1. Mục đích của việc đặt câu hỏi

Trong quá trình đàm phán, việc phải đặt ra câu hỏi cho đối tác là điều cần thiết. Thường thì việc đặt câu hỏi là nhằm thỏa mãn các nhu cầu sau đây:

- Đặt câu hỏi để lái quá trình thông tin đi vào quỹ đạo phù hợp với kế hoạch, ý đồ đàm phán của ta

- Để giành lấy và duy trì thế chủ động trong đàm phán

- Để động viên đối tác tích cực tham gia vào quá trình đàm phán

- Để tạo cơ hội, điều kiện cho đối tác bộc lộ, cung cấp các thông tin mà chúng ta cần.

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả khi đưa ra các câu hỏi, người đặt câu hỏi cần phải nắm vững một số kỹ năng nhất định, trước hết là phải hiểu được các dạng câu hỏi, điều kiện sử dụng và những ưu, nhược điểm của các dạng câu hỏi đó. Cụ thể điều này được nghiên cứu ở phần sau:

2. Kỹ thuật đặt câu hỏi

- Câu hỏi đóng: Là câu hỏi mà người hỏi chờ đợi một câu trả lời ngăn gọn mang tính chất khẳng định hoặc bác bỏ mà không cần giải thích gì thêm dạng: Đúng/Sai hoặc Có/Không. Câu hỏi đóng thường có tác dụng tạo ra một bầu không khí căng thẳng, khẩn trương vì chúng thu hẹp đột ngột các thủ đoạn và phạm vi lựa chọn hành động của đối tác.

Việc sử dụng loại câu hỏi ngắn này nhằm mục đích nhận được các luận cứ có cơ sở cho câu trả lời chính phía đối tác đưa ra.

Nó thường được sử dụng khi chúng ta cần tìm kiếm sự nhất trí của đối tác.

Hạn chế của loại câu hỏi này là khả năng thu thập thêm các thông tin rất ít, ngược lại còn phải cung cấp thêm nhiều thông tin cho đối tác. Việc sử dụng câu hỏi này còn có nguy cơ tạo ra sự căng thẳng, đối đầu với đối tác, điều này làm cho rủi ro trong đàm phán tăng lên.

- Câu hỏi mở: Đây là loại câu hỏi mà mục đích của người hỏi là buộc đối tác phải lập luận, lý giải về yêu cầu đặt ra mà khó có thể thoái thác bằng cách trả lời dạng có/không, đúng/sai.

Loại câu hỏi này thường đi kèm với các cụm từ nghi vấn như Cái gì? Như thế nào?Ai?Tại sao?...

Đặc điểm của câu hỏi mở là buộc đối tác phải chuyển sang trạng thái hành động tích cực vì họ phải cân nhắc lời lẽ và câu trả lời. Nó tạo điều kiện để chuyển cuộc đàm phán từ thế độc thoại sang thế đối thoại.