đề phức tạp hơn khi nhóm đã được thiết lập tốt hơn.

Một vấn đề khác thường gặp trong nhóm mới là họ chọn những vấn đề mà mình không liên quan. Họ thường quan tâm đến những vấn đề không nằm trong pham vi trách nhiệm của mình hay những vấn đề mà họ không có đủ nguồn lực để thực hiện.

c2. Chuẩn đoán vấn đề : Sau khi những vấn đề đã được nhận diện, nguyên nhan phải được xác dịnh. Thủ tục quan trọng thứ hai trong nhóm TQM là chuẩn đoán vấn đề, đó là quá trình để nhóm khám phá những nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề để nhận diện những giải pháp tiềm năng.

c3. Phân công công việc : Một thủ tục quan trọng khác là phân công công việc trong nhóm. Nhiều nhóm theo đuổi việc này một cách lung tung, thiết lập những công việc cho những người xung phong trước. Việc phân công công việc là một yếu tố quan trọng cho sự hiện hữu của nhóm và không nên xem nhẹ nó. Mỗi thành viên trong nhóm có những kĩ năng riêng và sẽ hiện hữu nếu làm đúng những công việc phù hợp với những kĩ năng của họ và ngược lại.Nhóm cần thiết phân công công việc cho nhân viên sao cho họ có thể sử dụng những kĩ năng của mình để đạt được kết quả cao nhất có thể.

c4.Truyền thông : Là một thủ tục quan trọng đối với nhiều nhóm để thực hiện cải tiến chất lượng. Ủy ban lãnh đạo phải truyền thông đến mọi người. Những thành viên của nhóm giải quyết vấn đề truyền thông với nhau và truyền thông cho khách hàng bên trong và bên ngoài

c5. Sự hợp tác : Thủ tục quan trọng khác là sự liên kết công việc giữa các nhóm với nhau. Duy trì tốt mối quan hệ bên ngoài nhóm là một chỉ tiêu quan trọng của hiệu năng nhóm.

c6. Hỗ trợ của tổ chức : Mặc dù nhóm có đầy đủ kỹ năng , nhưng họ thường thấy khó khăn để thành công nếu không có hỗ trợ của tổ chức và của những nhà quản lý. Hỗ trợ của tổ chức là nền tảng cho hiệu quả của nhóm.Những nhà quản lý cần phải cung cấp nguồn lực để nhóm có thể thực hiện thành công. Đầu tiên, nhà quản lý phải tạo một thay đổi rõ ràng trong nhóm, bằng cách mô tả nhóm cần và không cần làm gì. Nhiều nhóm mất nhiều thời gian và sức lực cho những vấn đề mà sau đó họ mới phát hiện vấn đề đó không nằm trong phạm vi quyền lực của họ. Hướng dẫn của những nhà quản lý cũng như những ưu tiên về chất lượng của tổ chức đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn đầu của làm việc nhóm.

Việc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình Nhóm chất lượng  được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và trù liệu sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu có thể bao gồm nhiều mục đích, chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn.Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại công ty cũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi.

Hồng Nhung