Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả, tìm được những ứng viên tiềm năng, tránh được các rủi ro trong cả quy trình, nhà tuyển dụng cần nắm rõ các bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Mục đích của bước này trong quy trình tuyển dụng nhân sự là để xác định và hiểu rõ nhu cầu cụ thể về nguồn nhân lực mới trong tổ chức của bạn. Bước này giúp bạn định hình và xác định các vị trí công việc cần tuyển dụng để đáp ứng mục tiêu, chiến lược của tổ chức. Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm trong bước xác định nhu cầu tuyển dụng mà bạn cần lưu ý:

Nên làm:

• Phân tích công việc để xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí cần tuyển.
• Xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí.
• Xem xét nhu cầu của doanh nghiệp để xác định số lượng nhân viên cần tuyển.
• Lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả.

Không nên làm:

• Không xác định rõ nhu cầu tuyển dụng, dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả và không đáp ứng được yêu cầu công việc.
• Không thảo luận và tương tác với các bộ phận liên quan hoặc quản lý để hiểu rõ nhu cầu, yêu cầu công việc.
• Không cập nhật hoặc chỉnh sửa JD (Job Description) theo thực tế và yêu cầu công việc hiện tại.
• Không xác định được số lượng và loại hình nhân lực cần tuyển dụng, dẫn đến sự thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực trong tổ chức.

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Mục đích của bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là xác định các bước cần thực hiện để tuyển dụng nhân viên mới, đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm trong bước lập kế hoạch tuyển dụng:

Nên làm:

• Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các bước cần thực hiện, thời gian thực hiện và ngân sách.
• Sử dụng các công cụ và phương pháp tuyển dụng hiệu quả.
• Theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng để đảm bảo đạt được mục tiêu tuyển dụng.

Không nên làm:

• Kế hoạch không được lập rõ ràng và cụ thể từng hạng mục.
• Không xem xét nguồn lực như nhân sự, kỹ năng và ngân sách.
• Không cập nhật kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức, biến động thị trường.
• Tạo ra kế hoạch cứng nhắc và không có tính linh hoạt.
• Không theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng.

Bước 3: Phân tích công việc

Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, bước này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí công việc đang có nhu cầu tìm kiếm nhân sự mới. Bước này giúp bạn xác định một bản mô tả công việc chi tiết, tạo cơ sở cho việc tìm kiếm và đánh giá ứng viên phù hợp. Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm trong bước phân tích công việc này:

Nên làm:

• Xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của công việc để có góc nhìn tổng quan về vị trí cần tuyển dụng và cung cấp thông tin khi ứng viên cần.
• Xác định các yêu cầu công việc, bao gồm kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm để tìm kiếm được ứng viên phù hợp.
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá dựa trên nhiệm vụ, trách nhiệm chính, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng tuyển dụng.

Không nên làm:

• Tránh mô tả công việc không rõ ràng và mơ hồ.
• Không tương tác với các bộ phận hoặc nhân viên có liên quan để có cái nhìn đa chiều và chính xác hơn về công việc.
• Dựa trên ý kiến cá nhân của mình để xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đó.
• Phỏng vấn những người không có liên quan đến vị trí cần phân tích.
• Không cập nhật thông tin trong mô tả công việc sau khi phân tích công việc.
• Khi đã xác định được những kỹ năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm cần có, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị bản mô tả công việc đầy đủ nhất. Trong đó nêu rõ các yêu cầu đối với vị trí này, từ bản JD ứng viên tiềm năng có thể đối chiếu với bản thân và quyết định ứng tuyển hay không. JD cũng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng đã nhận được đơn  xin việc từ ứng viên thích hợp nhất.

Trong bản JD tuyển dụng HR cần đề cập đầy đủ các mục sau: tên công ty và giới thiệu công ty, những lợi ích khi làm việc tại doanh nghiệp, giá trị cốt lõi, vị trí của doanh nghiệp, chức vụ cần tuyển dụng, thuộc phòng ban nào, lương thưởng ra sao và trách nhiệm của ứng viên trong công việc, yêu cầu cụ thể về vị trí tuyển dụng, những phẩm chất ứng viên cần có, và cuối cùng là phần kêu gọi ứng tuyển.

Bước 4: Tìm kiếm ứng viên

Đây là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự mà bạn cần lưu ý. Bước này sẽ giúp bạn tìm ra và thu hút các ứng viên phù hợp với vị trí công việc đang được tuyển dụng. Dưới đây là hướng dẫn về những điều bạn nên và không nên làm trong bước này:

Nên làm:

• Nghiên cứu và lựa chọn các nguồn tuyển dụng phù hợp để tiếp cận và thu hút ứng viên.
• Chuẩn bị các content tuyển dụng thu hút, hấp dẫn, chi tiết về vị trí công việc, yêu cầu, lợi ích công việc.
• Chủ động tìm kiếm ứng viên ở nhiều nguồn khác nhau thay vì chỉ dựa vào những số lượng ứng viên đăng ký, gửi hồ sơ.
• Nếu cần, sử dụng dịch vụ của các đối tác tuyển dụng hoặc công ty tư vấn nhân sự để tìm kiếm và tiếp cận ứng viên chất lượng.

Không nên làm:

• Chỉ dựa vào một nguồn tuyển dụng duy nhất để tìm kiếm ứng viên. 
• Viết mô tả công việc mơ hồ và không hấp dẫn.
• Không tương tác và phản hồi với ứng viên.
• Bỏ qua các kênh tuyển dụng khác như mạng xã hội, các mối quan hệ cá nhân.
• Bỏ qua nguồn ứng viên nội bộ.

Xác định được ứng viên tiềm năng đồng thời thu hút và thúc đẩy họ nộp đơn cũng là bước quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng nhân sự. Có thể đăng tin tuyển dụng trên trang tin nội bộ để tận dụng nguồn ứng viên nội bộ và bên ngoài hay các trang mạng xã hội, bảng thông tin việc làm. Một trong những hình thức hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay là đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín như TopCV.

TopCV với nền tảng công nghệ ứng dụng sâu trí tuệ nhân tạo AI và Recruitment Marketing là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp có thể giải quyết cùng lúc những bài toán xoay quanh quy trình tuyển dụng. Từ tạo nguồn CV, sàng lọc hồ sơ ứng viên đến đánh giá ứng viên, đo lường hiệu quả.

Hơn nữa khai thác tối đa lượng dữ liệu lớn từ TopCV, làm cơ sở đưa ra những phán đoán, đề xuất để quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn, kết nối đúng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp với những ứng viên thích hợp.

Bước 5: Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Bước sàng lọc trong quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ giúp bạn đánh giá, lọc bỏ các hồ sơ ứng viên không phù hợp với yêu cầu và tiêu chí công việc. Dưới đây là hướng dẫn về những điều bạn nên và không nên làm trong bước này:

Nên làm:

• Xem xét hồ sơ ứng viên và đánh giá chúng dựa trên các yêu cầu, tiêu chí công việc đã xác định từ bước phân tích công việc.
• Tạo và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ ứng viên để có thể tiếp cận, sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn.
• Sử dụng công nghệ và công cụ phần mềm để tăng tính hiệu quả, tự động hóa quy trình sàng lọc hồ sơ.
• Xác định và tạo danh sách các ứng viên tiềm năng dựa trên sự phù hợp với yêu cầu công việc.

Không nên làm:

• Tránh đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí không liên quan hoặc quá chủ quan.
• Bỏ qua các hồ sơ ứng viên chỉ vì chưa hoàn thiện hoặc thiếu một số thông tin. Điều này có thể khiến bạn “vụt mất” những ứng viên tài năng.
• Không xác định và duy trì tiêu chí rõ ràng.
• Không thực hiện tương tác và thông báo với ứng viên sau quá trình sàng lọc hồ sơ.

Bước 6: Phỏng vấn ứng viên

Mục đích của bước phỏng vấn ứng viên là giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về các ứng viên tiềm năng và đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Một số điều cần làm và không nên làm với bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng nhân sự này như sau:

Nên làm:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn.
• Tạo môi trường phỏng vấn thân thiện và thoải mái.
• Đặt câu hỏi rõ ràng và có liên quan đến vị trí cần tuyển.
• Lắng nghe kỹ câu trả lời của ứng viên và đưa ra những câu hỏi follow-up để hiểu rõ hơn về họ.
• Đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ của ứng viên.
• Kết thúc buổi phỏng vấn bằng cách cảm ơn ứng viên và cho họ biết thời gian nhận kết quả.

Không nên làm:

• Đến trễ hoặc không đúng giờ cho buổi phỏng vấn.
• Tạo môi trường phỏng vấn căng thẳng và áp lực.
• Đặt câu hỏi không rõ ràng, lạm dụng câu hỏi kỹ thuật hoặc không có liên quan đến vị trí cần tuyển.
• Không lắng nghe kỹ câu trả lời của ứng viên.
• Không đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ của ứng viên.
• Không kết thúc buổi phỏng vấn bằng cách cảm ơn ứng viên và cho họ biết thời gian nhận kết quả.

Tùy vào quy mô và nhu cầu của bộ phận tuyển dụng, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức phỏng vấn như sau:

• Phỏng vấn qua điện thoại: Đây là hình thức phỏng vấn dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện để sàng lực ứng viên cũng như năng lực của họ. Phỏng vấn qua điện thoại cũng giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên. Cuộc trao đổi có thể ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đủ thời gian để bạn đánh giá được kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của ứng viên.
• Phỏng vấn trực tiếp: Đây cũng là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể thực hiện bởi quản lý cao nhất và chỉ dành cho một nhóm những ứng viên nổi bật. Doanh nghiệp cũng cần thống nhất ở bước này đồng thời lên danh sách ứng viên dự phòng.

Bước 7: Đánh giá ứng viên

Mục đích của bước đánh giá ứng viên là tổng hợp tất cả các thông tin thu thập được từ các bước trước đó, bao gồm hồ sơ xin việc, quá trình phỏng vấn, các bài kiểm tra năng lực và đánh giá từ đồng nghiệp, để đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.  Một số điều cần làm và không nên làm trong bước đánh giá ứng viên này như sau:

Nên làm:

• Sử dụng các tiêu chí đánh giá phù hợp với vị trí cần tuyển.
• Đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và các yếu tố khác của các ứng viên.
• So sánh các ứng viên với nhau để tìm ra người phù hợp nhất với vị trí cần tuyển.
• Lấy ý kiến từ các đồng nghiệp và người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển.

Không nên làm:

• Đánh giá ứng viên dựa trên cảm tính.
• Không đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và các yếu tố khác của các ứng viên.
• Không so sánh các ứng viên với nhau.
• Không lấy ý kiến từ các đồng nghiệp và người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển.
• Bỏ qua việc cung cấp phản hồi cho ứng viên sau quá trình đánh giá.

Bước 8: Mời ứng viên nhận việc

Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, bước này được thực hiện để gửi lời mời chính thức và tiếp tục quá trình nhận việc đến ứng viên. Thực hiện bước này một cách chuyên nghiệp và tận tâm sẽ giúp đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong việc gia nhập ứng viên vào tổ chức của bạn.

Nên làm:

• Gửi lời mời làm việc sớm nhất có thể sau khi quyết định tuyển dụng ứng viên.
• Lời mời làm việc phải rõ ràng và đầy đủ thông tin, bao gồm tên công ty, vị trí công việc, mức lương, ngày bắt đầu làm việc, các quyền lợi và phúc lợi,…
• Gửi lời mời làm việc bằng văn bản, có thể là email hoặc thư tay.
• Liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận được lời mời làm việc và sẽ nhận việc.

Không nên làm:

• Gửi lời mời làm việc quá trễ.
• Lời mời làm việc không rõ ràng hoặc thiếu thông tin.
• Gửi lời mời làm việc bằng miệng.
• Không liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận được lời mời làm việc và sẽ nhận việc.

Bước 9: Chào đón nhân viên mới

Bước chào đón nhân viên mới là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Nếu chào đón nhân viên mới tốt, doanh nghiệp có thể tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới và giúp họ hòa nhập với văn hóa công ty, từ đó tạo động lực cho họ làm việc hiệu quả và gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn. Dưới đây là một số điều cần làm và không nên làm trong bước chào đón nhân viên mới:

Nên làm:

• Chuẩn bị kế hoạch chào đón nhân viên mới, bao gồm giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp, người quản lý, các phòng ban và các quy trình của công ty.
• Cung cấp cho nhân viên mới các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như quy định nội bộ, bảng lương, chế độ bảo hiểm, v.v.
• Tổ chức các hoạt động xã hội để nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đồng nghiệp.
• Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu làm việc.

Không nên làm:

• Để nhân viên mới tự tìm hiểu mọi thứ.
• Không giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp và người quản lý.
• Không cung cấp cho nhân viên mới các tài liệu cần thiết.
• Không tổ chức các hoạt động xã hội cho nhân viên mới.
• Không theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu làm việc.

 

(P/s: Có tham khảo một số tài liệu chuyên môn)

Lê Hoàng Thiên Tân