a.     Các cuộc họp nội bộ, không nghi thức

              Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị triệu tập diễn ra trong tổ chức, doanh nghiệp. Đó là cuộc hội họp nội bộ bình thường không có nghi thức. Thông thường gồm có:

Các cuộc họp nhân viên: Thông thường cuộc họp nhân viên nhằm mục đích để nhân viên toàn tổ chức biết được chủ trương chính sách và mục tiêu và kế hoạch hoạt động của đơn vị, thông qua cuộc họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời thu thập những ý kiến mang tính sáng tạo, đổi mới trong việc tiến hành tổ chức thực hiện kể hoạch chung của tổ chức

Cuộc họp của các bộ phận phòng ban: Cuộc họp diễn ra trong nội bộ từng phòng, ban và  giữa các phòng ban với nhau. Nội dung của từng cuộc họp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động của từng bộ phận và giữa  các bộ phận có mối quan hệ với nhau.

Ví dụ:

Cuộc họp hằng tháng trong từng bộ phận nhằm đánh giá tình hình thực hiện những nhiệm vụ đề ra, qua đó rà soát để tìm hướng giải quyết những vướng mắc trong thực hiện, đồng thời đề ra kế hoạch hoạt động của đơn vị trong tháng tiếp theo.

Cuộc họp giữa phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng tài chính nhằm đưa ra kế hoạch phát triển một sản phẩm mới vào thị trường mới thông qua hoạt động quản bá sản phẩm của bộ phận Marketing

   Các cuộc họp thông báo, báo cáo: Nội dung của cuộc họp nhằm thông báo những vấn đề mới của tổ chức, như thông báo về chính sách mới cho nhân viên, báo cáo về tình hình hoạt động thời gian qua của tổ chức,…

   Các cuộc họp giải quyết vấnđề:

   Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đi đến nhất trí ra quyết định tập thể.

Ví dụ:

Họp xét kỷ luật nhân viên, xét nâng lương một cán bộ, họp bàn về cách thảo gỡ những khó khăn, vướng mắc cản trở công tác để tìm giải pháp như: Họp để tìm  nguyên nhân sản phẩm mới không được thị trường chấp nhận….

   Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà thủ trưởng ra quyết định.

b.       Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị)

·        Hội nghị bàn bạc ra quyết định: Hội nghị bàn về những chủ trương, chính sách và đưa ra những kế hoạch cho hoạt động của tổ chức.

Ví dụ:Cuộc họp đầu năm của ban lãnh đạo nhằm đưa ra mục tiêu và các kế hoạch để thực hiện mục tiêu trong năm của tổ chức.

·        Hội nghị phổ biến, triển khai:khi các chủ trương, chính sách được ban hành cần được phổ biến và tổ chức thực hiện. Thông qua hội nghị này nhằm quán triệt tư tưởng, quan điểm chủ trường chính sách và các kế hoạch giải pháp trình bày trong quyết định.

·        Hội nghị kiểm tra, đôn đốc:hội nghị được thực hiện trên cơ sở đã có sự kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình thực hiện gặp phải những vấn đề vướng mắc có thể là do chưa hiểu đúng tinh thần, nội dung hoặc chưa tích cực thực hiện và phát huy sáng tạo trong qúa trình thực hiện kế hoạch. Thông thường tổ chức hội nghị này nhằm giải quyết các vần đề sau:

-     Nghe báo kết quả thực hiện của các đơn vị.

-     Trao đổi những kinh nghiệm của các đơn vị điển hình.

-     Chấn chỉnh, uốn nắn những lệch lạc để thực hiện tốt.

Trương Hoàng Hoa Duyên