Hỏi giá (Inquiry – Enquiry)

         Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để mua hàng. Áp dụng cho các thị trường mới cần thông tin và không muốn bị ràng buộc.

         Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm: Tên hàng, qui cách, phẩm chất, đóng gói, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, phương thức mua bán.

Chào hàng (Offer)

         Là hình thức người bán đưa ra chào giá cho hàng hoá của mình, là đề nghị muốn kí kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua hay người bán về 1 loại hàng hóa và dịch vụ nào đó.

         Nội dung của một chào hàng bao gồm: Tên hàng, qui cách, phẩm chất, đóng gói, số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, phương thức mua bán….

         Chào hàng có hiệu lực khi người chào hàng có tư cách pháp lý, hàng hóa mua bán hợp pháp, nội dung hợp pháp, hình thức hợp pháp.

         Chào hàng hết hiệu lực khi hết thời gian hiệu lực, khi bị hủy bỏ hợp pháp, khi có sự mặc cả, khi người báo giá mất khả năng.

Hoàn giá (Counter Offer)

Khi người nhận được chào hàng (hoặc đơn đặt hàng) không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó, mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị này được gọi là hoàn giá.Khi người mua đưa ra một hoàn giá, điều này có nghĩa là người mua khước từ đối với đề nghị của người chào giá và tự mình đưa ra đề nghị mới để tiếp tục giao dịch. Đề nghị mới này gọi là trả giá (bid). Khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. Như vậy, về mặt thương mại, sự mặc cả về giá cả và điều kiện giao dịch; về mặt pháp lý là hủy bỏ phát giá trước và tự mình ra các điều kiện giao dịch mới. Và thường phải mặc cả nhiều lần mới đi đến thỏa thuận.

Đặt hàng (Order)Là một lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ người mua và nếu như trên đơn đặt hàng không có qui định gì khác thì đây là một lời đề nghị chắc chắn về việc ký kết hợp đồng, là chào hàng cố định.

Trên cơ sở mẫu hàng do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalog, hàng mẫu, giá biểu do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn hàng gửi đến bên bán. Thông thường các công ty lớn trên thế giới đều có mẫu đơn đặt hàng in sẵn. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng. Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán . . .

Chấp nhận (Acceptance)

Là sự chấp nhận, đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên kia đưa ra. Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Trong Telex hoặc Fax chỉ cần viết một chữ chấp nhận (ACCEPT) là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc.

Điều kiện hiệu lực của chấp nhận chào hàng là chấp nhận toàn bộ nội dung của báo giá, do chính người nhận được ghi trong báo giá đưa ra, được gửi đến người báo giá, được chuyển đi trong thời gian hiệu lực của báo giá và có hình thức hợp pháp.

Xác nhận (Confirmation)

         Là sự khẳng định lại những điều đã thỏa thuận nhằm tránh sự nhầm lẫn giữa những điều đang đàm phán với những điều đã thỏa thuận, đồng nghĩa với việc ký hợp đồng.

Xác nhận do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Xác nhận do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.

Xác nhận thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.

Trong quá trình tiến hành giao dịch, các bước có thể tiến hành tuần tự, song cũng có thể bỏ qua một số bước tuỳ theo đối tượng giao dịch, tính chất mặt hàng, lần giao dịch...

 Trần Nam Trang