Giảng viên: Lê Thị Kiều My

1. Khái niệm Kaizen
Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản, có nghĩa là "cải tiến liên tục" hoặc “thay đổi để tốt hơn”, “Kai” có nghĩa là “thay đổi” và “Zen” có nghĩa là “tốt hơn”. Nó tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ, thường xuyên để nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất trong mọi khía cạnh của hoạt động, loại bỏ sự lãng phí, cải thiện hiệu quả về cả thiết bị lẫn quy trình làm việc.

Kaizen là chiến lược mà trong đó, nhân viên ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp chủ động làm việc cùng nhau để đạt được những cải tiến thường xuyên và gia tăng trong quy trình sản xuất. Theo một nghĩa nào đó, nó kết hợp các tài năng tập thể trong một công ty để tạo ra động cơ cải tiến mạnh mẽ.

2. Lịch sử phát triển của Kaizen
Phương pháp Kaizen có thể bắt nguồn từ sau Thế chiến thứ 2, khi Nhật Bản tiến hành công cuộc cải cách kinh tế. Bắt đầu khi Tập đoàn ô tô Toyota triển khai Hệ thống đề xuất ý tưởng vào năm 1951, những thay đổi đã giúp chất lượng sản phẩm cũng như năng suất lao động cao hơn, góp phần đáng kể vào sự phát triển của Toyota lúc bấy giờ.

Tháng 9 năm 1955, các nhà điều hành Nhật Bản chính thức bắt đầu sang thăm Hoa Kỳ như một trong những sáng kiến ​​của Trung tâm Japan Productivity. Việc tích hợp cách thức kinh doanh của Mỹ cùng với cách tiếp cận nhân bản hóa, nó cuối cùng đã thúc đẩy các doanh nghiệp Nhật Bản vào khả năng cạnh tranh trên toàn thế giới. Những năm 1980, nhà tư vấn quản lý Masaaki Imai đã làm việc với Taiichi Ohno nhằm truyền bá thông điệp về Hệ thống sản xuất Toyota, đây là kết quả của nhiều năm cải tiến liên tục.

Được coi là cha đẻ của Kaizen, Masaaki Imai đã giới thiệu Kaizen trên toàn cầu như một phương pháp quản lý có hệ thống trong Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success (1986). Ngày nay, các tổ chức thuộc các ngành khác nhau áp dụng Kaizen như một phần giá trị cốt lõi của họ và thực hành cải tiến liên tục hàng ngày với các khái niệm từ Six Sigma và Lean. Nó cũng được sử dụng với các khung phân tích khác như SWOT.

3. Quy trình ứng dụng Kaizen trong doanh nghiệp
Bước 1: Phân tích hiện trạng và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng thực tế để thống nhất mục tiêu phù hợp. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn từ toàn bộ nhân viên. Doanh nghiệp có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng dần.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Sau khi đánh giá doanh nghiệp, cần xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Ví dụ, tồn kho hàng hoá quá nhiều do lỗi quy trình phân phối hay chất lượng sản phẩm? Dữ liệu thu thập trong thời gian dài sẽ giúp giải đáp vấn đề này. Cần thu thập phản hồi từ tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan và toàn diện nhất.

Bước 3: Đề xuất và lựa chọn giải pháp
Khi đã xác định được nguyên nhân, đây là bước mà các thành viên cần ngồi lại cùng nhau đề xuất giải pháp. Cấp trên cần khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng sáng tạo. Chọn một giải pháp khả thi nhất và thiết lập kế hoạch thực hiện, gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá có thể đo lường được.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen
Tiến hành thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệm giải pháp trước khi áp dụng chính thức. Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên thu thập thông tin và giám sát chặt chẽ.

Bước 5: Phân tích kết quả và đánh giá hiệu quả
Từ thông tin thu thập được trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần xác định kết quả của giải pháp Kaizen, đồng thời đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Thực tế, đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực cho doanh nghiệp.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp của quy trình ứng dụng Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các hoạt động nhằm củng cố và tối đa hóa hiệu quả của các giải pháp đã được triển khai. Bao gồm việc tài liệu hóa, ghi chép chi tiết quy trình thực hiện, kết quả đạt được và bài học kinh nghiệm rút ra từ việc áp dụng giải pháp. Tài liệu này sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn chuẩn cho các lần triển khai tương tự trong tương lai, đồng thời giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện các bước cải tiến.

Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa