a. Tự công bố của người cung cấp

• Khái niệm

Người cung cấp có thể là người sản xuất, phân phối, nhập khẩu, lắp đặt hay tổ chức dịch vụ….Tự công bố của người cung cấp là một thủ tục mà theo đó người cung cấp tự đánh giá và đảm bảo dưới dạng văn bản rằng một đối tượng nào đó phù hợp với các yêu cầu quy định.

• Mục đích

Hoạt động tự công bố nhằm mục đích chứng tỏ sản phẩm, quá trình hay hoạt động được xem xét là phù hợp với văn bản đã xác định và nói rõ ai là người chịu trách nhiệm về sự phù hợp này.

Việc tự công bố có thể áp dụng cho cả trường hợp tự nguyên hoặc bắt buộc. Trong trường hợp liên quan đến yêu cầu bắt buộc như sức khỏe, an toàn, môi trường, ….Còn trong trường hợp thứ hai , tự công bố được coi như là một công cụ tiếp thị và do yêu cầu của khách hàng và thị trường.

• Ưu nhược điểm :

- Ưu điểm :

+ Tiết kiệm thời gian và kinh phí

+ Đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của người tiêu dùng

+ Khuyến khích việc áp dụng tiêu chuẩn

-Nhược điểm :

+ Thiếu sự thuyết phục

+ Dễ xảy ra sự lạm dụng và gây lẫn lộn cho người tiêu dùng nếu không có sự quy định rõ ràng về trách nhiệm pháp trị của người công bố

• Người ta thường kết hợp với những hệ thống đánh giá khác, việc tự công bố chỉ là một giai đoạn trong hệ thống này
  • Yêu cầu chung khi tự công bố

- Người cung cấp phải chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu/đặc trưng của đối tượng được xét

- Các chỉ tiêu/đặc trưng này phải được quy định trong văn bản đã xác định

- Việc công bố phải dựa trên các phép thử hay dựa trên sự xem xét, đánh giá

- Hệ thống chất lượng có liên quan phải đảm bảo phù hợp với các văn bản quy định.

• Nội dung công bố:

Bản công bố phải có đủ thông tin để các sản phẩm, quy trình hay dịch vụ được đề cập có thể kiểm chứng lại được. Nói chung tối thiểu phải có các thông tin sau :

- Tên, địa chỉ người cung cấp :

- Nhận dạng đối tượng (tên, loại, số hiệu, kiểu nhãn, các thông tin thích hợp khác..)

- Công bố về sự phù hợp

- Ngày tháng, nơi công bố

- Chữ ký của người chịu trách nhiệm

- Các thông tin bổ sung, phòng thí nghiệm hay tổ chức chứng nhận có liên quan, số hiệu bản kết quả thí nghiệm, hệ thống chất lượng được áp dụng …

b.Chứng nhận

Chứng nhận là một thủ tục mà bên thứ ba áp dụng để đảm bảo rằng một đối tượng nào đó phù hợp với các yêu cầu quy định.

Bên thứ ba là một tổ chức độc lập với người cung cấp và khách hàng và được gọi là “ Tổ chức chứng nhận”

Hoạt động chứng nhận có những lợi ích cơ bản sau :

• Đem lại lòng tin cho khách hàng
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế
• Chứng chỉ về sự phù hợp trong nhiều trường hợp là một đòi hỏi để các doanh nghiệp vào được các thị trường chủ yếu trên thế giới
• Chứng nhận sản phẩm : Các yêu cầu cần chứng nhận của sản phẩm

-  Yêu cầu đảm bảo sự an toàn cho người tiêu dùng. Ví dụ như các dụng cụ điện, khí đốt, thiết bị bảo vệ cá nhân

- Yêu cầu về sự phù hợp với các yêu cầu chung về chất lượng theo quan điểm sử dụng

- Yêu cầu về việc giảm ô nhiễm môi trường : đánh giá hệ thống quản trị môi trường gắn với việc sản xuất ra những sản phẩm thỏa mãn các yêu cầu vè sinh thái, quá trình sản xuất cũng không được gây ô nhiễm môi trường.

