h. Lựa chọn địa điểm TCSK

Lựa chọn địa điểm TCSK có vai trò quan trọng trong sự thành bại của TCSK. Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện. Nhà tổ chức cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau để chọn nơi đáp ứng các yêu cầu của mình. Nhiều SK cần có không gian bố trí và diễn tập như dẫn chương trình, lắp đặt thiết bị, hoạt động của các diễn viên…Cần lưu ý địa điểm TCSK phải phù hợp với ngân sách. Loại sự kiện, khả năng tài chính và cân đối chi phí là yếu tố quyết định địa điểm TCSK.

i. Chuẩn bị việc ghi biên bản

Trong một số sự kiện thông thường như hội nghị, hội thảo, chỗ làm việc của người ghi biên bản phải ở ngay cạnh chủ tọa hội nghị để tiện trao đổi, theo dõi. Người ghi biên bản cần biết tính chất biên bản của hội nghị mà mình ghi. Biên bản phải được ghi chép một cách khách quan. Người ghi biên bản cần chuẩn bị trước mẫu ghi biên bản, nắm được chương trình hội nghị, thành phần tham dự cũng như những vấn đề được thảo luận trong hội nghị. Những điều này sẽ giúp cho người ghi biên bản có thể ghi chép nhanh chóng, đầy đủ và chính xác diễn biến của hội nghị

k. Những công việc khác cần chuẩn bị

- Bố trí sân khấu: Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện, nơi diễn ra các hoạt động của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của không gian TCSK và loại hình sự kiện. Sân khấu phải có vị trí đẹp để có thể treo màn hình lớn, không bị khuất. Phòng điều hành camera có thể quan sát toàn bộ thông qua các màn hình tivi được đặt tại các vị trí xung quanh phòng. Các camera có thể quét toàn bộ các vị trí. Chiều cao của sân khấu phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà, kiểu loại và cách kê ghế ngồi trong phòng. Chiều rộng phụ thuộc vào sự kiện diễn ra ở đó, cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu (lúc đông nhất), các nhạc công được bố trí như thế nào hoặc bố trí bàn ghế trên sân khấu.

- Thiết bị: Cần chuẩn bị các thiết bị phục vụ cho hội nghị như máy ghi âm, tăng âm, loa, projector,micro…Ngoài ra, còn chuẩn bị các thiết bị ánh sáng phục vụ cho hội nghị.

- Âm thanh: Sử dụng âm thanh thích hợp với sự kiện, tạo không khí cho sự kiện. Cần chú ý bố trí không gian cho thiết bị và hoạt động âm thanh. Có thể là không gian phía trước và bên cạnh màn chiếu.

- Ngôn ngữ trong sự kiện: Cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong SK. Tùy theo đối tượng khách mời và loại hình SK mà quyết định ngôn ngữ cho phù hợp.

- Phiên dịch: Cần có khoản này trong ngân sách khi cần thiết, cần lựa chọn phiên dịch và cung cấp thông tin cần thiết để chủ động trong sự kiện. Một số sự kiện cần hướng dẫn sử dụng, phân phát và thu lại đủ số tai nghe.

- Ánh sáng: Tạo tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với nhiều hoạt động SK khác nhau. Thiết kế ánh sáng phải vừa ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Nhà TCSK cần hình dung SK, nắm chắc yêu cầu ở từng vị trí cụ thể để bố trí thích hợp. Cần hợp đồng kỹ lưỡng và lắp đặt cách từ 1 -2 ngày trước SK.

- Tổ chức ăn uống trong sự kiện: Lựa chọn thức ăn, xác định rõ phạm vị, mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Tùy theo ngân sách mà xác định tiệc đứng hay ngồi và chú ý vệ sinh an toàn thực phẩm. Nên lựa chọn món ăn có màu sắc, hương vị, mang nét đặc thù, gợi sự quan tâm chú ý. Cần nắm rõ số lượng người tham dự để tính được khẩu phần ăn. Về thức uống, cần căn cứ mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp (rượu mạnh, sampanh, vang, nước trái cây, nước ngọt…)

                                                          ThS. Nguyễn Thị Thảo