Phân loại văn bản

          * Công văn và tư văn

          Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh, người ta thường chia văn bản thành 2 loại: công văn và tư văn.

          - Công văn là văn bản do nhà nước hay các tổ chức được nhà nước ủy nhiệm ban hành nói về việc công. Công văn là văn kiện do cơ quan nhà nước tạo lập để giao dịch, truyền tải thông tin giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tư nhân, với tổ chức xã hội trong và ngoài nước.

          Công văn được hiểu ở nghĩa rộng là bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành, bao gồm từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất đến văn bản có hiệu lực pháp lý thấp nhất.

          Công văn được hiểu ở nghĩa hẹp thường được sử dụng để gọi những công văn thường ( công văn hành chính), là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, hoặc tổ chức kinh tế…dùng để thông tin, trao đổi, giao dịch, đề nghị trả lời các yêu cầu, chất vấn, đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn thi hành…

                    - Tư văn là những văn bản do cá nhân, tổ chức không đại diện cho quyền lực công ban hành.

          * Văn bản pháp luật và văn thư hành chính

          Căn cứ vào tính chất pháp lý và tính quyền lực của nhà nước, các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành được chia làm hai loại: văn bản pháp luật và văn thư hành chính.

          - Văn bản pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, có tính quyền lực nhà nước và có tính pháp lý.

          Tính quyền lực nhà nước thể hiện rằng các văn bản này được bảo đảm bằng cưỡng chế nhà nước. Tính pháp lý thể hiện ở hệ quả pháp lý của các văn bản này: có thể làm thay đổi các quy phạm pháp luật hiện hành, hoặc trực tiếp làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong các quan hệ pháp luật cụ thể.

          Các văn bản pháp luật mang tính chất quyền lực nhà nước, được ban hành nhân danh nhà nước, có nội dung là ý chí của nhà nước, bắt buộc phải thi hành đối với những đối tượng liên quan và được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước. Ý chí của nhà nước được thực hiện dưới hai hình thức khác nhau: quy phạm pháp luật và mệnh lệnh cụ thể. Do đó, các văn bản pháp luật lại được phân chia thành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.

          * Văn bản quy phạm pháp luật:

          Văn bản quy phạm pháp luật xác định khuôn mẫu xử sự chung cho hành vi của con người trong những điều kiện hoàn cảnh nhất cụ thể nhất định.

          * Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật

          Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật đặt ra khuôn mẫu cho từng hành vi cụ thể của từng người xác định.

          Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật, nhằm cá biệt hóa những quy định trong văn bản quy phạm pháp luật thành những mệnh lệnh cụ thể, trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp luật nhất định và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước. Ví dụ: quyết định tăng lương cho một công chức trong cơ quan, quyết định của tòa án nhân dân về một vụ án cụ thể.         

          - Văn thư hành chính: Các văn kiện tài liệu khác do cơ quan nhà nước ban hành, là văn bản không mang tính quyền lực nhà nước và không có tính pháp lý. Các văn thư hành chính rất đa dạng về nội dung: có loại chứa đựng yêu cầu, nguyện vọng của người soạn thảo như đơn, công văn hành chính. Có loại ghi nhận một sự kiện đã xảy ra như báo cáo công tác, có loại mang nội dung nghiệp vụ - kỹ thuật như là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu tiền.

          Việc phân chia các văn bản thành hai loại như trên có ý nghĩa rất quan trọng, nó sẽ giúp cho chúng ta định hướng đúng đắn trong việc sử dụng chúng vào quá trình quản lý.

Hồng Nhung