Cải tiến đột phá liên quan đến những thay đổi không liên tục, cái ngược lại với triết lý thay đổi liên tục của Kaizen. Cải tiến đột phá bắt nguồn từsựđổi mới và tưduy sáng tạo. Hai phương pháp định chuẩn (benchmarking) và tái thiết kếcó thểgiúp tổchức thực hiện cải tiến đột phá.      

a. Định chuẩn (Benchmarking)

• Khái niệm

So sánh chuẩn là quá trình so sánh quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp và số liệu hiệu suất thực hiện với những hoạt động tốt hơn hoặc những ngành công nghiệp tốt hơn từ các doanh nghiệp khác. Loại tiêu chí đo lường là chất lượng, thời gian, chi phí. Trong quá trình thực hiện so sánh chuẩn đối với những hoạt động tốt hơn, nhà quản trị phải xác định những công ty tốt nhất trong ngành công nghiệp của mình, hoặc trong ngành công nghiệp khác mà tổn tại quy trình tương tự, và so sánh kết quả và quy trình mục tiêu (của ngành công nghiệp nghiên cứu) với kết quả và quy trình của doanh nghiệp của mình. Và bằng cách này, chúng ta sẽ học được cách làm thể nào để thực hiện tốt mục tiêu và quan trọng hơn, các quy trình kinh doanh sẽ giải thích tại sao các doanh nghiệp đó thành công

So sánh chuẩn“Là một quá trình liên tục đánh giá sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động thức tiễn so với những đối thủ cạnh tranh lớn nhất hoặc so với những công ty đang dẫn đầu trong ngành” (David T. Kearns, cựu chủ tịch tập đoàn Xerox)

So sánh chuẩn “Là quá trình tìm kiếm những hoạt động thực tiễn có giá trị dẫn đường cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.” (Robert C. Camp, Xerox)“Hoạt động thực tiễn có giá trị được định nghĩa là bất kỳ một phương pháp, kiến thức, bí quyết hay kinh nghiệm đã được chứng minh là có giá trị và hiệu quả trong một tổ chức và có thể được áp dụng cho tổ chức khác. Định chuẩn là nghiên cứu cách thức tác nghiệp tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả tốt hơn. Định chuẩn giúp một công ty học điểm mạnh và điểm yếu – cả những điểm mạnh điểm yếu của người lãnh đạo trong những ngành công nghiệp khác.

• Các dạng so sánh chuẩn

So sánh nội bộ  là sự so sánh trong cùng một tổ chức

So sánh với bên ngoài là sự so sánh với các tổ chức trong cùng một ngành công nghiệp cụ thể hoặc các ngành công nghiệp

So sánh chức năng là việc so sánh về chức năng và quá trình trong các ngành khác nhau

So sánh tính cạnh tranh nhằm xác định các quá trình có hiệu quả nhất từ nhiều công ty có các quá trình tương tự

So sánh kết quả hoạt động giúp các công ty đánh giá vị trí cạnh tranh của mình thông qua so sánh sản phẩm, bao gồm cả dịch vụ

So sánh chiến lược xem xét cách thức cạnh tranh của các công ty, qua đó xây dựng chiến lược đem lại sự thành công trên thị trường

So sánh tổng quát là các so sánh toàn diện về hoạt động của công ty. Đây là một hình thức so sánh có hiệu quả nhất nhưng công phu và không  phải lúc nào cũng có điều kiện thực hiện.

• Các phương pháp thực hiện so sánh chuẩn (benchmarking)

- Nghiên cứu trong tổ chức : Xem xét các tài liệu và thông tin đã được công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động.

- Nghiên cứu thông qua bên thứ ba : Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn. Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ chức để thu thập các luồng thông tin khác nhau.

- Trao đổi trực tiếp : Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về nghiên cứu so sánh đối chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý kiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu hỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp thảo luận giữa các nhóm.

- Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp:Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa các nhóm thực hiện so sánh đối chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi thông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và hiệu quả nhất để thực hiện so sánh đối chuẩn

• Các bước thực hiện so sánh chuẩn

Chuẩn bị

- Xác định nhu cầu, có sự cam kết của lãnh đạo

- Xác định dạng so sánh chuẩn, xem xét các quá trình nào cần ưu tiên, quyết định phạm vi so sánh

- Thành lập nhóm công tác, tiến hành đào tạo

- Phân tích quá trình của công ty, tìm đối tác, lập công cụ thu thập thông tin; bảng câu hỏi

- Lựa chọn đối tác, liên hệ với các đối tác tiềm năng

Thực hiện

- Xây dựng mối quan hệ , trao đổi thông tin, bày tỏ thiện chí, tiến hành tham quan, nghiên cứu, lập báo cáo

- Lập kế hoạch, xây dựng phương pháp, phân công , lập kế hoạch tiến đô

- Thực hiện kế hoạch, báo cáo tiến độ thực hiện đến người phụ trách và giám sát thực hiện

Hoàn thiện

- Đánh giá các kết quả đạt được, tiếp tục quá trình so sánh  chuẩn, cập nhật các phương pháp tốt nhất để không ngừng cải tiến công việc

b. Tái thiết kế

            Tái thiết kế tập trung vào cải tiến đột phá để cải tiến chất lượng, tốc độ làm việc và để giảm chi phí dựa vào sự thay đổi một cách nền tảng những quá trình. Tái thiết kế thường sử dụng khi nhu cầu cải tiến lớn đến mức cần gia tăng những thay đổi để thay đổi tác nghiệp.

            Lãng phí là kẻ thù của sự hiệu quả. Giảm lãng phí là mục tiêu của cả TQM và JIT. Tái thiết kế quy trình để giảm lãng phí là một nghệ thuật hơn là khoa học.

            Một số nguyên lý tái thiết kế :

• Giảm thời gian chờ đợi
• Giảm số bước : Nếu bước công việc không làm gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ hay không đem lại sự thu hút khách hàng nhiều hơn, bước đó nên loại bỏ. Trong tổ chức sản xuất chế tạo, việc di chuyển, tồn kho, và kiểm tra sản phẩm hiếm khi làm gia tăng giá trị. Do đó nên giới hạn những bước này nếu có thể.
• Thực hiện các bước song song hiệu quả hơn là tuần tự

Liên hệ sớm với người quan trọng để tránh trường hợp có những công việc được làm trước khi những người quan trọng cho ý kiến.

Hồng Nhung