Nhóm là một tập hợp từ hai cá nhân trở lên, tương tác với nhau nhằm đạt được những mục tiêu chung. Nhóm có mặt mọi nơi trong tổ chức thực hiện TQM, từ bộ phận cấp cao đến mọi chức năng và bộ phận khác trong tổ chức. Việc sử dụng nhóm được coi là một cách thức để liên kết các bộ phận với nhau cũng như để thực hiện quản lý theo quá trình. Nhóm có thể từ nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức làm việc cùng nhau để đáp ứng nhu cầu của khách hàng vì nhân viên với khả năng giới hạn khó có thể làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Nhóm thường tạo ra sự thống nhất trong công việc, sự tự nguyện và sáng tạo. Hơn nữa nhóm còn làm tăng trách nhiệm của cá nhân đối với việc thực hiện mục tiêu và việc thực hiện công việc một cách hiệu quả, nhóm cung cấp nhiều lợi ích mà mà cá nhân làm việc đơn lẻ không thể có được.

Nhóm quản lý chất lượng phát huycó hiệu quả chất xám trong việc giải quyết các vấn đề thực tế nảy sinh. Nhà quản lý muốn cải tiến hoạt động sản xuất không phải ở khâu chi phí nhân công mà là chi phí do lãng phí thời gian ( vì máy ngưng hoạt động, vì những công việc không cần thiết và vì các sản phẩm kém chất lượng). Trong việc giảm thiểu lãng phí, cộng sự đắc lực nhất chính là những người trực tiếp sản xuất bởi họ hiểu về công việc của mình hơn bất kỳ ai khác.

* Phân loại nhóm

a. Ủy ban lãnh đạo (Ủy ban chất lượng)là nhóm lãnh đạo của tổ chức, cung cấp định hướng và mục tiêu cho tổ chức.

            Ủy ban lãnh đạo có trách nhiệm thiết lập chính sách cho chất lượng, hướng dẫn việc thực hiện và cải tiến chất lượng khắp trong tổ chức. Những nhà quản trị cấp cao của tổ chức thường tham gia vào Ủy Ban lãnh đạo, đóng vai trò như là nhà quản trị với trách nhiệm chung về chất lượng.

            Ủy ban lãnh đạo có thể gặp nhau thường xuyên khi có vấn đề về chất lượng còn thông thường chỉ gặp nhau hàng tháng hay hàng quý. Nhóm này ra những quyết định chính về các thủ tục chất lượng : Chất lượng nên được đo lường như thế nào; nên sử dụng cấu trúc gì và phương pháp gì để cải tiến chất lượng

b. Nhóm giải quyết vấn đề :Nhiệm vụ của nhóm là cải tiến chất lượng bằng cách nhận diện và giải quyết những vấn đề liên quan đến chất lượng

b1. Nhóm giải quyết vấn đề thuộc một bộ phận: Là nhóm gồm những thành viên chỉ thuộc một bộ phận và chỉ giải quyết những vấn đề trong nội bộ của bộ phận đó. Những nhóm này thường họp một lần một tuần từ một đến hai giờ và làm việc thông qua một phương pháp được tiêu chuẩn hóa để giải quyết vấn đề.Đầu tiên họ nhận diện các vấn đề và chọn một vấn đề để giải quyết.Sau đó họ tập hợp dữ liệu về nguyên nhân của vấn đề và xác định cách thức tốt nhất để giải quyết. Nếu giải pháp không đòi hỏi nhiều thay đổi trong những quá trình hay nhiều nguồn hỗ trợ,nhóm có thể tự thực hiện giải pháp của bản thân nhóm. Nếu không những thành viên của nhóm sẽ đệ trình giải pháp lên nhà quản trị cấp cao hơn, yêu cầu họ chấp nhận giải pháp và những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện giải pháp.

b2. Nhóm chức năng chéo :Là nhóm gồm các thành viên từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau. Nhóm chức năng chéo không phải chỉ liên quan đến chất lượng, nó cũng có thể được sử dụng phổ biến trong việc phát triển sản phẩm mới, phát triển hệ thống và hệ thống quản trị vật liệu, chuỗi cung ứng.

Những thành viên của nhóm chức năng chéo đến từ nhiều bộ phận hay chức năng khác nhau, giải quyết những vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận chức năng khác nhau, và thông thường chúng sẽ tan rã sau khi vấn đề được giải quyết.

c. Nhóm làm việc

            Nhóm làm việc được tổ chức để hoàn thành một công việc nào đó, chẳng hạn như nhóm chịu trách nhiệm lắp ráp xe mô tô, hay nhóm thực hiện nghiên cứu thị trường

d. Nhóm tự quản : còn gọi là nhóm tự lãnh đạo hay nhóm làm việc tự chủ. Đó là những nhóm làm việc được giao quyền tự quản lý lẫn nhau . Nhóm tự quản được giao quyền hiệu chỉnh những hành động của mình và giải quyết những vấn đề họ thường gặp hàng ngày, họ cũng có quyền sử dụng những thông tin liên quan đến việc hoạch định, kiểm soát và cải tiến tác nghiệp của họ.

            Nhóm tự quản mang lại kết quả cho cải tiến chất lượng và dịch vụ khách hàng, đem lại sự linh hoạt lớn hơn, giảm chi phí, đáp ứng nhanh hơn, đơn giản hóa việc phân loại công việc, tăng cam kết của nhân viên trong tổ chức, khả năng hấp dẫn và giữ những nhân viên tốt.

e. Nhóm ảo

            Nhóm ảo là một nhóm người làm việc liên kết chặt chẽ với nhau mặc dù ở những khu vực địa lý khác nhau.Nhóm ảo hiếm khi gặp mặt nhau trực tiếp. Tương tác chính của họ thông qua các kỹ thuật như điện thoại, fax, internet, thư điện tử.

            Nhóm ảo trở nên quan trọng vì sự phát triển của toàn cầu hóa và nhu cầu để sử dụng những người tài năng và những chuyên gia trong nhiều lĩnh vực cho các dự án phức tạp và cho những giải pháp chuyên biệt theo nhu cầu của khách hàng.

            Tuy nhiên, nhóm ảo thường gặp một số khó khăn như thách thức về những khác biệt trong ngôn ngữ, văn hóa và những khác biệt trong những mối quan hệ xã hội có thể làm giảm cam kết của nhóm.

Hồng Nhung