Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.

Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp lý hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội, với đời sống chính trị-kinh tế của đất nước.

Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học . Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:

a. Phân loại theo kênh tiếp nhận:

- Thông tin có hệ thống : là những thông tin được cấp nhật theo những chu kỳ hệ thống đã định sẳn như bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, hàng năm…

- Thông tin không hệ thống : thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên , thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được  trong quá trình hoạt động , song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin

b. Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin:

- Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước, VD: những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phạm pháp luật., thông tin về thành tựu khoa học kỹ thuật…

- Thông tin báo cáo : tình hình sự kiện, hoạt động. Các nhà quản lý cần được cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý…

c. Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động

- Thông tin kinh tế:  những thông tin phản ánh quá trình hoạt động  mọi mặt của lĩnh vực hoạt động  kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường….

- Thông tin chính trị – xã hội: những thông tin liên quan đến tình hình văn hoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh quốc phòng, ngoại giao…

d. Theo tính chất thời điểm nội dung:

- Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành;  thông tin dự báo

e Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác:

- Theo quan hệ quản lý: thông tin từ trên xuống dưới, thông tin từ dưới lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo

- Theo nguồn thông tin: thông tin chính thức, thông tin không chính thức

Trương Hoàng Hoa Duyên