Giảng Viên: Lê Thị Kiều My

1. Khái niệm

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "thay đổi để tốt hơn" hoặc "cải tiến liên tục." Đó là triết lý kinh doanh của Nhật Bản liên quan đến các quy trình liên tục cải tiến hoạt động và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp.

  

Kaizen là một triết lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và cả môi trường làm việc. Từ Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến. Không những thế Kaizen còn có hàm ý sự tích lũy biến nhỏ thành to, tập trung vào kiếm tìm, xác định và giải quyết vấn đề để đảm bảo khắc phục tận gốc. Triết lý Kaizen tin rằng sức sáng tạo của con người là không giới hạn.

Khi vận dụng Kaizen trong môi trường làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan đến mọi người – từ ban lãnh đạo đến mọi nhân viên. Mọi thành viên trong đơn vị đều được khuyến khích đưa ra những cải tiến trong công việc dù là nhỏ nhất để tăng hiệu quả công việc và giảm chi phí hoạt động. Để Kaizen hoạt động hiệu quả nó đòi hỏi phải có sự cam kết và quyết tâm liên tục của mọi thành viên trong tổ chức.

Tóm lại Kaizen là sự cải tiến liên tục dựa trên những nguyên tắc, định hướng và chương trình nhất định, phổ biến nhất.

2. Mục tiêu và lợi ích của phương pháp Kaizen

2.1. Mục tiêu của phương pháp Kaizen

Mục tiêu của Kaizen là cải thiện năng suất, hiệu quả, an toàn và giảm lãng phí:

- Ít lãng phí - hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả hơn cũng như kỹ năng của nhân viên.

- Mọi người hài lòng hơn- họ tác động trực tiếp lên cách thực hiện mọi hoạt động.

- Cam kết được cải thiện – các thành viên trong nhóm có nhiều giải thưởng hơn trong công việc của họ và có xu hướng cam kết thực hiện công việc tốt hơn.

- Duy trì cải thiện- những người hài lòng và tham gia có nhiều khả năng ở lại.

- Cải thiện khả năng cạnh tranh- tăng hiệu quả, giảm chi phí và chất lượng sản phẩm cao hơn.

- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng- đến từ các sản phẩm chất lượng cao hơn và ít lỗi hơn.

- Cải thiện giải quyết vấn đề- nhìn vào các quy trình từ góc độ giải pháp cho phép các nhân viên giải quyết các vấn đề liên tục.

- Cải thiện nhóm- làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề giúp xây dựng và củng cố các nhóm hiện có.

2.2. Lợi ích của phương pháp Kaizen

Kaizen là một phương pháp cải tiến không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, khách hàng và tổ chức nói chung. Lý thuyết quản lý này có thể áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Kaizen ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng cách đó, phương pháp này mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức.

Một trong những lợi thế của kaizen chính là cải thiện tinh thần đồng đội. Phương pháp này giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội bởi nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên kaizen giải quyết các vấn đề cùng nhau, họ phát triển mối quan hệ và từ đó xây dựng tinh thần đồng đội. Do đó, nhân viên có thể làm việc với một quan điểm mới mẻ, một tâm trí không thiên vị và không có định kiến.

Ngoài ra, làm việc theo nhóm giúp xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép các nhân viên có kinh nghiệm khác nhau học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Do đó, một trong những lợi thế kaizen là giúp cải thiện tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhân viên.

Một lợi thế lớn của Kaizen là hiệu suất làm việc được cải thiện. Phương pháp Kaizen giúp thúc đẩy chất lượng dịch vụ, cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Công ty Sản xuất Toyota sử dụng Kaizen trong quá trình sản xuất của mình. Trước hết, họ triển khai chương trình đào tạo nhân viên của mình về cách lắp ráp một chiếc ô tô. Sau đó, nhờ sự rèn luyện lặp đi lặp lại, những người công nhân của Toyota đạt được kết quả chính xác gần như tuyệt đối. Ngoài ra, để đạt được đỉnh cao về hiệu suất, công ty đã quyết định loại bỏ nhưng công nhân làm việc không đạt hiệu suất làm việc như yêu cầu. Bằng cách đó, Toyota Manufacturing có thể giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất.

Đây là một lợi thế lớn khác của kaizen. Giảm thiểu sự lãng phí là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong công ty. Do đó, ban lãnh đạo và nhân viên có trách nhiệm xác định sự lãng phí ở đâu trong quá trình kinh doanh. Bằng cách thực hiện các thay đổi liên tục, họ có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí và khắc phục chúng. Hơn nữa, các nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng hơn và việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

3. Các nguyên tắc chính của phương pháp Kaizen

- Định hướng khách hàng: Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại. Trong Kaizen cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này. Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ.

