Một doanh nghiệp dù hoạt động trong một ngành kinh tế nào cũng có tính độc lập tương đối, lập thành một hệ thống (system), có các mối quan hệ bên trong và bên ngoài cũng như các hệ thống thông thường khác.

Thực chất doanh nghiệp là một hệ thống chuyển hóa các đầu vào thành đầu ra dưới dạng sản phẩm dịch vụ.

Vì một doanh nghiệp có 3 chức năng chính là marketing, sản xuất dịch vụ và tài chính kế toán nên thường được tổ chức thành những bộ phận riêng, lập thành 3 hệ thống bộ phận, có tác động qua lại với nhau, tạo thành các mối quan hệ chủ yếu bên trong của doanh nghiệp.

Các nhân tố bên ngoài có tác động đến doanh nghiệp bao gồm chủ yếu là hệ thống kinh tế quốc gia, hệ thống mậu dịch quốc tế, hệ thống chính trị quốc gia và quốc tế.

Những nhà quản trị nào thông hiểu được sự vận hành của những hệ thống bên trong và bên ngoài sẽ có cơ hội trở thành các nhà quản trị giỏi, có khả năng phối hợp những mối liên hệ giữa con người với các nguồn tiềm năng vật chất, tài chính, thông tin…để làm cho hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.

Với quan điểm nhìn nhận doanh nghiệp như là một hệ thống sẽ giúp chúng ta có được tầm nhìn bao quát, toàn diện về doanh nghiệp trong mối quan hệ với môi trường hoạt động. Điều này giúp chúng ta xây dựng được những nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, có tính khả thi để thực hiện tốt mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp.

Quy trình chuyển hóa của các doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy theo tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Ta có thể hình dung điều này qua sơ đồ sau:

Các hệ thống phụ: Như trên đã nói trong một doanh nghiệp thường có 3 bộ phận chính là marketing, sản xuất dịch vụ và kế toán tài chính. Dưới các hệ thống này còn có các hệ thống phụ khác như hệ thống tồn kho, hệ thông điều hành lịch trình sản xuất, hệ thống tạo mãi, hệ thống duy trì, bảo quản năng lực doanh nghiệp.

Như vậy trong nội bộ doanh nghiệp có rất nhiều mối quan hệ chằng chịt cần phải điều hòa sao cho tối ưu. Ví dụ bộ phận tại chính có thể đưa ra mục tiêu giữ mức tồn kho thấp nhất nhằm giảm vốn đầu tư cho lượng tồn kho đó. Ngược lại đối với hệ thống tiêu thụ lại muốn duy trì một lượng tồn kho lớn để cung ứng kịp thời cho thị trường. Nếu không điều hòa được yêu cầu của các hệ thống phụ này thì hoạt động của cả hệ thống- doanh nghiệp được xem là dưới mức tối ưu.

 Cần xem xét điều chỉnh yêu cầu của các hệ thống phụ để cho hoạt động chung không nằm dưới mức tối ưu. Đó cũng là nhiện vụ của nhà quản trị. Nói rộng ra nhà quản trị cần xem xét các chiến lược của doanh nghiệp trên quan điểm hệ thống, lựa chọn chiến lược tốt nhất để ra quyết định thực hiện.

Giảng viên: Mai Thị Hồng Nhung