Nhiều người trê thế giới sống bằng thư điện tử. Nhiều công ty tồn tại nhờ thư điện tử. Trong năm 2009, 34 tỉ thư điện tử được gửi đi mỗi ngày, gấp hai nghìn lần so với 15 triệu thư mỗi ngày trong năm 1998. Tổng cộng có 10 nghìn tỷ email trong năm 2009. Nếu bạn ước tính cả thư rác, con số này cao gấp 5 lần.

Hiệu quả của thư điện tử với tính năng của một thiết bị thông tin liên lạc là như thế nào? “Khủng khiếp” hầu hết mọi người nói vậy. Một phần là vì thư điện tử không có giọng nói. Nó hoàn toàn phụ thuộc vào cảm giác của người nhận ở thời điểm đó. Nếu người nhận cảm thấy phòng thủ, họ có thể nghĩ rằng bạn đang tấn công họ. Rõ ràng nếu có thể thì gặp trực tiếp vẫn tốt hơn hoặc nếu không thì nói chuyện qua điện thoại. Nếu phải sử dụng thư điện tử để liên lạc, bạn có thể làm gì để tối thiểu hóa các vấn đề? Dưới đây là một số đề xuất:

- Hãy thêm giọng điệu vào. Hãy bắt đầu bằng” Xin hãy lẵng nghe lá thư này như…” Và sau đó hãy thêm những từ ngữ như “sự thân thiện” “lời phê bình có tính xây dựng” “điều đáng buồn “”nỗi tức giận” vv… Điều này làm tăng khả năng người nhận sẽ đọc bức thư theo giọng điệu mà bạn muốn. Ít nhất, việc này sẽ làm giảm những phản ứng tiêu cực.

- Đừng bao giờ ngay lập tức phản hồi 1 bức thư điện tử dựa trên cảm xúc bạn có với bức thư bạn vừa nhận được. Hầu hết mọi người biết nên tránh điều này , nhưng lại chỉ ít người thực hiện đúng như vậy. bạn muốn thoát ngay khỏi đó hoặc muốn tiết kiệm thời gian. Thực tế, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bằng cách lưu nó và quay lại sau nữa giờ thay vì gửi nó đi ngay lập tức và mất nhiều giờ hoặc nhiều ngày để xóa bỏ hiểu lầm.

- Trước khi gửi thư điện tử, hãy đóng vai người nhận và đọc nó trong tâm trạng khó chịu nhất. Hầu hết các bức thư điện tử đến tay người nhận đều ang tính hiếu chiến hơn ý định thực sự của người viết. Bạn nên nghĩ tới những suy nghĩ trong đầu người nhận với kịch bản xấu nhất. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro.

- Hãy đảo ngược vai trò. Trong bức thư điện tử, hãy đề cập đến điều gì đó liên quan đến họ trước, giống như những câu chuyện nhỏ trong cuộc đàm phán. “Hy vọng anh đã hồi phục sau cơn cảm lạnh” “Nghe nói chỗ anh tuyết rơi nhiều” Điều đó khiến bức thư mang hơi hướng con người hơn, và hiệu quả gần  như một cuộc gặp trực tiếp.

- Cố gắng đừng bao giờ gửi một bức thư điện tủ nếu bạn đang buồn bã hay tức giận. Bạn sẽ nói những điều bạn không chủ định nói. Hãy viết thư nếu bạn muốn, lưu nó lại trong phần dự thảo, và sau đó đọc lại nó.

- Hãy cố gắng viết thư điện tử ngắn gọn. Thư điện tử không phải là nơi thích hợp đưa ra các đề xuất phức tạp, mất nhiều thời gian xem xét. Nếu bạn phải gửi một báp cáo, hãy gửi theo file đính kèm trong thư; hãy lưu ý với người nhận rằng bạn rất cảm kích nếu họ đọc bức thư tỏng những khung thời gian nào đó ( chẳng hạn: “khi bạn thuận tiên” “” trong vài ngày tới”” ) Điều này thể hiện bạn coi trọng thời gian của họ và tránh họ phái vắt tay  lên trán than rằng, “ôi trời ơi, lại một bức thư dài!”

- Nếu bạn đang viết một bức thư điện tử đặc biệt nhạy cảm, hãy để một đồng nghiệp haowcj bạn bè xem lại nó trức khi gửi đi. Góc nhìn của người khác thường hữu ích.

- Nếu bạn phải gửi thư điện tử và bạn đang có tâm trạng xấu, hãy nói thật. Hãy bắt đầu bức thư bằng cách nói rằng: “Tôi đang có tâm trạng thật sự tồi tệ, vì vậy xin vui lòng tha thứ cho giọng điệu trong thư”, hoặc bất cứ điều gì khác cần tha thứ

- Hài hước rất hiệu quả nếu họ nhìn nhân sự hài hước theo cùng một cách giống bạn. Những câu nói hài hước cũng hiệu quả như các câu chuyện nhỏ.

- Cuối cùng, hãy nghĩ về phong cách giao tiếp của người nhận. Hãy cố gắng mô phỏng nó càng giống càng tốt. Bạn không phải cố gắng bắt chước họ; bạn đang cố gắng giải thích cho họ.

- Nếu người nhận là một vị giám đốc bận rộn, ông ấy hoặc bà ấy chỉ muốn một bức thư có vài từ. Điểm mấu chốt là hãy đảm bảo rằng người kia đang muốn nghe điều họ muốn nghe. Ngoài ra, cũng phải xem xét phong cách bạn giao tếp với họ.

Nguyễn Thị Thảo