Chức năng quan trọng nhất của văn bản là truyền đạt thông tin: Văn bản luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan nhà nước, của tổ chức xã hội và của cá nhân. Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Không có thông tin thì tổ chức đó không thể thực hiện được bất kỳ sự điều phối và thay đổi nào cả.

            Thông tin là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý. Trong quá trình quản lý của một cơ quan đơn vị, các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới. Các nhà quản trị không thể ra các quyết định đúng đắn khi không có thông tin đặc biệt là các quyết định về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, quản trị nhân lực.

            Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua những vấn đề sau:

            - Ghi lại các thông tin quản lý.

            - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý.

            - Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.

            Chức năng thông tin của văn bản không đơn thuần chỉ là lượng thông tin được chuyển tải từ chỗ này đến chỗ kia, từ cơ sở này đến cơ sở khác, mà lượng thông tin ấy là chỗ dựa, là cơ sở cho hoạt động của xã hội, hoạt động của con người.

            Đây là chức năng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều phương tiện hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng nhưng vẫn phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan…

Hồng Nhung