Tiếp khách là công việc hằng ngày của các cơ quan, doanh nghiệp.Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, tiếp khách nhằm giải quyết vấn đề về quản lý và đối ngoai. ở các doanh nghiệp tiếp khách là một phần hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chất lượng tiếp khách nhiều khi góp phần quyết định cho sự thành bài của một kế hoạch lớn. Vì vậy, cần quan niệm rằng: “Khách hàng là tất cả” “Khách hàng là thượng đế”

            Thư ký là người đón khách và trực tiếp giải quyết yêu cầu của một số lượng lớn khách xin gặp giám đốc.

            Số liệu thống kê cho thấy: khoảng 25% số khách do thư ký trực tiếp giải quyết. Hơn 25% số khách do thư ký chuyển đến các nhà quản trị cấp dưới hoặc chuyên viên giải quyết. Gần 50% số khách do Giám đốc hoặc phó giám đốc trực tiếp giải quyết.

            Thư ký phải định hướng giải quyết chính xác để không làm mất thời gian của giám đốc vào những cuộc tiếp khách không cần thiết.

            Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách

            - Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách và những người đến liên hệ công tác.

            - Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc

            - Tổ chức cho giám đốc đến thăm và làm việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác

            - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách

            - Trong những hoàn cảnh nhất định có thể vừa là nhiệm vụ tiếp khách (tiếp đồ giải khát), vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

            Những kỹ năng cần thiết trong việc tiếp khách

            - Chào hỏi khách

            - Bày tỏ sự quan tâm

            - Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách

            - Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm thoại của cấp trên

            - Phòng đợi

            - Thường trực tại nơi làm việc

            - Ghi biên bản các buổi bàn bạc

 

                                                                                                    ThS. Nguyễn Thị Thảo