§  Ban hành mới hoặc điều chỉnh các văn bảnvề công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định tại Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ và Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 của Sở Nội vụ.

§  Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sởcông tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ nội dung theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.

§  Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệvào công tác văn thư như sử dụng phần mềm để quản lý văn bản đi, văn bản đến để giảm tải công việc và tiết kiệm thời gian tại bộ phận văn thư.

§  Quản lý văn bản đến theo đúng quy định:Tất cả văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật) trước khi xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển bản chính văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao giải quyết và thực hiện việc ký nhận văn bản đến; quy định thời gian xử lý văn bản đến, phân công cá nhân hoặc bộ phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

§  Quản lý văn bản đi chặt chẽ:Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành để văn bản đảm bảo theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn bản đi vào Sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi theo đúng quy định, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản (bản gốc lưu tại văn thư, được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải quyết công việc).

§  Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:Cá nhân  có trách nhiệm lập hồ sơ đối với những công việc được giao giải quyết theo đúng quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ được lập theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định tại Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đã đến hạn nộp lưu tại phòng chuyên môn.

§  Công tác lưu trữ:  Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ. Đối với UBND các phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ; thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài.    

§  Tài liệu được quản lý tập trung, thống nhất trong kho

§  Công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hy vọng, với vai trò đặc biệt quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Đà Nẵng nói chung và các đơn vị trực thuộc các sở, ngành, UBND quận, huyện nói riêng sẽ tăng cường chấn chỉnh, thực hiện đúng các quy định để công tác này đạt kết quả tốt trong thời gian đến./.

Trương Hoàng Hoa Duyên- Khoa QTKD