Tổ chức nơi làm việc của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng.

Các yêu cầu khi tổ chức nơi làm việc của văn phòng

Tùy nội dung tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của các cơ quan, đơn vị mà cách tổ chức nơi làm việc của văn phòng có thể khác nhau, song phải quán triệt  các yêu cầu cơ bản sau:

- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm  và sủ dụng cơ động diện tích văn phòng

- Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận của người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng.

- Tạo môi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao năng suất lao động và bảo vệ sức khỏe

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin

- Tiết kiệm chi phí văn phòng

- Bảo đảm an toàn kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động theo quynh định.

Các yêu cầu khi bố trí sắp xếp chỗ làm việc

Khoa học đã chứng mình rằng việc sắp xếp bàn ghế, nơi làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, giảm bớt căng thẳng, tăng năng suất lao động. Khi bố trí sắp xếp chỗ làm việc của văn phòng cần tuân theo các nguyên tắc sau: Đảm bảo sự tương quan giữa các bộ phận

Trong một cơ quan đơn vị các bộ phận có quan hệ mật thiết với nhau. Do đó việc sắp xếp bố trí các bộ phận phải tuân thủ:

Bố trí gần các bộ phận chính của cơ quan như: bộ phận điều hành, kinh doanh, kế toán, tài chính, nhân sự, dịch vụ hành chính.

- Các bộ phận có mối quan hệ mật thiết thì gần cạnh nhau

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hay cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, hoặc khu vực lễ tân.

- Cách lý các bộ phận hay gây tiếng ồn

                                                                                               ThS. Nguyễn Thị Thảo