Việc quyết định triển khai một HTQL theo tiêu chuẩn ISO, cho dù vì lý do nào, cũng bắt đầu từ lãnh đạo của tổ chức. Tuy nhiên, để có một HTQL được triển khai thành công, tổ chức cần có sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức – bao gồm lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên –  trong quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến. Với thực tế là mỗi tổ chức cũng chỉ thường triển khai chương trình áp dụng ISO một đến vài lần (với trường hợp áp dung nhiều hệ thống), sự thiếu kinh nghiệm trong triển khai chương trình cùng với một số lý do khác khiến cho các tổ chức thường găp nhiều khó khăn trong huy động sự tham gia và ủng hộ của các bên liên quan.

1.Những nhận thức sai lầm về bản chất và quá trình xây dựng hệ thống

Một số doanh nghiệp lại cho rằng xây dựng hệ thống chỉ có thể áp dụng thành công ở những doanh nghiệp có trình độ công nghệ và kỹ thuật cao.Không nhất thiết phải có công nghệ tiên tiến mới xây dựng được hệ thống chất lượng này.

Một dạng hiểu nhầm khác lại cho rằng ISO là mức chất lượng của sản phẩm .Doanh nghiệp có chứng chỉ ISO 9000 là sản phẩm đạt chất lượng ISO và đồng nghĩa với chất lượng cao, chất lượng quốc tế.Thực ra, ISO 9000 là tiêu chuẩn của hệ thống chất lượng, nó không liên quan gì đến sản phẩm.Kết quả của việc áp dụng hệ thống là tính ổn định về chất lượng của sản phẩm, kể cả những sản phẩm có mức chất lượng thấp. Doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm có mức chất lượng chưa cao nhưng ổn định và được khách hàng chấp nhận mua vì phù hợp với yêu cầu sử dụng và khả năng thanh toán của họ, mặc dù không hoàn toàn đáp ứng đúng các tiêu chuẩn quốc tế hay quốc gia nhưng vẫn có thể xây dựng hệ thống chất lượng ISO 9000.

2.Những trở ngại trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống

Xác định động cơ chưa đúng :Một số doanh nghiệp vì sức ép của thị trường muốn có ngay được chứng chỉ về hệ thống chất lượng ISO 9000 nhằm mục đích quảng cáo, khuếch trương hoặc tham gia đấu thầu. Họ xem quá trình xây dựng hệ thống chỉ nhằm mục đích nhận được chứng chỉ ISO 9000 và xem đó như một đồ trang sức  nhằm mục đích quảng cáo.Việc xác định động cơ không đúng này dẫn đến việc các doanh nghiệp không được chuẩn bị để giải quyết những thách thức sẽ phải vượt qua, do đó nản chí khi gặp khó khăn trong quá trình xây dựng hệ thống chất lượng. Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng ISO 9000 nếu như cảm thấy bị bức bách bởi sự sống còn, nếu không sẽ không đủ ý chí và quyết tâm để theo đuổi. Điều này đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng trước khi quyết định triển khai.

Lãnh đạo doanh nghiệp không thực sự muốn áp dụng hệ thống ISO 9000: Đây là trở ngại lớn nhất , quyết định việc thành công của quá trình xây dựng. Việc thiếu cam kết của người lãnh đạo được biểu hiện dưới nhiều hình thức: Không hiểu hệ thống quản trị, không coi các quy định của hệ thống quản trị đã xác lập là công cụ của mình và do đó điều hành tổ chức theo những cách khác nhau. Điều này dẫn đến việc tồn tại song song hai hệ thống quản trị.

Những trở ngại từ phía người lao động: Một số cho rằng việc áp dụng ISO là việc của lãnh đạo. Tâm trị này dẫn đến tâm trị ỷ lại việc triển khai hệ thống cho lãnh đạo. Cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp không quan tâm đến việc thực hiện các quy định quản trị được ban hành.