- Yêu cầu về chất lượng dịch vụ : hoạt động chứng nhận các hoạt động dịch vụ : Việc đánh giá sự phù hợp của dịch vụ bao gồm khả năng cung cấp dịch vụ đã quy định, mặt khác là sự hài lòng của khách hàng/người tiêu dùng/người mua dịch vụ.

-Yêu cầu về sự xác nhận giá trị các sản phẩm của họ nhờ các chương trình chứng nhận sự phù hợp : ngành công nghiệp, lươn thực thực phẩm…

• Hệ thống chứng nhận sản phẩm

Hệ thống chứng nhận sản phẩm được xây dựng và đưa vào hoạt động với nhiều mục đích : cải tiến chất lượng, đơn giản hóa hoạt động thương mại, thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn …trong nhiều quốc gia, hoạt động chứng nhận đã góp phần quan trọng cho sự phát triển công nghiệp, thúc đẩy thương mại và nâng cao mức sống.

Hệ thống chứng nhận sản phẩm được hiểu là một tập hợp các thủ tục được sử dụng để xác định sự phù hợp của sản phẩm đối với tiêu chuẩn được áp dụng.

Một hệ thống chứng nhận tốt phải đáp ứng được các yêu cầu của quản trị Nhà nước, phải đem lại lợi ích cho người được chứng nhận và người sử dụng kết quả chứng nhận.

Một trong những yêu cầu của hoạt động chứng nhận là phải làm cho người sử dụng an tâm đối với chất lượng sản phẩm được chứng nhận trong suốt thời hạn được chứng nhận.

Trong nhiều quốc gia, việc chứng nhận bắt buộc được thay thế bằng các hệ thống có chức năng tương tự nhưng không phải là thuộc hoạt động chứng nhận.Ví dụ hệ thống ghi dấu “CE” trên các sản phẩm đòi hỏi phải thỏa mãn các yêu cầu về an toàn của Hội đồng liên minh Châu Âu (EU).

• Chứng nhận các hệ thống quản trị

Việc chứng nhận hệ thống quản trị như là một hình thức đảm bảo rằng công ty sẽ cung cấp sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng các yêu cầu người mua. Khách hàng cũng muốn người cung cấp có một sự đảm bảo rằng chất lượng đã được kiểm tra xác nhận sẽ phù hợp với một tiêu chuẩn được thừa nhận rộng rãi. Các công ty cũng có thể tự mình tiến hành đánh giá người cung cấp, nhưng điều này phải tốn nhiều chi phí .Hoạt động chứng nhận của bên thứ ba cũng sẽ đáp ứng nhu cầu của bên cung cấp và khách hàng với chi phí ít nhất.Ngoài ra, việc đánh giá được tiến hành bởi một tổ chức chứng nhận có chuyên môn nghiệp vụ và uy tín sẽ đem lại hiệu quả đáng tin cậy và được chấp nhận ở mức độ cao hơn.

Trong những năm gần đây, vấn đề môi trường ngày càng được người tiêu dùng, các tổ chức quốc gia và quốc tế quan tâm. Một sản phẩm nếu gây ảnh hưởng đến môi trường rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh. Bộ tiêu chuẩn ISO ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu này. Cho đến nay rất nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai mạnh mẽ hoạt động chứng nhận hệ thống quản trị môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000.

c.Giám định

Giám định kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường, thử nghiệm các đặc trưng nào đó và so sánh với các chuẩn mực quy định, đồng thời tiến hành các dịch vụ khác liên quan đến sản phẩm.

Các dịch vụ liên quan này bao gồm việc lựa chọn, đánh giá sản phẩm, cấp các chứng chỉ phù hợp theo các chuẩn mực xác định, đánh giá năng lực của người sản xuất, hoạt động của hệ thống chất lượng và khuyến nghị về việc chấp nhận hệ thống chất lượng của bên cung cấp.

