Những công việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện của doanh nghiệp (Tiếp theo)
<p>
</p>
<p>
<strong><em>c. Dự toán ngân sách</em></strong></p>
<p>
- Vai trò của ngân sách: SK dù nhỏ hay lớn cần thu xếp đủ ngân sách; ngân sách sẽ chi phối việc xác định quy mô, vị trí, địa điểm TCSK; cần xác định trước ngân sách cho TCSK và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.</p>
<p>
- Dự toán sơ bộ ngân sách: Phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết để đạt được chất lượng của SK. Tùy theo tính chất, quy mô của từng sự kiện mà danh mục hàng hóa, dịch vụ có khác nhau.</p>
<p>
- Kế hoạch phân bổ ngân sách: Cần được thực hiện ngay khi lên kế hoạch TCSK. Ngân sách cần được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện. Cần lập bảng chi phí, trong đó liệt kê chi phí các hạng mục công việc và nội dung hoạt động, liệt kê cả các khoản phụ phí ( tiền điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ…), chỉnh sửa ngân sách khi có phát sinh và lưu lại trong các tập tin khác, nhớ ghi ngày tháng. Không có công thức sẵn cho mỗi bảng chi phí, mỗi SK có những khoản chi phí khác nhau.</p>
<p>
<strong><em>d. Xác định mục tiêu, chủ đề, nội dung chương trình sự kiện</em></strong></p>
<p>
Mục tiêu phải có ý nghĩa, phải rõ ràng, có thứ bậc ( nếu muốn thực hiện một số mục tiêu lồng ghép nhưng không nên quá nhiều). Chủ đề, nội dung chương trình cũng tương tự như cách thức thiết lập chương trình cuộc họp. Tuy nhiên, tùy theo loại sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ hội động thổ, lễ khánh thành…người tổ chức cần nghiên cứu kỹ hơn về nghi thức và thủ tục cho phù hợp khi thiết lập chương trình, chẳng hạn loại sự kiện nào cần có nghi thức chào cờ, loại sự kiện nào cần diễn văn khai mạc trang trọng hay chỉ cần có bài phát biểu ngắn, có cắt băng khánh thành không…</p>
<p>
<strong><em>e. Danh sách khách mời</em></strong></p>
<p>
- Xác định rõ các vấn đề: Ai là khách mời mục tiêu? Ai là người lên danh sách khách mời? Làm thế nào để thư mời trình bày đủ nội dung và đến tay khách mời đúng thời gian dự kiến? Đối với trường hợp cần phải đón khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thì phải cử nhân viên đi đưa đón và hướng dẫn khách các thủ tục trước khi vào hội nghị và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí. Các thông tin cần lưu ý bao gồm: Bản đồ khu vực, các thắng cảnh, nhà hàng, khu vui chơi trong khu vực, các nhu cầu đăng ký vé phương tiện đi lại, lịch trình sự kiện và các công việc phải chuẩn bị, các thông tin liên hệ khi cần thiết</p>
<p>
- Danh sách khách mời: Cần chuẩn bị 2 danh sách, danh sách A cho khách mời chính thức, danh sách B cho khách mời dự bị ( thay thế cho những người ở danh sách A không tham dự được).</p>
<p>
- Thu hút sự chú ý của giới truyền thông và chính quyền: Có bao nhiêu nhà báo cần mời? Cơ quanc hính quyền nào cần được phỏng vấn? Nhà cung cấp nào sẽ được mời?</p>
<p>
Th.S Nguyễn Thị Thảo</p>