1. Làm con dấu

Trường hợp công ty mở thêm pháp nhân mới hoặc mở thêm chi nhánh ( và được giám đôc đồng ý), công ty sẽ tiến hành làm con dấu cho các đơn vị trực thuộc. Thực hiện thủ tục làm con dấu do phòng Hành chính đảm nhiệm hoặc do giám đốc ủy quyền cho bộ phận khác. Việc làm con dấu tròn phải đúng  theo trình tự, thủ tục do Nhà nước quy định về việc làm con dấu. Các con dấu vuông…do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị không thuộc phạm vi quy định của  pháp luật.

2. Quy trình đóng dấu

a. Nhận thông tin đóng dấu

Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện thủ tục đóng dấu. Khi các bộ phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu là thời gian giờ hành chính theo quy định của công ty. Do vậy các bộ phận có nhu cầu đóng dấu ngoài giờ phải liên hệ đăng ký trước. Trường hợp nhân viên văn thư đi công tác hoặc vắng mặt  thì phải bàn giao con dấu cho trưởng phòng hành chính theo quy định.

- Con dấu phải được để trong tủ riêng, có khóa

- Niêm phong tủ phải do nhân viên văn thư và trưởng phòng người được ủy quyền cùng ký tên vào niêm phong

- Khi nhân viên văn thư về mà khóa niêm phong không còn thì phải lập biên bản  vụ việc có chữ ký của quản lý ngay.

- Trường hợp nhân viên văn thư  đi vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu và nếu nhu cầu đóng dấu là gấp thì người được giao chìa khóa cùng với bảo vệ mở niêm phong, sau đó theo số bản yêu cầu và ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người được đóng dấu và nhân viên bảo vệ cùng ký tên vào sổ.

- Sau khi đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ và dấu vào tủ, khóa lại và dán niêm phong có chữ ký của người giữ chìa khóa và bảo vệ. Bảo vệ phải chứng kiến việc dán niêm phong.

b. Xác định thẩm quyền đóng dấu

Thông thường, các lãnh đạo cao cấp của cơ quan như Chủ tịch hội đồng quản trị. Giám đốc công ty được quyền ký tên và đóng dấu văn bản. Đối với các chức danh khác phải được sự ủy quyền bằng văn bản của giám đốc. Văn bản ủy quyền phải chuyển cho người giữ con dấu một bản. Trường  hợp nhân viên văn thư giữ con dấu không nhận được văn bản thì có quyền yêu cầu người xin đóng dấu giải trình.

3. Quản lý con dấu

Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và mỗi tuần phải kiểm tra hộp mực định kỳ. Nếu hộp mực bị khô hay hết thì phải làm thủ tục đi mua ngay. Con dấu luôn luôn phải để trong tủ khóa lại trong thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người không có thẩm quyền.

                                                                                                ThS. Nguyễn Thị Thảo