Biểu hiện hình thức để nhận biết hệ thống chất lượng chính là các văn bản chất lượng. Hay nói cách khác, xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng cũng chính là việc xây dựng hệ thống văn bản chất lượng và làm thế nào để các văn bản đó đi vào đời sống của doanh nghiệp.

Một hệ thống văn bản chất lượng bao gồm :

Sổ tay chất lượng : Đây là tài liệu sử dụng để đề ra và thực hiện một hệ thống chất lượng. Mục đích là mô tả đầy đủ hệ thống chất lượng và được dùng để tham khảo thường xuyên trong việc thực hiện và duy trì hệ thống đó.

Thủ tục, quy trình chất lượng : Đây là tài liệu mô tả cách thức thực hiện và kiểm soát các quá trình trong hệ thống chất lượng, bao gồm Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu, Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ, Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ, Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp, Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục, Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.

Các bản hướng dẫn công việc :  Đây là một tài liệu kỹ thuật dùng để chỉ rõ cách thức thực hiện một công việc hay một hoạt động cụ thể.

Các hồ sơ chất lượng: Đây là các biểu mẫu, hồ sơ dùng để ghi nhận và lưu trữ các kết quả về thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng ví dụ như Hồ sơ thống kê kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban, Hồ sơ xem xét của lãnh đạo, Hồ sơ về các hoạt động giáo dục, đào tạo, huấn luyện kỹ năng, Hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên, Hồ sơ lưu lại các kết quả xem xét khả năng thực hiện các yêu cầu của các đơn đặt hàng của khách hàng, Hồ sơ ghi nhận hoạt động kiểm tra xác nhận các giai đoạn của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm), Hồ sơ các kế quả đánh giá nhà cung cấp và tái đánh giá nhà cung cấp, Hồ sơ ghi nhận bản chất sự không phù hợp khi xuất hiện sản phẩm không phù hợp, Dữ liệu về phân tích mức độ thỏa mãn của khách hàng….

Hồng Nhung