ISO 9000 và sự hình thành ISO 9000

ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản trị chất lượng do Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO công bố vào tháng 03 năm 1987. Bộ ISO 9000 là tập hợp, tổng kết và chuẩn hóa định hướng những thành tựu va kinh nghiệm quản trị chất lượng ở nhiều nước, giúp cho việc quản trị chất lượng trong các doanh nghiệp cũng như các định chế công ích đạt hiệu quả cao hơn. Việc hình thành Bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 bắt nguồn từ việc nghiên cứu các Tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng cho các dự án quân sự (MIL, STD 9858A) do Ủy ban đảm bảo chất lượng của Hiệp ước quân sự Bắc Đại Tây Dương (NATO) công bố vào năm 1955. Năm 1968, Bộ quốc phòng Anh biên soạn lại và công bố thành tiêu chuẩn DEF, STAN 05-08). Năm 1972, Viện Tiêu chuẩn Anh Quốc (BSI – The Bristish Standards Institution) phát hành các tiêu chuẩn BS 4891 – Hướng dẫn đảm bảo chất lượng; BS 4778 – Thuật ngữ về đảm bảo chất lượng; BS 5179 – Tiêu chuẩn hướng dẫn đảm bảo chất lượng , áp dụng cho các hoạt động ngoài lĩnh vực quốc phòng. Mặc dù vậy, đó chỉ là một hướng dẫn xem xét đánh giá các đề xuất nhưng không đi vào chi tiết. Năm 1979, BSI đưa ra tiêu chuẩn BS 5750 – Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản trị và bảo đảm chất lượng theo mô hình QAQP1 của NATO, được áp dụng cho các cơ quan vừa thiết kế vừa sản xuất, các cơ quan chỉ sản xuất và cơ quan chỉ làm dịch vụ. Tiêu chuẩn này được coi là tiền thân của Tiêu chuẩn ISO 9000. Từ đó, nhiều nước đã mô phỏng theo BS 5750 để xây dựng tiêu chuẩn riêng về “ Hệ thống quản trị và bảo đảm chất lượng” của nước mình. Nhiều quốc gia đã dùng các tiêu chuẩn này để làm hàng rào thương mại hoặc xem xét khi cấp giấy phép xuất nhập khẩu. Hiển nhiên, với các đặc thù riêng của mỗi quốc gia, các tiêu chuẩn này mang nhiều đặc điểm khác nhau.Điều này gây khó khăn cho việc công nhận, thừa nhận lẫn nhau về các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hàng hóa, ảnh hưởng tới việc phát triển thương mại quốc tế. Dự báo trước yêu cầu của một thị trường toàn cầu, Tổ chức ISO đã thành lập Ủy ban kỹ thuật TC176 để nghiên cuus một tiêu chuẩn quốc tế về quản trị chất lượng. Sau 7 năm nghiên cứu, tháng 03 năm 1987, ISO đưa ra Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên về hệ thống chất lượng và khuyến khích áp dụng trên toàn thế giới. Phiên bản này phù hợp với các hoạt động sản xuất đòi hỏi độ chính xác và ổn định. Tuy nhiên với cấu trúc gồm 20 điều khoản, phiên bản này nhấn mạnh vào việc tuân thủ các quy trình/thủ tục hơn là tiếp cận quản trị theo quá trình. Năm 1992, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần đầu. Năm 1994, Bộ ISO 9000 được tu chỉnh lại và bổ sung thêm một số tiêu chuẩn mới. Lúc đó, bộ ISO 9000 gồm có 24 tiêu chuẩn khác nhau. Phiên bản này nhấn mạnh đến việc đảm bảo chất lượng thông qua các hoạt động phòng ngừa từ nguồn và tiếp tục yêu cầu các bằng chứng về việc phù hợp các thủ tục/quy trình.Tuy nhiên, để thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn, nhiều tổ chức đã xây dựng quá nhiều thủ tục dưới dạng văn bản dẫn đến hệ thống quản trị trở nên nặng nề và quan liêu. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 (bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 1994) trong việc đảm bảo chất lượng với bên ngoài có 04 hệ thống tiêu chuẩn : ISO 9000: 1994 : Hệ thống quản trị chất lượng – Cơ sở và từ vựng ISO 9001: 1994; ISO 9002: 1994; ISO 9003: 1994 : Hệ thống quản trị chất lượng – Các yêu cầu ISO 9004: 1994 : Hệ thống quản trị chất lượng –Hướng dẫn cải tiến ISO 9001: 1994 có 20 yêu cầu (điều khoản) và có một số hạn chế : -Có phần khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ và cực nhỏ; -Có xu hướng thiên về các tổ chức có tính chất sản xuất -Những tổ chức có loại hình hoạt động khác như hành chính, bệnh viện, trường học… thì khó thích ứng -Sự gia tăng nhanh các tiêu chuẩn có tính hướng dẫn Năm 2000, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 lại được soát xét một lần nữa. Ngày 15/12/2000 tổ chức ISO sau một thời gian nghiên cứu và điều chỉnh đã chính thức ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2000). Bộ tiêu chuẩn này có một số đặc trưng chủ yếu như sau : -Dựa trên cấu trúc của mô hình quy trình -Định vị được các mối quan tâm về chất lượng liên tục -Cho phép điều kiện miễn trừ (chưa hoặc không áp dụng một số yêu cầu của nhóm điều khoản 7- Tạo sản phẩm cho phù hợp với hoàn cảnh sản xuất kinh doanh của tổ chức) -Thích hợp với các quy mô khác nhau của tổ chức -Có thể áp dụng cho nhiều loại hình tổ chức khác nhau (công