Báo cáo tài chính chỉ có một vài trong số rất nhiều báo cáo dùng trong việc trao đổi thông tin quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Bạn sẽ gặp những báo cáo khác trong chương này dưới đây.

§  Giao tiếp cũng như tính toán:

Khi bạn sử dụng Excel để tạo lập mô hình tài chính, trước hết phải biết được tầm quan trọng của giao tiếp. Đừng nghĩ bảng tính Excel chỉ đơn giản là công cụ tính toán. Hãy nghĩ đó là công cụ để giao tiếp với người khác. Khi là công cụ giao tiếp, nó cần phải đáp ứng được 4 Cs của việc giao tiếp tốt: rõ ràng, chính xác, đầy đủ và xúc tích.

Bảng tính được sử dụng rộng rãi để thuyết trình tại các buổi họp kinh doanh và để trình bày các thông tin báo cáo về quản lý. Để có ích, nó phải làm cho người khác hiểu được, đó là những người tham dự cuộc họp hoặc người đọc báo cáo. Bởi vì bạn có thể không có cơ hội giải thích công việc của bạn cho người khác, bảng tính của bạn có thể “…”. Bảng tính được thiết kế tốt giúp người khác dễ dàng hiểu được nội dung của nó. Những lợi ích khác của bảng tính là nó có thể giúp người lập trình nhận biết và sửa lỗi sai.

§  Tiêu đề:

Nhập một tiêu đề ngắn ở đầu của bảng tính. Sau khi nhập xong, mỗi tiêu đề có thể nằm ở trung tâm của cột bằng cách kéo chuột vào các cột và nhấn vào “ Merge and center” trên thanh công cụ định dạng. Bạn có thể dùng nút “ Bold” để in đậm dòng chữ. Bạn có thể dùng nút “Fill color” để tô màu cho ô và “ Font color” để đổi màu chữ.

Bạn nên thay đổi kiểu chữ và kích cỡ chữ để phân biệt các mục khác nhau bằng cách dùng nút “ Font” và “ Font size” ở bên trái thanh công cụ định dạng.

§  Hàng và cột:

Cần nhập tên các mục của hàng và cột vào trước khi nhập giá trị dữ liệu và tính toán. Các mục này thường ngắn,đầy đủ và ngắn gọn. Tránh các mục có thể bị hiểu sai. Bỏ những mục không cần thiết. Nếu bạn không hiểu một số thứ, đừng nhập nó với một mục có thể gây khó hiểu. Nguyên tắc tốt để làm theo là: “ Tên mục không đủ rõ để người khác có thể hiểu được chúng một cách rõ ràng. Tên mục phải rõ ràng để người khác không hiểu sai ý.”

Quan trọng là tên mục không chỉ có tiêu đề mà còn phải có đơn vị. Thanh công cụ định dạng Excel có một số nút và các thanh trình đơn sổ xuống hữu ích trong việc định dạng bảng tính. Lướt qua các phần bên dưới trong lần đọc đầu tiên và quay lại tìm chúng khi cần định dạng bảng tính.

§  Tên mục dài:

Một số tên mục quá dài để phù hợp với chiều dài mặc định của cột, 8.43units. Có một số cách để khắc phục:

Di chuyển con trỏ chuột vào dòng phân cách với cột tiếp theo trên bảng tính, giữ nút trái, kéo dòng về bên phải đủ xa để chứa đủ tên mục.

Nhấp đúp chuột vào dòng phân cách với cột tiếp theo trên bảng tính. Ô đó sẽ thay đổi chiều dài mặc định tối thiểu cần thiết để phù hợp với tên mục dài nhất trong cột.

Giữ và kéo chuột trái tới cột hoặc các cột cần thay đổi độ dài mặc định. Vào Format/Column/Width và nhập độ dài cần thiết cho cột. ( Điều này giả định bạn biết trước độ rộng cần thay đổi của ô đã chọn)

Bọc văn bản để nó xuất hiện trên nhiều hơn một dòng( nhiều hơn một dòng chứ không phải nhiều hơn một hàng). Làm cách này, nhấp vào tên mục, chọn “Alignment” từ Format menu trong thanh công cụ định dạng, sau đó nhấp vào nút Wrap text.

Tiêu đề dài

Tiêu đề dài , như "$ nghìn (trừ EPS)" có thể được hiển thị trong một cột hẹp duy nhất bằng cách gói các chữ để nó chiếm hai dòng hoặc nhiều hơn trong một ô. Để bao văn bản, kích chuột vào ô và sử dụng Format / Cells / Alignment / Wrap Texe. Điều chỉnh chiều cao hàng, khi cần thiết.

Chữ đậm và thêm màu sắc để nhấn mạnh

Để in đậm thông tin nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của nó, bấm vào các ô, các hàng, hoặc cột với các thông tin và sau đó nhấp vào nút B (Bold) trên thanh công cụ định dạng hoặc bấm các phím Ctrl / B. Thêm màu hoặc tô nề bằng cách chọn các ô, hàng, hoặc cột và nhấp vào lựa chọn trên menu nút "Fill color" , nằm trên trình đơn định dạng. Chú ý: Quá nhiều màu sắc có thể gây mất tập trung. Nền tối làm cho khó khăn để đọc tiêu đề hoặc nội dung với các phông chữ màu đen.

Phân biệt giữa dữ liệu và giá trị tính toán

Dành cho mục đích thảo luận và để phân biệt chúng từ các giá trị tính toán, tất cả các mục dữ liệu đã được in nghiêng. Điều này được thực hiện bằng cách chọn ô dữ liệu hoặc các ô và nhấp I (Italic) nút trên thanh công cụ định dạng. Bạn cũng có thể sử dụng màu sắc để phân biệt giữa dữ liệu và giá trị tính toán. (Sử dụng chữ in nghiêng cho các giá trị dữ liệu của tác giả là một sự lựa chọn cá nhân Bạn có thể muốn sử dụng một phương pháp khác nhau. Nếu bạn sử dụng in nghiêng, bạn luôn có thể thay đổi lại một phông chữ bình thường để in ấn bản sao cuối cùng của bảng tính).

Định dạng giá trị

Ngoại trừ thu nhập trên mỗi cổ phiếu, giá trị đồng đô la được nhập vào như nhiều hình có nghĩa có sẵn trong các dữ liệu.Chúng thường được định dạng như là một trong hàng ngàn hoặc hàng triệu. Ví dụ, một mục nhập của 12.345.678 có thể xuất hiện như 12.346 hoặc như 12,346.78 nếu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được đưa ra trong hàng ngàn đô la. Bạn có thể sử dụng một định dạng tùy chỉnh để thể hiện mục trong hàng ngàn hoặc hàng triệu đô la. Định dạng các giá trị lớn để giảm thiểu số lượng các chữ số thập phân được hiển thị làm cho nó dễ dàng hơn để tập trung vào những gì có ý nghĩa quan trọng. Mặc dù một số trong những nhân vật quan trọng không được hiển thị, giá trị chính xác được thực hiện trong ô để không bị mất độ chính xác bằng cách làm tròn các giá trị để hiển thị.

Nguyễn Huy Tuân