Một số lại cho rằng việc áp dụng ISO 9000 đồng nghĩa với việc thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự.Quan điểm sai lầm này thực sự gây nguy hiểm lớn khi triển khai hệ thống vì nó tạo ra tâm trị hoang mang, căng thẳng và đối phó của các cá nhân trong tổ chức.Mọi người có cảm giác bất an, do vậy không ngững không ủng hộ mà còn tỏ thái độ phản kháng ngầm trong việc áp dụng.

Khó thay đổi thói quen, tư duy , văn hóa và phương pháp làm việc đối với phần đông người lao động, đặc biệt là công nhân cũng là một khó khăn đáng kể.

Việc thay đổi cách thức làm việc để phù hợp với phương thức quản trị mới là điều cần thiết. Nó không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà đòi hỏi phải có thời gian, phải có sự kiến trì cố gắng của mọi người  và sự kiểm soát của cán bộ quản trị.

Hiểu sai vai trò của tư vấn:  Trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống, do bước đầu làm quen với bộ tiêu chuẩn, làm quen với cách tiếp cận quá trình, tiếp cận hệ thống trong quản trị nên các doanh nghiệp cần đến các nhà tư vấn. Tuy nhiên, có những lãnh đạo doanh nghiệp lại phó thác hoàn toàn cho chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống văn bản.Trong thực tế, chuyên gia tư vấn không thể thay thế cho người của doanh nghiệp để viết toàn bộ hệ thống văn bản. Chính những người trong tổ chức là những người hiểu biết nhất công việc của họ và chỉ khi họ tự mình viết ra các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc… thì hệ thống quản trị chất lượng mới sát với hoạt động thực tiễn và mới đạt hiệu quả thực sự.

Máy móc trong việc xây dựng hệ thống văn bản chất lượng : Điều này xuất phát từ việc doanh nghiệp không hiểu rõ mục đích và nội dung của tiêu chuẩn. Nhược điểm này thường có những biểu hiện : xây dựng một hệ thống văn bản, các quy định về quản trị chất lượng có những yêu cầu quá cao hoặc quá phức tạp làm cho người thực hiện không thể tuân thủ được. Hoặc xây dựng một hệ thống văn bản quản trị không dựa trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp.Thậm chí có những tổ chức đã sao chép các văn bản của một tổ chức cũng lĩnh vực hoạt động thành hệ thống văn bản của mình.Các văn bản này vốn được xây dựng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, có vẻ phù hợp với cách thức và mục tiêu của doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, chúng không mô tả chính xác những gì đang diễn ra trong cách vận hành của doanh nghiệp và các cán bộ, nhân viên không thể áp dụng được các quy định khi thực hiện các hoạt động trong đơn vị .

3. Những vấn đề đặt ra sau khi xây dựng xong hệ thống

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp cần từ 3 đến 5 năm để phát huy toàn bộ các lợi ích của hệ thống chất lượng.Cứ 6 tháng đến 1 năm, các chuyên gia đánh giá lại được cử đến thực hiện việc đánh giá định kỳ nhằm duy trì hiệu năng của hệ thống.

Mỗi lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia càng đào sâu và càng khắt khe hơn trước những thiếu sót của doanh nghiệp và vì vậy chương trình chất lượng sẽ không thể dừng lại và ngày càng hoàn thiện hơn.

Như vậy, nhận được chứng chỉ không phải là hành động kết thúc mà là một bước khởi đầu. Tuy nhiên, cần hết sức tỉnh táo , chứng chỉ ISO mới chỉ do một tổ chức cấp, điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là sự chấp nhận của khách hàng. Điều quan trọng nhất của giai đoạn sau chứng chỉ là phải làm sao để đảm bảo tính trẻ mãi của hệ thống quản trị chất lượng.Không ngừng cải tiến và hoàn thiện để hệ thống thích ứng thường xuyên với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, của khách hàng và của chính bản thân doanh nghiệp.

Hồng Nhung