Ngoài ra, người cung cấp có thể thuê các giám định viên hoạt động tại Công ty của mình để xác định sự phù hợp, hỗ trợ cho việc tự công bố sự phù hợp

Hoạt động giám định có thể tiến hành như một chức năng riêng biệt của một tổ chức giám định, hoặc có thể xem như một phần của hệ thống chứng nhận và do tổ chức chứng nhận tiến hành.

Nói chung, nội dung giám định bao gồm :

- Giám định chất lượng : Xem xét, kiểm tra chất lượng hàng hóa, thiết bị, các chỉ tiêu kỹ thuật, bảo quản, thời hạn sử dụng, mức độ mới, cũ, và các vấn đề khác có liên quan

- Giám định số lượng : Kiểm tra số lượng, chủng loại, sự đồng bộ, mọi sự vi phạm do cố tình hay vô ý của bên bán, bên mua nhằm trốn tránh sự kiểm soát, trốn thuế…

- Giám định về giá cả :Xem xét kiểm tra về giá cả, tránh việc cố tình nâng giá hay giảm giá, giúp các tổ chức có thẩm quyền xác định đúng để có những biện pháp xử trị cần thiết.

Do hoạt động giám định bao trùm một phạm vi rộng lớn, đa dạng nên khó có thể mô tả đủ, chính xác các hoạt động để đem lại một phương pháp tiến hành thống nhất.

d.Thử nghiệm, hiệu chuẩn

Thử nghiệm, hiệu chuẩn cũng là một hoạt động đánh giá sự phù hợp.Hoạt động này cung cấp các bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm so với các yêu cầu quy định, phục vụ cho hoạt động chứng nhận, kiểm tra giám định.

Mức độ chặt chẽ và tổng quát của các yêu cầu đối với một phòng thử nghiệm hay hiệu chuẩn (tổ chức thí nghiệm) tùy thuộc vào việc thí nghiệm, khối lượng phép thử được tiến hành cũng như trách nhiệm pháp trị về tính đúng đắn của kết quả thử.

Trong các xí nghiệp công nghiệp hay dịch vụ có thể cần các phòng thí nghiệm phục vụ cho các nhu cầu nội bộ, cung cấp các bằng chứng về chất lượng sản phẩm hay dịch vụ, phục vụ cho nhu cầu công bố hay cho các mục đích khác như chứn nhận.

Yêu cầu chung đối với các phòng thí nghiệm này là phải cung cấp các kết quả đảm bảo tính đúng đắn, chuẩn xác, phù hợp với yêu cầu phép đo.

e.Công nhận các tổ chức đánh giá

Để có sự hòa nhập trong hệ thống đánh giá sự phù hợp cần phải có sự thống nhất về các chuẩn mực đối với các tổ chức đánh giá và thủ tục đánh giá. Ngoài ra, một yêu cầu khác cũng rất quan trọng đối với các tổ chức cung ứng sản phẩm và dịch vụ cũng như đối với khách hàng là làm sao để tránh đánh giá nhiều lần, điều này sẽ làm tăng chi phí sản xuất sản phẩm, và cuối cùng nó sẽ không đem lại lợi ích gì cho khách hàng bởi vì chi phí này sẽ do khách hàng chịu.

Có một biện pháp để thực hiện yêu cầu này : Các tổ chức chứng nhận tiến hành các thỏa thuận song phương hoặc đa phương. Theo cách này thì chứng chỉ được một tổ chức chứng nhận cấp sẽ được sự chấp nhận của các tổ chức tham gia ký thỏa thuận.

Cách này chưa thể áp dụng triệt để do phạm vi tác dụng còn rất hạn chế. Nếu muốn được chấp nhận ở nhiều quốc gia hay khu vực , các tổ chức chứng nhận phải ký nhiều thỏa thuận song phương hoặc đa phương, gây tốn kém không ít thời gian và chi phí.

Cách khác có hiệu quả hơn là tại mỗi quốc gia thành lập cơ quan công nhận quốc gia để công nhận các tổ chức đánh giá sự phù hợp

Hồng Nhung