3. Nội dung của sự thay đổi

Sự thay đổi của tổ chức có thể thực hiện theo 3 hướng: cơ cấu, công nghệ, con người hoặc kết hợp giữa các yếu tố kể trên.

v  Thay đổi cơ cấu

Sự thay đổi cơ cấu dẫn đến việc bố trí, sắp xếp lại các bộ phận cấu thành tổ chức như: các mối liên hệ truyền thông, dòng công việc hoặc liên hệ thứ bậc quản trị. Những thay đổi đó được thực hiện thông qua:

-       Thiết kế lại tổ chức: chuyển từ cơ cấu cơ học, hành chính máy móc sang cơ cấu hữu cơ linh hoạt.

-       Thực hiện phân quyền: tạo nên các bộ phận nhỏ tự quản lý nhằm tăng động lực cho các thành viên và tập trung sự quan tâm của họ vào các hoạt động được ưu tiên hành đầu trong tổ chức. Phân quyền còn khuyến khích mỗi bộ phận tìm cách thích ứng cơ cấu và công nghệ với nhiệm vụ và môi trường của nó.

-       Cải tiến dòng công việc và hợp nhóm một cách thận trọng các chuyên môn: điều đó có thể làm tăng năng suất, chất lượng, tinh thần đồng đội và tính sáng tạo của người lao động.

v  Thay đổi công nghệ

Thay đổi công nghệ bao gồm: sự hoàn thiện, đổi mới trang thiết bị, quy trình hoạt động, kỹ thuật nghiên cứu hoặc các phương pháp sản xuất. Ví dụ như trong ngành gốm sứ, nếu như trước kia phương pháp thủ công thì hiện nay với sự tiến bộ của công nghệ lên men thì phương pháp sản xuất đã thay đổi. Chính sự thay đổi về công nghệ đã tạo ra nhiều sản phẩm gốm sứ đẹp và chất lượng hơn.

Công nghệ sản xuất là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức. Điều này dẫn đến cách tiếp cận cơ cấu – kỹ thuật hay kỹ thuật – xã hội, với ý định tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức thông qua sự thay đổi đồng thời của cơ cấu và công nghệ. Mở rộng công việc và làm phong phú công việc chính là những ví dụ về sự thay đổi theo quan điểm cơ cấu – kỹ thuật.

v  Thay đổi con người

Nếu như hai cách tiếp cận cơ cấu và công nghệ đều cố gắng làm tăng khả năng hoạt động của tổ chức nhờ sự thay đổi hoàn cảnh công việc, thì cách tiếp cận con người cố gắng thay đổi hành vi của người lao động bằng cách tập trung vào kỹ năng, thái độ, nhận thức và kỳ vọng của họ.

Cách tiếp cận định hướng vào con người được sử dụng để tạo ra sự thay đổi tổ chức bằng cách tập trung vào việc thay đổi sự nhận thức của nhân viên, thái độ, năng lực của họ cũng như sự kỳ vọng của họ. Vì những yếu tố này thay đổi, các nhân viên sau đó có thể tìm kiếm những sự thay đổi trong công nghệ, thiết kế tổ chức và công việc của công ty. Theo quan điểm này, các nhân viên là những người dẫn đầu sự thay đổi chứ không chỉ là người thực hiện sự thay đổi.

Có nhiều phương pháp định hướng vào con người, trong đó có 2 phương pháp chủ yếu đó là: phương pháp sự phát triển của tổ chức (OD) và phương pháp dùng các cuộc thăm dò phản hồi.

-  Phương pháp OD: là một chiến lược khoa học hành vi dài hạn và được hoạch định để nhận thức, thay đổi và phát triển đội ngũ nhân viên nhằm cải thiện hiệu quả của tổ chức. Ba nhóm giá trị nòng cốt định nghĩa cách tiếp cận OD cho sự phát triển tổ chức bao gồm: các giá trị con người, các giá trị nhóm và các giá trị của tổ chức.

-  Phương pháp dùng các cuộc thăm dò: thông thường sử dụng các bảng câu hỏi để thu thập các thông tin phản hồi của nhân viên. Những thông tin phản hồi như vậy trở thành cơ sở cho các cuộc thảo luận nhóm và là động cơ cho sự thay đổi.

Những thay đổi trên có thể được tiến hành theo những quy mô khác nhau. Vấn đề này phụ thuộc vào tầm nhìn về độ lớn của những thay đổi cần diễn ra. Tuy nhiên, vẫn có nhiều khả năng lựa chọn ở đây vì vậy tổ chức nên bắt đầu thay đổi từ phạm vi nhỏ sau đó mở rộng dần hay bắt đầu ngay từ phạm vi lớn. Và nếu tổ chức cần làm thử, thì thử ở đây với ai? Có phải sẽ làm thử ở nơi dễ dành thắng lợi nhất?.

ThS. Đặng Thanh Dũng – Khoa QTKD