Trừ trường hợp chỉ cần phát biểu một ý tứ nào đó hoặc chỉ nói một đôi lời ngắn gọn, còn hầu như tất cả mọi bài thuyết trình, bất kể là để giảng dạy, giới thiệu một chủ đề, báo cáo về chuyên mục…đều có một kết cấu gần giống nhau, đó là:

1.      Chào mừng và giới thiệu

2.       Nêu mục đích

3.      Vạch ra trình tự bài nói

4.      Nội dung chính

5.      Tóm tắt

6.      Kết luận

7.      Giải đáp thắc mắc

8.      Tạm biệt

Khi thiêt kế bài nói, cần lưu ý là các phần giới thiệu, tóm tắt và kết luận phải ngắn gọn. Nội dung chính phải chiếm đại bộ phận thời gian của cuộc thuyết trình, không chỉ thời gian mà cả sự say mê, tâm huyết và sáng tạo. Chẻ nhỏ ra, các phần của bài nói bao gồm một số tình huống chung xuất hiện ở bất cứ trường hợp thuyết trình nào. Có tất cả 15 tình huống tổng quát với các mẫu câu bạn có thể dùng trong thuyết trình để cử toạ biết bạn sắp sửa nói gì hoặc để tập trung sự chú ý của họ. Các mẫu câu chỉ có tính tham khảo, tuỳ tính huống cụ thể mà bạn vận dụng cho thích hợp.

1.      Bắt đầu thuyết trình:

Bạn nên bắt đầu buổi nói chuyện bằng một lời chào  mừng và giới thiệu: (Kính) chào các bạn. Tôi tên là….Giám đốc công ty…Tôi rất hân hạnh có được cơ hội giới thiệu về các dịch vụ mới của chúng tôi với các bạn. Trước khi bắt đầu, cho phép tôi được nói đôi lời về bản thân. Tôi đã làm việc ở công ty…trong …năm…Hoan nghênh các bạn đã đến…Xin cảm ơn vì đã tạo cho tôi cơ hội nói chuyện với các bạn.

2.      Công bố mục đích bài nói và phác thảo sườn bài nói

Sau phần giới thiệu, phải công bố vơi cử toạ mục đích của bài nói và cho họ biết vắn tắt những điều gì sẽ được trình bày. Cũng nên xác định cả thời gian cần thiết cho việc thuyết trình.

3.      Nhắc đến tài liệu sẽ phát (nếu có)

Tài liệu phát sau khi thuyết trình có thể làmcho cử toạ thoải mái vì chỉ cần nghe mà không phải chăm chú ghi chép. Nên cho cử toạ biết ngay từ lúc bắt đầu thuyết trình liệu bạn có thể phát tài liệu cho họ (cả các bản sao trên phương tiện nghe nhìn) hay không: “Các bạn không cần phải ghi chép, cuối buổi tôi sẽ gởi các bạn toàn bộ tài liệu có tất cả các điểm quan trọng”

Sái Thị Lệ Thủy