Nhóm chất lượng phát huy có hiệu quả chất xám trong giải quyết các vấn đề thực tế nảy sinh. Nhà quản lý muốn cải tiến hoạt động sản xuất không phải ở khâu chi phí nhân công mà là chi phí do lãng phí thời gian (vì máy ngưng hoạt động, vì những công việc không cần thiết và vì các sản phẩm kém chất lượng). Trong giảm thiểu lãng phí, cộng sự đắc lực nhất chính là những người trực tiếp sản xuất bởi họ hiểu về công việc của mình hơn bất kỳ ai khác. Tất cả mọi người đều có tiềm năng to lớn về thời gian và năng lực trí tuệ, nếu biết hợp tác có thể cải tiến chất lượng, giảm bớt lãng phí.

+ Triết lý xây dựng con người: Chương trình nhóm chất lượng chỉ tiến hành được  nếu  Ban  lãnh  đạo  cấp  cao mong  muốn  giúp  đỡ  công  nhân  của  mình trưởng thành và phát triển thông qua nhóm chất lượng.

+ Tính tự nguyện: Chương trình nhóm chất lượng được tiến hành vì lợi ích của nhân viên có tham gia hay không hoàn toàn do họ tự quyết định.

+ Mọi người đều được tham gia: Nhóm chất lượng  là một chương trình mang tính cộng đồng; do vậy mà một người sống hướng nội, ít nói cũng có cơ hội nói ra những gì mình đang suy nghĩ.

+ Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ: Khả năng tiếp thu và sử dụng kỹ thuật của các nhóm sẽ không đồng đều nên điều quan trọng là mọi người phải giúp nhau cùng tiến bộ. Nhận thức điều này không chỉ là trách nhiệm của trưởng nhóm mà phải là của tất cả các nhóm viên.

+ Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân: Các kế hoạch tiến hành phải thu hút trí tuệ của cả nhóm. Những thành tựu được công nhận cũng mang tên tập thể nhóm.

+ Thường xuyên huấn luyện nhân viên lẫn Ban lãnh đạo cấp cao:  Nhân viên cần được huấn luyện các kỹ thuật hữu hiệu để có khả năng tự tìm ra lời giải cho những vấn đề nảy sinh trong công việc của họ.

+ Kích thích sáng tạo: Tư tưởng nhóm chất lượng là tạo ra một khung cảnh kích thích sự sáng tạo của con người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ý kiến riêng của mình nếu cảm thấy ý kiến đó bị cự tuyệt hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp  khả  thi  lại  xuất  phát  từ  những  ý  tưởng  có  vẻ  như  lộn  xộn  lúc  ban đầu.

+ Các vấn đề thảo luận trong nhóm chất lượng phải có liên quan đến công việc của nhóm viên: Nội dung các cuộc họp nhóm chất lượng cần giới hạn vào lĩnh vực mà nhóm viên am tường, đó chính là những công việc mà họ làm thường ngày chứ không phải một việc xa lạ nào khác.

+ Ban lãnh đạo cấp cao cần hỗ trợ cho hoạt động của nhóm chất lượng: Nếu không ai trong ban lãnh đạo sẵn lòng dành thời gian cũng như đóng góp ý kiến xây dựng cho nhóm trong buổi ban đầu sẽ không thể có được động lực thúc đẩy nhóm chất lượng hình thành và phát triển.

+ Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến: Tất cả những nguyên tắc nêu trên sẽ vô nghĩa trừ khi chúng ta tạo được trong nhận thức của nhóm viên nếp nghĩ liên tục cải tiến chất lượng giảm bớt sai sót.

+ Giảm dần tâm lý “chúng ta” và “họ”: Mỗi người trong chúng ta cần tìm thấy ý nghĩa và sự sáng tạo trong công việc của mình. Nhóm chất lượng  khi được sử dụng một cách đúng đắn sẽ giúp giảm bớt đi sự phân biệt khái niệm “chúng ta” và “họ” trong tâm lý nhân viên. Tinh thần đồng đội sẽ lớn dần lên trong mỗi cá nhân và lan ra cả tập thể. Tinh thần ấy thúc đẩy họ làm ra những sản phẩm có chất lượng cao.

Mục đích cuối cùng của nhóm chất lượng là cố gắng liên kết hoạt động của các cá nhân vốn thích làm việc đơn độc hoặc có đầu óc cố hữu với nhau. Điều này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cần xây dựng một môi trường làm việc trong đó những ý tưởng mới mẻ không bị làm ngơ, không bị vùi dập hay bị đem ra chế nhạo.

Mai Thị Hồng Nhung