KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI

Giao tiếp bằng điện thoại ngày càng trở nên tiện dụng do tính phổ biến và tiện lợi của nó. Công việc kinh doanh của cuộc sống hiện đại đòi hỏi con người phải tiết kiệm thời gian do đó sử dụng điện thoại là một phương tiện được ưa thích. Giao tiếp bằng điện thoại tuy dễ mà khó, và người thư ký cần phải học để biết cách giao tiếp

   Thiết bị cần thiết: điện thoại

   Tất nhiên việc đầu tiên là phải có một máy điện thoại tốt. Nếu sử dụng điện thoại loại rẻ tiền, những lúc thời tiết ẩm thấp thì mạch điện bị chập, không thể nghe rõ được. Điện thoại của thư ký trực điện thoại không nên mắc song song để tránh người khác cùng nghe một lúc và làm khách thấy khó chịu và không an tâm khi điện đàm

Máy điện thoại của người thư ký trực điện thoại nên có màn hình hiển thị số máy gọi đến và có đăng ký với tổng đài chức năng báo số máy gọi đến. Để có chức năng này, đơn vị phải đăng ký với công ty điện thoại, đóng tiền đăng ký , mỗi tháng đóng thêm chi phí vận hành. Khi có điện thoại gọi đến, số máy của người gọi sẽ hiển thị trên màn hình tinh thể lỏng của máy điện thoại. Nhờ đó, người thư ký có thể ghi lại số máy gọi đến để có thể hữu dụng sau này. Nếu điện thoại đang dùng không có chức năng báo số máy gọi đến, thì chúng ta có thể lắp thêm một thiết bị báo số máy gọi đến.
  Trong văn phòng có nhiều phòng ban, nếu lắp nhiều điện thoại sẽ bất tiện và tốn kém, người ta thường thông qua một mạng điện thoại nội bộ (tổng đài nội bộ - PBX) để chuyển cuộc gọi đến từng bộ phận.
Chỗ làm việc của thư ký trực điện thoại thường có một máy vi tính. Như vậy, người thư ký có thể ghi lại các số máy điện thoại gọi đến trong ngày, có thể truy cập số điện thoại cần tìm một cách nhanh chóng, có thể gửi và nhận e-mail, gửi và nhận fax.

Bạn cần phải ngăn nắp và sạch sẽ. Sự sạch sẽ không chỉ đối với cá nhân Bạn mà còn thể hiện ở những vật dụng Bạn dùng, trong đó có điện thoại. Ống nghe thường xuyên tiếp xúc với nước bọt khi nói nên sẽ có mùi hôi. Bạn cần phải lau chùi thường xuyên. Các phím số cũng cần phải được vệ sinh. Dây xoắn nối ống nghe với thiết bị không nên để rối mà phải gỡ ra và giữ sạch sẽ. Khách đến văn phòng sẽ đánh giá người thư ký khi nhìn thấy các vật dụng mà họ dùng cùng với khu vực làm việc của họ. Bạn cần chứng tỏ Bạn là thư ký chuyên nghiệp qua sự ngăn nắp của Bạn.

Dụng cụ hỗ trợ: danh bạ, giấy nhắn tin, bút bi...
Danh Bạ điện thoại do Công ty Điện Thoại cung cấp phải luôn luôn nằm trong tầm tay của Người Thư Ký. Bạn sẽ phải cần đến nó bất cứ lúc nào sếp của Bạn cần. Bạn cần phải bỏ thời gian để làm quen với cách thức sử dụng danh bạ khi rảnh rỗi để nhanh chóng tìm ra số điện thoại mà bạn cần. Danh Bạ thường sắp xếp các đề mục theo thứ tự của Bảng chữ cái ABC. Do đó điều đầu tiên bạn cần là phải học thuộc Bảng Chữ Cái!

Bạn cũng cần phải lập một bản danh bạ riêng gồm các số điện thoại cần thiết của tất cả những người trong cơ quan, những công ty, đơn vị hay liên hệ, các nhà cung cấp văn phòng phẩm v.v...Bản danh bạ này không cần phải quá dài mà chỉ gói gọn trong một hai trang A4. Bạn cần dán nó ở nơi kín đáo nhưng dễ thấy đối với Bạn. Một thư ký giỏi là khi sếp Bạn cần một số điện thoại nào đó, Bạn phải trả lời ngay lập tức

Giấy nhắn tin và giấy nháp là những vật dụng mà Bạn sẽ cần khi khách gọi đến mà không gặp người cần tìm và để lại tin nhắn. Bạn luôn luôn để chúng trong tầm tay cùng với hộp bút, nhiều bút để có thể thay thế nhanh chóng khi bút hết mực. Đừng để khách chờ máy trong khi người thư ký quýnh quáng tìm giấy nháp và bút, rồi lại quáng quàng vơ đại một tờ giấy bỏ đi ở đâu đó, viết nguệch ngoạc lời nhắn vào.

Bạn cần có tác phong chuyên nghiệp và công việc chuẩn bị chu đáo cho mọi cuộc điện đàm sẽ tiết kiệm cho Bạn rất nhiều thời gian. Trong lúc rảnh rỗi, Bạn có thể thu gom giấy nháp đã sử dụng một mặt, mặt kia sử dụng làm giấy nhắn tin. Bạn cắt nhỏ ra theo kích thước phù hợp rồi kẹp lại cho gọn gàng. Bạn có thể sử dụng loại giấy Notes có keo dán để nhanh chóng chuyển các mẩu tin nhắn cho những người được nhắn trong văn phòng của Bạn bằng cách đính chúng vào nơi người đó không thể không nhìn thấy.

Các tổng đài tự động hiện nay thường có phần mềm trả lời tự động mà việc khó khăn là thiết lập các thông số ban đầu.

Ví dụ: Cần gặp Phòng Kinh Doanh, bấm phím Một.

Cần gặp Phòng Kế Toán, bấm Phím Hai...

Bạn cần ghi ra tòan bộ nội dung của việc hướng dẫn này vào giấy, chọn người có giọng dễ nghe đọc thật chậm rãi và rõ ràng. Thậm chí, đối với các công ty đa quốc gia, họ phải thuê phát thanh viên chuyên nghiệp đọc giúp. Riêng phần tiếng Anh, nhất thiết phải chọn người bản ngữ, đừng sử dụng người Việt. Bạn viết ra nội dung nhờ họ đọc, để họ tự chỉnh lỗi chính tả hoặc cú pháp, chỉ cần đúng cách sử dụng là được.

Cách thức kết thúc sự điện đàm