Hàng năm, các cơ quan, doanh nghiệp thường tổ chức những sự kiện quan trọng như hội nghị khách hàng, hội thảo khoa học, dại hội công đoàn, đại hội cổ đông, lễ đón nhận huy chương, lễ kỷ niệm ngày thành lập, lễ khánh thành, khai trương, động thổ…Có sự kiện là những hình thức để phát huy và thực hiện dân chủ, phục vụ cho việc trao đổi kinh nghiệm, tri thức; có sự kiện là hình thức công bố những thành quả lao động của cơ quan, doanh nghiệp; có sự kiện là hình thức công bố việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh…Xét từ khía cạnh PR thì tổ chức sự kiện (TCSK) nhằm mục đích gia tăng uy tín của thương hiệu của tổ chức qua việc truyền đạt thông điệp của mình đến khách hàng mục tiêu.

Về mặt kinh tế, nhà tổ chức phải tính đến hiệu quả của sự kiện, nghĩa là tính xem chi phí bỏ ra có tương xứng với kết quả thu được không. Mục tiêu của tổ chức sự kiện là đạt được một hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu.

Để đạt được điều này, trước khi tổ chức sự kiện cần phải có mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch khoa học, hợp lý. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể tự tổ chức sự kiện cho cơ quan mình, cũng có khi hợp đồng với một công ty TCSK để thực hiện công việc này.

a. Thành lập ban tổ chức sự kiện

Gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp. Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnh vực chuyên biệt, không trùng lặp. Nhà quản trị TCSK đảm nhiệm chức vụ trưởng ban, trực tiếp điều hành, ra quyết định.

b. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch hội nghị có thể được lập cho từng tháng, quý hoặc cả năm. Trong bản kế hoạch cần nêu rõ những điểm cơ bản như tên sự kiện, thời gian tổ chức sự kiện, thành phần tham gia sự kiện, địa điêm tổ chức sự kiện, nội dung sự kiện. Bản kế hoạch cần in sao và gửi cho các quản lý trong cơ quan để nắm rõ và phối hợp thực hiện. Phòng hành chính hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao gồm các nội dung như sau: chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan, kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận, báo cáo kịp thời cấp trên các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo, phối hợp với cá nhân liên quan để giải quyết cac sự cố phát sinh.

Trong trường hợp cơ quan sử dụng dịch vụ bên ngoài. Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá, ký hợp đồng ( nếu có) đối với các đơn vị sử dụng dịch vụ bên ngoài theo quy trình của công ty. Một tuần trước khi sự kiện diễn ra, nhân viên tổ chức phải liên hệ với các nhà cung cấp, xác nhận lại bất kỳ sự thay đổi liên quan đến việc tổ chức sự kiện. Trường hợp các nhà cung cấp hủy không thực hiện sự kiện hoặc một phần dịch vụ thì nhân viên tổ chức báo ngay cho trưởng ban tổ chức xin ý kiến giải quyết …Trước khi sự kiện diễn ra từ một đến hai ngày, trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục theo kế hoạch, liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để xác định lại giờ, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các phát sinh nếu cần thiết.

                                                                                                Th.S Nguyễn Thị Thảo