1. Bố trí văn phòng theo mặt bằng mở

- Ngày nay, kiểu bố trí văn phòng theo lối cổ điển, tách thành từng phòng, có tường xây vách ngăn, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại đã được thay thế bằng kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở, phòng làm việc cỡ 60-80 m2, có đủ chỗ cho khoảng 20 người làm việc.

- Với kiểu mặt bằng mở, các chỗ làm việc, các phòng, ban được ngăn cách bới các vách ngăn bằng nhôm kính, bằng vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp ghép, bằng các khung ô vuông, cao cỡ 2m, các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu trong suốt, hoặc tận dụng các tủ, kệ làm vách ngăn

- Cách bố trí vách ngăn rất linh hoạt, đa dạng, không có tách hẳn các phòng, với nhiều lối qua lại từ phòng này sang phòng khác, vừa cho phép tận dụng hết mặt bằng, vừa dễ thích nghi, điều chỉnh khi có thay đổi. Người làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở sẽ thấy thoải mái vì tính cơ động, tận dụng mặt bằng, năng suất lao động, bảo trì và tạo tính tập thể trong lao động.

2. Bố trí bàn và ghế ngồi

- Bàn và ghê ngồi cần được thiết kế trong tương quan với nhau tạo sự thoải mái và linh hoạt trong công việc. Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại bàn, ghế khác nhau với mẫu mã đa dạng, có thể tìm chọn các bộ bàn ghế phù hợp.

- Ghế ngồi có loại trụ xoay được thiết kế 3 nấc điều chỉnh, có thể điều chỉnh cho phù hợp. Có loại ghế ngồi trụ xoay có thể tự động điều chỉnh theo tư thế ngồi, phù hợp với kỹ thuật viên tin học. Ghế ngồi của thư ký thường không có chỗ dựa tay

3. Ánh sáng, màu sắc và tiếng ồn

- Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, đau đầu, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mắt. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều.

- Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách đến. Ở vùng nắng ấm, nên dùng màu xanh nhạt, xanh da trời; ở vùng lạnh nên dùng laoij màu vàng, hồng hoặc nâu. Tuy nhiên, tùy theo chức năng, nhiệm vụ chung của một văn phòng cụ thể có thể chọn màu thích hợp.

- Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của văn phòng. Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lý căng thẳng, khó tập trung cho công việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh. Chú ý sử dụng các vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn; tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm.

- Bảo đảm các điều kiện an toàn khi sử dụng thiết bị điện, thực hiện PCCC theo đúng quy định. Những vật dụng như dao rọc giấy, kéo…phải để gọn gàng cẩn thận.

4. Sử dụng thiết bị văn phòng

Trong công tác văn phòng, cần nắm vững cách sử dụng các loại thiết bị thông dụng như: sử dụng máy vi tính, máy in, sử dụng internet, máy photocopy, điện thoại, fax, các thiết bị cần thiết khác.

                                                                                                            ThS. Nguyễn Thị Thảo