Khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên văn phòng trên cả hai phương diện

            - Về tâm lý: Làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ hài hòa, hòa thuận với đồng nghiệp… nhân viên sẽ cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái hơn.

            - Về sinh lý: Khung cảnh làm việc không thuận lợi (màu sắc, tiếng ồn, ánh sáng,..) sẽ làm cho con người mệt mỏi, chán nản không muốn làm việc hoặc làm việc với năng suất thấp.

            Do đó khi bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái

            + Không khí, nhiệt độ phòng làm việc

            Phòng làm việc phải thoáng, đảm bảo đủ không khí trong sạch cho suốt thời gian làm việc. Nhiệt độ cần duy trì ở mức vừa phải, không quá cao quá thấp. Tùy theo thời tiết, nhiệt độ mà sử dụng các thiết bị khác nhau: điều hòa, thông gió…

            + Âm thanh

            Tiếng động ảnh hưởng trực tiếp đến thần kinh con người và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Để đo cường độ của tiếng động, người ta dùng đơn vị đo là decibel như sau:

0 d: Không có tiếng động

10 d: Tiếng động của hơi thở

20 d: Tiếng nói thì thầm

30 d: Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh

40 d: Trong thư viện: tiếng đi lại hoặc xì xào nói chuyện

50 d: Tiếng động trong nhà ( theo tiêu chuẩn bình thường)

60 d: Tiếng động của phố xá đông người

70 d: Tiếng động trong phòng đánh máy

80 d: Tiếng trong xưởng máy

90 d: Tiếng xe lửa chạy

100 d: Tiếng máy động cơ mở

110 d: Tiếng máy búa

120: Tiếng động cơ máy bay

            Âm thanh thích hợp để nghỉ ngơi làm việc có hiệu quả là dưới 50 d. Từ 90 d trở đi có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe con người.

            Trong phòng làm việc tiếng động thường xảy ra với rất nhiều các nguyên nhân khác nhau: nói chuyện to, cánh cửa kẹt khi đóng mở, chuông điện thoại to, nhân viên nói điện thoại lớn, nhiều người đi lại…

            Tùy theo từng nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp hạn chế khắc phục để giảm ồn.

            + Màu sắc:

            Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngoài của một văn phòng do đó có thể để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịu cho người đến cơ quan. Mặc khác màu sắc ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ.

            Màu sắc được chia thành hai loại chính: các màu nóng và các màu lạnh. Các màu nóng như: hồng, đỏ, da cam, vàng… thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ nâng cao năng suất lao động nagy lập tức, trong khoảng thời gian ngắn. Các màu lạnh gồm xanh nước biến, xanh da trời… tạo nên sự mát mẻ giúp cho việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất.

            Màu sắc không thích hợp có thể gây cảm giác không gian nóng và lạnh. Đối với phòng có cửa sổ hướng Bắc thì những màu nóng là thích hợp. Đối với phòng có nhiều ánh sáng mặt trời thì sử dụng màu lạnh là thích hợp.

            Trong việc chọn độ đậm nhạt của màu sắc cần tính đến đặc tính của các loại ánh sáng ( ánh sáng tư nhiên, ánh sáng nhân tạo). Bởi vì dưới ánh sáng của tự nhiên hay ánh sáng của bóng đèn sẽ làm cho độ đậm nhạt của một loại màu sắc sẽ khác nhau.

            + Ánh sáng

            Việc chiếu sáng thích hợp sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Có thể phân ánh sáng thành hai loại:

            Ánh sáng tự nhiên: Các phòng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tự nhiên.

            Ánh sáng nhân tạo: là ánh sáng các loại đèn. Nhân viên văn phòng có thể sử dụng cả hai loại ánh sáng. Khi sử dụng các loại đèn chiếu sáng cần chú ý: ánh sáng chói và quá gần sẽ làm rối loạn thị giác, gây ra sự mệt mỏi. Trần nhà bị bẩn quá sẽ làm giảm 50% năng suất chiếu sáng của đèn. Tường nhà càng sáng thì độ phản chiếu ánh sáng càng cao.

            + Tiện nghi vệ sinh

            Thời gian nhân viên văn phòng ở phòng làm việc chiếm tỷ lệ lớn do vậy một trong những điều kiện để đảm bảo cho nhân viên văn phòng cảm thấy thoải mái, yêu thích nơi làm việc và góp phần tăng hiệu quả công việc đó là bố trí tiện nghi vệ sinh thuận tiện không gây ra những phiền phức khó chịu.

            Tóm lại, khung cảnh văn phòng với bầu không khí mát mẻ không nóng, không lạnh, yên tĩnh, màu sắc hài hòa hấp dẫn, lôi cuốn, có đầy đủ ánh sáng cho từng loại công việc sẽ tạo ra sự hứng thú thoải mái cho nhân viên làm việc với năng suất cao.

                                                                                                    ThS. Nguyễn Thị Thảo