Tinh huống trong quản trị văn phòng
<p>
<strong>1. Tình huống 1:</strong></p>
<p>
Từng nhóm 2 đến 3 bạn, lần lượt phân công nhau đóng vai khách đến cơ quan và thư ký, thực tập theo các tình huống khác nhau, những trường hợp đều bao gồm từ việc bố trí nơi đón khách, chào hỏi, tìm hiểu, giải quyết các yêu cầu của khách, xử lý các tình huống khi tiếp khách đến việc tiếp nước cho khách.</p>
<p>
<strong>2. Tình huống 2</strong>:</p>
<p>
Từng nhóm 2 đến 3 bạn, lần lượt phân công nhau đóng vai khách gọi điện thoại và thư ký, thực tập các trường hợp khác nhau, mỗi trường hợp bao gồm từ nhất máy, đối thoại cho đến khi kết thúc và cúp máy.</p>
<p>
<strong>3. Tình huống 3:</strong></p>
<p>
Sau một thời gian xa cách, có hai người bạn cũ gặp nhau, một người là giám đốc doanh nghiệp, người kia đang giữ một vị trí quan trọng trong cơ quan nhà nước (Giám đốc sở). Giám đốc doanh nghiệp đề nghị bạn mình (Giám đốc sở) đến một nhà hàng và ở đó anh đề nghị bạn mình giúp đỡ trong việc mở rộng thị trường kinh doanh trên địa bàn do mình quản lý:</p>
<p>
<strong>Anh nói</strong>: Tôi đang tìm kiếm thị trường cho doanh nghiệp tôi hoạt động, thật may biết địa bàn bạn quản lý rất hợp cho việc mở rộng hoạt động kinh doanh mà tôi dự định. Anh không từ chối giúp đỡ tôi chứ?</p>
<p>
<strong>Người kia nói</strong>: Việc đó mời anh về cơ quan tôi, ở đó chúng ta sẽ có điều kiện bàn cụ thể. Tôi không muốn cuộc gặp này mất vui.</p>
<p>
- Không sao đâu, về cơ quan có lẽ khó bàn hơn. Có gì đâu mà mất vui? Theo tôi, bàn ở đây tốt hơn. Chúng tôi vẫn quen như thế mà lại rất được việc.</p>
<p>
- Không được đâu, bây giờ chỉ nên nói chuyện vui thôi, việc khác hãy để về cơ quan tính sau!</p>
<p>
- Chúng ta cứ nên trang thủ thời gian, kinh doanh quan trọng là thời gian, “thời gian là vàng bạc” mà!</p>
<p>
- Thôi, uống đi…….dzô…</p>
<p>
Trên cơ sở vận dụng lý luận về giao tiếp, bạn có nhận xét gì về cuộc nói chuyện trên đây? Hãy đặt mình vào vị trí của từng người để trả lời đề nghị của người kia,và thử đoán xem kết quả mà hai người có được? Bạn ủng hộ quan điểm của người nò? Vì sao?</p>
<p>
<strong>4. Tình huống 4:</strong></p>
<p>
Hãy chọn một chủ đề và phân vai tiến hành họp hoặc hội nghị. Các thành viên khác trong lớp có vai trò như những người tham dự và quan sát về các giai đoạn tiến hành hội nghị?</p>
<p>
(Chủ toạ: Bắt đầu cuộc họp có đúng giờ không? Mỗi một chương trình nghị sự có đúng thời gian không? Có kiểm tra được những ai bị lạc đề không? Có chú ý đến những người phát biểu không? Có điềm tỉnh và chủ động không? Đưa ra các nghị quyết có rõ ràng không? Kết thúc cuộc họp có đúng giờ không?</p>
<p>
– Thư ký : Có phân phát đủ tài liệu cho mọi người không? Có nắm vững trình tự và thủ tục cuộc họp hoặc hội nghị không? Có hỏi chủ toạ về tính rõ ràng của nghị quyết không? Có tham gia vào thảo luận không?</p>
<p>
- Các thành viên: Có tham gia thảo luận tích cực và xây dựng không? Có ngắt lời người khác không? Có hiểu được những luận cứ đưa ra không? Có đạt được sự thoả thuận chung hay phải thông qua quyết định theo đa số? Có quan tâm đến chương trình nghị sự hay có thái độ thờ ơ? Có tham gia dự hội họp đến cùng không?).</p>
<p>
<strong>5. Tình huống 5:</strong></p>
<p>
Giám đốc Công ty Cổ phần Xây dựng Thành lợi tại Thành phố Hồ Chí Minh có chuyến đi công tác tại Hà nội 5 ngày, từ ngày 20/11/2007 đến 24/11/2007 (giờ bay đi từ sân bay Tân Sơn Nhất là 6g30’, giờ về đến sân bay Tân Sơn Nhất lúc 20g) Hãy thực hiện những công việc cụ thể theo thứ tự tổ chức cho Giám đốc chuyến công tác đó?</p>
<p>
<strong>6. Tình huống 6:</strong></p>
<p>
Nhận xét thế nào về quan điểm: Quyết định ít khi được thông qua bởi nhiều người. Thông thường, một quyết định được thông qua một nhóm người trước khi họp, hoặc sau đó bởi một nhóm khoảng 2-3 người với nhau. Trong cuộc họp, quyết định được công bố chung để thu thập thêm ý kiến cho tính dân chủ?</p>
<p>
Trương Hoàng Hoa Duyên</p>