Một công việc sẽ thực hiện hai chức năng liên quan với nhau: Nó là đơn vị năng suất đối với tổ chức và đơn vị nghề nghiệp đối với cá nhân. Thiết kế một công việc tốt  là phải đảm bảo thoả mãn được cả hai chức năng này. Thiết kế công việc đúng có ý nghĩa to lớn trong việc đạt tới các mục tiêu của tổ chức, đồng thời nó cũng là nhân tố chủ yếu của việc động viên cá nhân và yếu tố cơ bản của sự thành công của tổ chức.

Muốn có sự động viên cao độ, việc thiết kế công việc phải đảm bảo tạo ra được những công việc có ý nghĩa, hấp dẫn và thách thức sự thông minh. Tất nhiên, đây là điều không đơn giản do việc thiết kế công việc phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh, công nghệ sử dụng, cấu trúc tổ chức của đơn vị…

Muốn thực hiện tốt cả hai chức năng của công việc - đơn vị năng suất và đơn vị nghề nghiệp - đòi hỏi các nhà quản trị quan tâm đến sự phù hợp giữa người lao động và công việc. Có hai chiến lược cơ bản tạo ra sự phù hợp này: Bố trí người đúng việc và bố trí việc đúng người.

a) Bố trí người đúng việc

Để tạo ra sự phù hợp giữa công việc và con người, cách tiếp cận đơn giản và phổ biến là thiết kế công việc xong rồi tìm người phù hợp để bố trí vào. Vấn đề quan trọng khi thiết kế công việc là phải tạo ra những công việc có ý nghĩa, hấp dẫn và thách thức sự thông minh. Trong thực tế, do các lý do kinh tế hoặc kỹ thuật, công việc có thể được chia thành những nhiệm vụ mang tính chu kỳ được lặp đi lặp lại. Những công việc như vậy sẽ gây ra sự mệt mỏi, nhàm chán và bất mãn cho người lao động.

Để tránh sự bất mãn, giảm sự mệt mỏi, nhàm chán và hỗ trợ sự động viên có thể có ba giải pháp: xem xét công việc một cách thực tế, luân phiên thay đổi công việc và vứt bỏ đi các giới hạn. Mỗi giải pháp này bao gồm việc điều chỉnh con người nhiều hơn là công việc trong việc hướng tới sự phù hợp con người – công việc.

Xem xét công việc một cách thực tế

Những mong đợi không thực tế là nguyên nhân chủ yếu của sự bất mãn, sự động viên thấp và sự thuyên chuyển. Mong đợi không thực tế thường xảy ra ở người lao động khi họ theo đuổi việc làm và điều này thường được tăng cường trong quá trình phỏng vấn do quá trình người phỏng vấn muốn hấp dẫn ứng viên. Như là một kết quả, người phỏng vấn thường nói những điểm tốt về công ty để các ứng viên chấp nhận công việc và chính điều này củng cố thêm những mong đợi không thực tế sẽ làm cho sự bất mãn đối với công việc nặng hơn rất nhiều.

Xem xét công việc một cách thực tế là việc giải thích với người lao động một cách thành thật những điều mà một công việc đòi hỏi một cách thực sự. Điều này giúp tránh sự bất mãn ở người lao động - kết quả của những mong đợi không thực tế. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh giá trị thực tế của việc đưa ra cả hai mặt tích cực và tiêu cực của công việc cho các ứng viên trước khi nhận việc, ngay cả những công việc có sự chuyên môn hoá cao. Một trong những thực nghiệm rất sớm đã chỉ ra rằng những người lao động trực tổng đài điện thoại được xem film về việc thực hiện công việc của họ trước khi nhận việc có sự suy nghĩ thực tế về công việc, do đó tỷ lệ bất mãn thấp hơn, và ít bỏ việc hơn chuẩn bị tốt hơn cho công việc so với những người được xem film theo truyền thống là chỉ trình bày các ưu điểm của công việc.

Sự luân chuyển công việc

Sự luân chuyển công việc được thực hiện bằng cách di chuyển một cách có hệ thống nhân viên từ công việc này sang công việc khác, do đó làm tăng thêm số nhiệm vụ khác nhau mà một nhân viên thực hiện mà không tăng thêm mức độ phức tạp của bất kỳ một công việc nào. Sự luân chuyển công việc mang lại những lợi thế về hiệu quả của kỹ thuật, tạo nên sự đa dạng cho công việc và kích thích cho nhân viên.