nghiệp, thương mại, quản trị , hành chính …) ISO 9001: 2000 là phiên bản mới, kế thừa và nâng cao toàn bộ những yêu cầu về đảm bảo chất lượng nêu trong phiên bản 1994, đồng thời có nhiều cải tiến đối với yêu cầu về văn bản hóa hệ thống chất lượng cũng như cấu trúc và thuật ngữ. Phiên bản này giới thiệu phương pháp “quản trị theo quá trình”, đây là một sự đổi mới lớn về tư duy và mang tính đột phá. Mục tiêu của phiên bản này tập trung vào việc cải tiến các quá trình hướng đến sự thỏa mãn khách hàng. Phiên bản này giúp giảm thiểu đáng kể số lượng thủ tục bằng văn bản , tổ chức chỉ cần có đủ bằng chứng chứng minh các quá trình đang được quản trị và vận hành tốt. Bộ ISO 9000: 2000 gồm 4 tiêu chuẩn chính như sau : ISO 9000: 2000 : Hệ thống quản trị chất lượng – Cơ sở và từ vựng ISO 9001: 2000 (bao gồm 9001+9002+9003) : Hệ thống quản trị chất lượng – Các yêu cầu ISO 9004: 2000 : hệ thống quản trị chất lượng – Hướng dẫn cải tiến Bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 – Hệ thống quản trị chất lượng – Cơ sở và từ vựng (Quality Management Systems – fundamentals and vocabulary) : Cung cấp các chỉ dẫn về các nguyên tắc và khái niệm làm nền tảng cho ISO 9001 và ISO 9004, cũng như sẽ thiết lập các định nghĩa và thuật ngữ được dùng trong các bộ tiêu chuẩn này. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã được phát triển cùng với bộ tiêu chuẩn ISO 9004: 2000 với tên gọi là Hệ hống quản trị chất lượng – Hướng dẫn cải tiến. Hai bộ tiêu chuẩn này được chỉ định dùng chung, tuy nhiên cũng có thể sử dụng riêng khi cần thiết. Năm 2008, Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 lại được soát xét một lần nữa. Ngày 15/11/2008 tổ chức ISO sau một thời gian nghiên cứu và điều chỉnh đã chính thức ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 (Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2008). ISO 9001: 2008 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001, là một tiêu chuẩn về Hệ thống quản trị chất lượng do Tổ chức ISO phát triển và ban hành ngày 15/11/2008. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp từ doanh nghiệp rất lớn như các tập đoàn đa quốc gia đến những doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người, đồng thời có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh ,, dịch vụ …. ISO 9001 : 2008 không đưa ra các yêu cầu mới so với phiên bản năm 2000 đã bị thay thế mà chỉ làm sáng tỏ những yêu cầu hiện có của ISO 9001: 2000 dựa vào kinh nghiệm áp dụng trong 8 năm qua và đưa ra những thay đổi hướng vào việc cải thiện nhằm tăng cường tính nhất quán với tiêu chuẩn ISO 14001: 2004 về hệ thống quản trị môi trường. Phiên bản này chỉ có một số thay đổi nhỏ so với tiêu chuẩn ISO năm 2000.Mục đích thay đổi là làm rõ hơn các yêu cầu của tiêu chuẩn và tương thích với hệ thống quản trị môi trường ISO 14001. Trị do chỉ có những thay đổi nhỏ là do người sử dụng đánh giá cao cấu trúc của ISO 9001: 2000, phiên bản mói cho tổ chức cơ hội thay đổi và giúp cho hệ thống quản trị chất lượng thêm hiệu lực và hiệu quả. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hiện nay bao gồm 4 tiêu chuẩn cơ bản : -ISO 9000: 2005 : Hệ thống quản trị chất lượng – Cơ sở và từ vựng -ISO 9001: 2008 : Hệ thống quản trị chất lượng – Các yêu cầu -ISO 9004: 2009 : Quản trị tổ chức để thành công bền vững -ISO 19011: 2011 : Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản trị ISO 9001 : 2008 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản trị chất lượng. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt. Chính nhờ tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một trong những giải pháp căn bản nhất để nâng cao năng lực của bộ máy quản trị doanh nghiệp. Chính vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp khi muốn cải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001: 2008 rồi sau đó mới lần lượt áp dụng các hệ thống tiên tiến hơn như TQM (quản trị chất lượng toàn diện), Lean Production (sản xuất tinh gọn) , 6 sigma (triết trị cải tiến theo nguyên trị 6 Sigma)… Phương châm chiến lược của ISO 9000 là làm TỐT, ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU, KIỂM SOÁT chặt chẽ từng công việc của quá trình cũng như sự phối hợp và các mối tương tác của chúng để kịp thời phát hiện, xử trị, khắc phục và phòng ngừa mọi sự không phù hợp của sản phẩm, quá trình và hệ thống nhằm tạo cơ hội trong việc liên tục cải tiến hiệu quả của hệ thống quản trị chất lượng để thỏa mãn ngày càng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Hồng Nhung

Trường Kinh Tế & Kinh Doanh - Đại học Duy Tân

Khoa Quản trị kinh doanh

ISO 9000 và sự hình thành ISO 9000