Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ quản lý của công ty bạn và đồng thời nó gây ấn tượng tốt hay xấu với người tham dự.

Bạn có thể họp trong phòng của bạn không? Bạn có muốn một không khí thân mật và hiệu quả cao trong buổi hội thảo không? Bạn có muốn vừa là buổi hội thảo kinh doanh vừa có tiện nghi xã hội không? Yêu cầu những tiện nghi cho cuộc hội thảo là gì? Cách bố trí phòng hội thảo như thế nào?

Cả hai địa điểm ở trung tâm thành phố hoặc ngoài trung tâm thành phố đều có cái thuận tiện và bất tiện của nó.

Hãy em xét kỹ cả hai địa điểm xem cái nào sẽ phục vụ tốt cho nhu cầu của buổi hội thảo.

Hãy xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự. Một số ít người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm thấy lạc lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một căn phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.

Người chủ tịch (chủ tọa) luôn ngồi đầu bàn. Bạn dễ dàng xác định được nơi nào là đầu bàn. Đầu bàn thường có bảng đen, khung đen, màn sẽ được đặt đàng sau của đầu bàn hội nghị, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tịch.

Các nhân viên của cơ quan và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành một nhóm và ngồi phía bên phải và bên trái của chủ tịch. Nếu bạn lên kế hoạch sắp xếp cho buổi hội thảo, nhưng không phân biệt riêng từng chỗ ngồi, thì người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ. Hơn thế nữa những người tham dự cùng một phòng ban sẽ thích ngồi gần nhau nói chuyện về những vấn đề khi chúng phát sinh ( điều này có thể gây lộn xộn trong buổi hội thảo).