Tuy nhiên, cần đảm bảo một sự hợp lý, cân đối giữa thay đổi và ổn định tức là thay đổi đủ để tránh sự nhàm chán song không quá thường xuyên để tránh sự xáo trộn.

 Loại bỏ các giới hạn

Vứt bỏ đi các giới hạn là việc cho phép những người làm các công việc đơn điệu, lặp đi lặp lại được phép ra khỏi cơ quan bất cứ lúc nào khi họ hoàn thành các tiêu chuẩn công việc hoặc định mức. Việc cho phép người lao động ra về sớm không cần phải xin phép ai khi họ phải hoàn thành nhiệm vụ - sẽ tạo cho họ một cảm giác thoả mái giúp họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn để được về sớm. Đó là những phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của họ khi phải đối mặt với những công việc đơn điệu, nhàm chán.

b) Bố trí việc đúng người

Cách thứ hai để đảm bảo sự phù hợp con người - công việc là thiết kế những công việc phù hợp với những con người cụ thể mà tổ chức có.

Một trong những thành quả đầu tiên của lý luận quản trị là “quản lý theo khoa học” hay “phương pháp Taylor”. Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động của người lao động, F. Taylor đã cắt bỏ các thao tát thừa và hợp lý các thao tác. Thành quả này đã dẫn đến việc chuyên môn hoá lao động và sự ra đời của phương pháp sản xuất theo kiểu dây chuyền. Việc chuyên môn hoá hoạt động của người lao động làm cho việc tổ chức sản xuất dễ dàng hơn, việc hoàn thiện các hoạt động của họ hiệu quả hơn, chi phí và thời gian đào tạo người lao động ít hơn…Tuy nhiên, chuyên môn hoá hoạt động là các thao tác của người lao động giảm xuống. Điều này làm cho công việc trở nên đơn điệu, mất tính sáng tạo và nhàm chán. Chính vì vậy các nhà nghiên cứu trên thế giới đã phê phán hệ thống quản lý theo kiểu Taylor là “hệ thống phi nhân tính”. Từ những năm 1970 các công ty trên thế giới đã có những nỗ lực to lớn trong việc theo đuổi việc khắc phục các nhược điểm của phương pháp Taylor là bằng các hình thức tổ chức công việc mới qua đó tạo ra những công việc hấp dẫn thú vị.

Để làm tăng tiềm năng động viên , có hai kỹ thuật phổ biến trong việc thiết kế công việc, đó là làm đa dạng hoá công việc và làm phong phú công việc.

 Đa dạng hoá công việc

Làm đa dạng hoá công việc là quá trình gắn hai hay nhiều công việc chuyên môn hoá vào một công việc. Đa dạng hoá công việc là việc mở rộng các thao tác, các hoạt động của người lao động theo chiều ngang. Số thao tác và các hoạt động của người lao động trong việc thực hiện nhiệm vụ tăng lên sẽ làm công việc không bị đơn điệu, buồn tẻ, từ đó làm tăng tiềm năng động viên. Điều này cũng sẽ làm giảm mệt mỏi cho người lao động khi họ có sự thay đổi các thao tác, hoạt động trong quá trình làm việc.

 Làm phong phú công việc

Làm phong phú công việc là làm cho công việc có ý nghĩa và mang tính thử thách hơn, thực chất là tạo động lực ở cấp độ cao trong công việc bao gồm: tăng trách nhiệm công việc, sự thừa nhận và những cơ hội thăng tiến, cơ hội học hỏi, cơ hội thành đạt.

Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người đều thích phong phú hoá công việc. Phong phú hoá công việc được ưa thích bởi những người có kỹ năng và kiến thức rộng lớn cộng với mong muốn cho sự phát triển cá nhân. Và chỉ những người này mới được động viên cao bởi sự phong phú hoá công việc.

Một trong những hình thức hiệu quả nhất trong việc làm phong phú hoá công việc là thu hút sự tham gia của người lao động vào công tác quản lý thông qua tổ chức làm việc theo nhóm. Điều này sẽ được bàn tới ở phần sau.

Nguyễn Thị Thảo