Trong cuộc đàm phán mô phỏng, mỗi bên đàm phán cần có ít nhất 2 người, nếu không sẽ không có được nhiều ý tưởng. ( Mỗi bên có thể có tối đa 4 người, nghĩa là tổng cộng tám người cho cả hai bên. Nhiều hơn thế sẽ khó thực hiện).

Hãy nhớ rằng đây là đàm phán song phương, vì thế mỗi bên cần có một người là người đám phán chính. Tuy vậy, tất cả những thành viên khác đều phải phát biểu ý kiến. Mặc dù trên thực tế, việc để chọn mọi thành viên phát biểu ý kiến không phải là cách làm tối ưu, nhưng trong đàm phán mô phỏng, mục đích của chúng ta là trao đổi ý kiến càng nhiều càng tốt để có được ý tưởng hay nhất.

Bạn cũng có thể mô phỏng  một cuộc đàm phán đa phương , nhưng bạn đừng vội làm điều đó khi bạn còn chưa sử dụng mô hình một cách thành thục bởi quá trình đàm phán rất phức tạp. Đàm phán song phương là tốt nhất, hoặc bạn có thể chia nhỏ cuộc đàm phán đa phương thành nhiều cuộc đàm phán song phương.

Khi mô phỏng, chủ thể đàm phán sẽ phải đóng vai đối phương, nghĩa là người đó phải đưa ra những lý lẽ tốt nhất để chống lại chính mình. Khi hoán đổi vị trí, chủ thể đàm phán đứng ở vị trí của đối phương để có thể hiểu được suy nghĩ của họ.

Nói cách khác, với sự hỗ trợ của ít nhất một người nữa, chủ thể đàm phán sẽ phải chuẩn bị mọi thứ mà đối phương sẽ chuẩn bị, thương lượng giống như đối phương sẽ thương lượng. Con người  khác sẽ vào vai chủ thể đàm phán. Về cơ bản, chủ thể đàm phán sẽ phải đối diện với chính mình và quan sát bản thân đàm phán.

Bạn cần đảm bảo rằng mọi người tham gia đàm phán mô phỏng đều được cung cấp trước cá thông tin và dữ kiện như nhau, được sơ lược trước về tình huống đàm phán. Sau đó, bạn hãy chia mọi người thành hai nhóm và tách họ ra xa nhau ( để bên này không nghe thấy bên kia nói gì). Trên quan điểm của bên đàm phán mà họ vào vai, cả hai nhóm sẽ lần lượt trả lời từng câu hỏi, sẽ mất từ 45 phút – 1 tiếng rưỡi để hoàn thành các bước và trả lời câu hỏi.

 Kết thúc khâu chuẩn bị, hai nhóm trở lại cùng nhau và tiến hành đàm phán theo phân vai của mình. Đừng chỉ âm thầm theo dõi hay im lặng. Hãy đóng đúng vai  và cố gắng giành lợi thế  nhiều nhất cho bên mình. Điều này sẽ giúp bạn cảm nhận được cường độ đàm phán thực tế. Thời gian thương lượng tối thiểu là 45 phút, hoặc bạn có thể đàm phán hàng giờ nếu muốn.

Sau khi đàm phán kết thúc, hãy suy nghĩ và trao đổi về những gì đã diễn ra. Hỏi nhóm kia xem họ đã chuẩn bị như thế nào, chia sẻ với nhau các ghi chép, kiểm tra xem cái gì thành công như dự tính, cái gì không, cái gì có thể sử dụng trong đàm phán thực sự.

Cuối cùng banjc ần tổng hợp chúng thành một kế hoạch đàm phán một kế hoạch đàm phán để áp dụng trên thực tế. Đến lúc này, thay vì chỉ có mình bạn suy nghĩ, bạn đã có một loạt ý tưởng là sản phẩm của quá trình tư duy sâu của nhiều người trong suốt một tiếng rưỡi đồng hồ xoay quanh các câu hỏi: đối phương muốn gì, nên sử dụng những tiêu chuẩn nào, có những phương án nào, vv. Nhờ đó công tác chuẩn bị của  bạn sẽ càng kỹ càng hơn.

Hãy nhớ, người tham gia đàm phán mô phỏng  không cần phải là các chuyên gia. Các chủ thể đàm phán cần thêm góc nhìn mới. Lý do là vì yếu tố chi phối phần lớn cuộc đàm phán là yếu tố con người và quá trình, chứ không phải  là yếu tố chuyên môn.

                                                                                                                                                                                                                                         Nguyễn Thị Thảo