- Liên tục cải tiến: Theo Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp. Nguyên tắc này đã cải tiến thói quen của nhân viên thường thường chuyển ngay sang một công việc mới khác ngay sau khi thành công một nhiệm vụ nào đó. Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng.

- Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”: Đây là một thuật ngữ khoa học quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả và các nhà quản trị doanh nghiệp lớn nghiên cứu và áp dụng thành công. Đi vào chi tiết thì có rất nhiều vấn đề nghiên cứu bên trong một thuật ngữ khoa học quản lý này. Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chiụ trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao; đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên “đá bóng” ra cơ quan khác…

- Thúc đẩy môi trường văn hoá mở: Sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Xây dựng một môi trường văn hoá mở, văn hoá không đổ lỗi, nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu u đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ. Thật sai lầm nếu mỗi nhân viên đều coi kiến thức là của riêng mình. Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

- Phương pháp làm việc theo nhóm: Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả. Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm. Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

- Quản lý theo chức năng chéo: Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty.

- Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”: Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu, không khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yếu tố kết quả công việc. Người Nhật cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty. Họ thường đầu tư nhiều cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi lẽ đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất.

- Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác: Ý thức kỷ luật tự giác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật bản thông qua giáo dục tại nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để họ luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người. ý thức kỷ luật như vậy còn chưa so sánh được với khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty. Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình.

- Thông tin đến mọi nhân viên: Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trong hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại; thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.

Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty. Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức để san sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

- Thúc đẩy năng suất và hiệu quả: Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm:

+ Đào tạo đa kỹ năng.

+ Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc.

+ Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc.

+ Phân quyền cụ thể.

+ Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định.

+ Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…).

+ Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi.

+ Luân chuyển công việc.

+ Khen ngợi.

4. Các bước thực hiện phương pháp Kaizen

Kaizen được thực hiện theo 8 bước, tuân thủ theo vòng tròn quản lý chất lượng PDCA (Plan, Do, Check, Act) của William Edwards Deming được giới thiệu từ năm 1950. Từ bước 1 đến bước 4 là Plan (lập kế hoạch), bước 5 là Do (thực hiện), bước 6 là Check (kiểm tra) và bước 7, 8 là Act (hành động khắc phục hay cải tiến). Dựa trên việc phân tích dữ liệu, chúng ta sẽ giải quyết được vấn đề thông qua 8 bước được tiêu chuẩn hóa như sau:

Bước 1: Lựa chọn chủ đề (cho công việc, bộ phận…). Việc lựa chọn được bắt đầu với lý do tại sao chủ đề trên được lựa chọn. Thông thường, chủ đề được quyết định cùng với các chính sách quản lý hay dựa trên mức độ ưu tiên, tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp hoặc tình hình kinh tế hiện tại.

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu. Trước khi bắt đầu một dự án, thực trạng các vấn đề cần phải được xem xét kỹ lưỡng. Một cách để thực hiện những điều trên là nhóm Kaizen trực tiếp đến nơi làm việc để xem xét thực trạng hoặc sử dụng một cách khác là thu thập dữ liệu.

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập hoặc phân tích thực trạng để xác định nguyên nhân gốc rễ. Nguyên nhân gốc rễ được hiểu là những nguyên nhân gốc gây ra vấn đề, thường phát hiện được bằng trả lời câu hỏi tại sao thứ ba đến thứ năm. Để tìm được nguyên nhân này, phương pháp “5 tại sao – 5 Why” và biểu đồ xương cá thường được sử dụng.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.

Bước 5: Thực hiện biện pháp.

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định các dự án tiếp theo.

Các bước trên sẽ giúp nhà quản lý hình dung và tiếp cận được với quá trình giải quyết các khó khăn. Đây cũng là một cách hiệu quả để ghi lại các hoạt động Kaizen. Mỗi một giai đoạn của vòng tròn Deming thường sử dụng các kỹ thuật hỗ trợ riêng biệt. Ví dụ, ở giai đoạn lập kế hoạch hay lựa chọn chủ đề các công cụ được sử dụng là: biểu đồ kiểm soát, biểu đồ Pareto, biểu đồ cột…Vòng tròn Deming được áp dụng một cách liên tục trong việc quản lý chất lượng nhằm từng bước cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công việc. Bước khởi đầu (P) của vòng tròn mới được dựa trên kết quả của vòng tròn trước nhằm giải quyết tiếp các vấn đề còn tồn tại…và như thế sau nhiều lần áp dụng vòng tròn Deming chất lượng sản phẩm sẽ nâng cao dần và liên tục. Đồng thời, hoạt động Kaizen cũng được cải tiến hơn nữa và tiếp tục được thực hiện.