Khi bạn là người chịu trách nhiệm tổ chức những bữa ăn, bữa tiệc phục vụ cho một cuộc hội thảo, thì việc quyết định nên chọn nơi tùy thuộc vào loại khách và vào số lượng khác. Bạn hãy lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hoặc một câu lạc bộ có thể giúp bạn thực hiện tốt những bữa tiệc có tính cách này.

Phần lớn công việc của bạn là tập trung cho kế hoạch đó thì bạn phải có một ý thức chung, một khả năng sáng tạo và sự khôn ngoan của người tổ chức.

Nếu bạn chọn một nhà hàng hoặc câu lạc bộ để tổ chức những buổi tiệc phục vụ cho những cuộc hội thảo, hãy nhớ rằng phương tiện thuận lợi mà bạn chọn là hãy làm sao trông giống như văn phòng của bạn được mở rộng.

Nếu bạn lên kế hoạch cho những buổi hội thảo lớn hơn thì hãy tìm những nơi phục vụ tốt, đáng tin cậy và món ăn ngon.

Hãy đặt bàn trước ít nhất là hai tuần, để tên của bạn và công ty bạn cho nhà hàng biết. Hãy cho họ biết số lượng người tham dự bữa tiệc. Có lẽ bạn muốn yêu cầu một bàn đặc biệt, hoặc một phòng riêng. Hãy kiểm tra việc sắp xếp của bạn cho bữa tiệc hội thảo đó trước một ngày. Nếu bạn và những người khách của bạn được người quản lý đưa vào phòng ăn thì khách của bạn sẽ đi trước bạn nhưng sau người quản lý.

Nếu chính bạn là người chủ tọa cho bữa tiệc này thì hãy ngồi đầu bàn. Phải  chắc chắn đề nghị của người khách danh dự ngồi ở chỗ danh dự nhất, đó là chỗ đầu bàn tiệc và chính bạn ngồi ở vị trí gần cửa lớn hoặc phần chính của phòng ăn.

Nếu bạn là nam giới có một cuộc hội thảo, họp hành với một phụ nữ, hãy giữ ghế của bà ta khi bà ta ngồi xuống, đó vẫ là phép lịch sự được đánh giá cao (nếu người quản lý không làm điều đó). Tuy nhiên bạn không phải đứng dậy mỗi khi bà ta rời khỏi bàn, hoặc trở lại bàn.

Hãy để cho người phục vụ biết bạn là chủ, nếu có thể hãy tự giới thiệu ngay từ đầu. Nếu bạn không thể thì để cho họ biết qua sự xác nhận và giao tiếp bằng ánh mắt của bạn. Khi được yêu cầu, bạn thích uống hoặc uống rượu khai vị ( hoặc món ăn khai vị) bạn có thể lặp lại câu hỏi đối với người khách của bạn, để thiết lập vị trí của bạn (là chủ) hoặc bằng cách khác bạn có thể nói “xin vui lòng phục vụ người khách của tôi trước”.

Khi có nhiều bàn cần chọn, có thể bạn muốn đặt trong phòng của bạn một bàn “lãnh đạo” cho những vị trí có chức vụ cao. Nếu bạn vinh dự có quá nhiều người khách có chức vụ cao, hãy sắp xếp cho vừa một cái bàn, rồi xếp thêm một bàn thứ hai nếu không đủ chỗ cho bàn thứ nhất. Hãy đặt bàn này đối diện với bàn chính và thấp hơn (dĩ nhiên bàn chính phải được đặt theo chiều dọc của căn phòng). Nếu bàn thứ hai này không thể sắp xếp được, thì hãy xếp nối tiếp một cái bàn khác phía trước cái bàn chính. Bảng sơ đồ hướng dẫn được dẫn trên tường hướng dẫn vị trí ngồi.

Những người khách ngồi ở bàn vinh dự luôn được ngồi theo cách sau đây: Người chủ tọa ngồi bên phải của trung tâm bàn nếu số lượng khách là số chẵn và ngồi ngay trung tâm nếu số lượng khách là số lẻ.

Nhân vật đứng hàng đầu sẽ ngồi bên phải của chủ tọa, nhân vật kế tiếp ngồi bên trái. Những nhân vật khác luân phiên nhau, phải và trái theo chức vị. Những người khách ngồi ở bàn vinh dự mà không có chức vị chính thức thì ngồi cuối cùng.